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7 passos para a melhoria de processos organizacionais

A correta utilização e implementação de processos organizacionais é uma das bases para a produtividade. Quando eficientes, os processos otimizam tempo, reduzem custos, trazem flexibilidade e velocidade e, por último, traduzem-se em competitividade. As empresas, constituídas por recursos (pessoas, conhecimento, …), têm na implementação de processos organizacionais um desafio complexo de conjugação destes elementos.

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Como melhorar os processos organizacionais da empresa?

1 Reconhecer a necessidade de mudança
As ineficiências de um circuito podem ser detetadas tanto por colaboradores como por membros externos à organização. Por exemplo, um cliente pode referir problemas em algum processo que se torna moroso e com o qual a empresa perde competitividade. Detetar os problemas e disponibilizar-se para os alterar, de forma a melhorá-los, é o primeiro passo para a mudança.
2 Definir objetivos
Um dos maiores erros na implementação é não haver um claro objetivo com a ação. Os processos organizacionais devem ser criados e atualizados para que sirvam melhor os objetivos estratégicos da empresa. A sua formulação deve ter sempre em vista um propósito global e os processos organizacionais são tanto mais prioritários quanto o seu impacto no sucesso da empresa.
3 Envolver todas as partes interessadas
Quem melhor compreende que alterações devem ser feitas e quais as suas implicações são os colaboradores que lidam com os processos no seu dia-a-dia. Por esta razão as partes interessadas têm de ser envolvidas desde cedo. No entanto, o responsável por esta ação deve acautelar-se: o objetivo é conhecer e colmatar necessidades e não satisfazer a vontade dos colaboradores.
4 Identificar os processos organizacionais atuais, mapear os novos e rever antigos
É comum já existirem circuitos na organização que não estão documentados ou que nem são claros para os vários dos seus intervenientes. Mapeá-los e posteriormente registá-los são fases cruciais para a sua melhoria. Assim se compreendem quais as rotinas existentes e o seu valor acrescentado. Considere sempre desenhar os processos organizacionais e revê-los, de acordo com os objetivos previamente definidos.
5 Usar a tecnologia
Existem várias soluções de gestão de processos organizacionais, ou com funcionalidades facilitadoras que permitem um maior rigor na implementação e aplicação dos circuitos. Em particular, alguns ERP respondem a esta necessidade de forma integrada com as outras especificidades de software utilizadas.
6 Preparar as equipas para a mudança
Iniciar ou renovar um processo pode ser indicador de alterações significativas nas tarefas dos envolvidos, o que leva a alguma resiliência por parte dos colaboradores. O responsável pelo processo deve promover a mudança, passo a passo, começando pelas alterações mais simples e avançando para as mais complexas. Como líder, apresenta-se disponível para questões e capaz de mostrar como esta mudança é natural e benéfica para a organização e, consequentemente, para os colaboradores.
7 Monitorizar os resultados continuamente
Uma vez implementado e a correr, o processo organizacional deve ser observado de forma ativa, para que sofra eventuais correções e ajustes. Esta fase não é dada por terminada. Para a melhoria contínua e aumento de produtividade, as organizações e os seus responsáveis devem encarar estes passos como um ciclo que guia continuamente ao aumento de eficiência.

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