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Boas práticas de implementação ERP

Não existem regras e métodos infalíveis para ter sucesso em implementações de software. Se existissem, bastava comprar um livro com essas regras e colocá-las em prática. Por mais estranho que pareça, os principais responsáveis pelo sucesso de uma implementação de ERP são as pessoas. Há no entanto algumas regras que se forem cumpridas, aumentam substancialmente o sucesso deste processo.

 

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1. Envolver os principais “accionistas” (stakeholders) na implementação
É um dos factores mais críticos na implementação de projectos, se não o mais crítico. O software pode ser o melhor do mundo, mas caso as pessoas da empresa não estejam envolvidas no processo de mudança (explicar as vantagens e o porquê de mudarem, dar feedback da evolução através de reuniões periódicas, etc.), é natural que prevaleça uma resistência à mudança, o que não sendo acompanhado pela gestão de topo, poderá conduzir à não aceitação do software (“é mais complicado”, “tem de se dar muitos passos”, “não faz exactamente aquilo que quero”, “porque é que mudámos? o anterior é que era bom”, etc.).

2. Envolvência dos utilizadores chave (key users) do sistema
A identificação dos utilizadores chave do sistema, ou seja quem é na prática que percebe como é que os diferentes processos funcionam, é essencial para uma implementação de sucesso.
Na maior parte das empresas descrevem-se os processos como se gostaria que eles funcionassem, não como funcionam, o que mais tarde leva o implementador mais distraído a ouvir um “mas não é nada disso que nós fazemos”... Não basta falar com os “key users”, tem de se ir ao terreno e ver como se desenrolam os processos actualmente, falando com quem na realidade utiliza o sistema.

3. Compreensão do negócio da empresa
Se não percebe quais os processos que está a implementar, como se articulam dentro da empresa (quem faz o quê, como, quando e porquê), é como ter lido “project for dummies” e pensar que sabe fazer implementações de sucesso em qualquer empresa. Sucede várias vezes que após se ter definido quase tudo (ou seja, saber quem faz o quê e como), quando se pergunta o objectivo (ou seja, o porquê), a resposta ser “sempre se fez assim”.

4. Definição de requisitos críticos, principais, secundários e opcionais.
Se não existir uma análise profunda do que é para implementar, não forem defenidos, priorizados e planeados todos os objectivos (pelo menos os requisitos criticos e principais), o que irá acontecer em 90% dos casos é dar-se importância a quem “chateou” mais, em detrimento do que realmente é importante para a empresa.

5. Definição do não âmbito (o que não está incluído no projecto de implementação)
Quem adquire o software pensa que o ERP funciona tal e qual como a pessoa o idealiza, mas esquece-se de transmitir essa visão à equipa de implementação. Frases como “então mas o software não faz isto e isto, da forma x e y?” são frequentemente proferidas. Diga (e escreva!) em detalhe o que irá estar contemplado na implementação. Este investimento inicial de tempo irá poupar muitas horas de debate e atritos posteriores.

6. Planear, informar, executar, formar, controlar, informar, corrigir
Por maior que seja o esforço efectuado aquando do levantamento de requisitos e de processos da empresa, há sempre algo que falha. Portanto, o melhor é planear de acordo com as expectativas iniciais e ir controlando o avanço da implementação com marcos bem definidos. Ah! e transmitir essa evolução aos “accionistas”. Em projectos com duração de meses, ter a informação de que existem atrasos significativos apenas a um ou dois meses de terminar o projecto não só é uma fonte de stress mas de conflitos (entre a equipa e com a empresa).

 

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