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Quando manter o seu ERP é mais dispendioso que mudar de solução

A escolha de um ERP (software de gestão) deve ser entendida como um investimento, contudo, é facilmente percecionada pela administração como uma compra dispendiosa e isolada no tempo.

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Esta visão focada no custo a curto prazo (hardware, estrutura, implementação, etc.) não contempla o potencial desta ferramenta, que efetivamente carece de uma análise de benefícios esperados a longo prazo (automatização, controlo, etc.).

Como geralmente a necessidade de faturar acompanha o início de atividade da empresa, a escolha do software de gestão acaba também por acontecer numa fase precoce do ciclo de vida de um negócio, o que em muitos casos neglicência o potencial de evolução da organização, ou descura questões de produtividade e adaptabilidade que apenas conseguimos reconhecer após alguns anos no mercado. 

Ao contrário de outros ativos fixos tangíveis, um ERP Enterprise Resource Planning não deve ser entendido como um produto estático, mas um 'serviço', acompanhando o crescimento e as necessidades de uma empresa com novas funcionalidades ou ajustes ao contexto empresarial e concorrencial.

Um exemplo simples de adaptações necessárias são as constantes e imprevisíveis alterações legais ou fiscais, que implicam mudanças também constantes ao software ERP (neste caso, as empresas que subscrevem contratos de atualizações saem beneficiadas).

Na verdade, o Custo Total de Propriedade de um software (que contempla o valor despendido na sua compra, instalação, suporte e utilização) é largamente composto por este tipo de despesas intangíveis (ex. custo de atualizações futuras), tornando-se difícil de quantificar, o que complica a comparação das soluções disponíveis no mercado.

Se tem como objetivo avaliar o seu sistema ERP, deve então considerar todos os custos com desenvolvimento personalizado de funcionalidades, atualizações, downtime com assistências técnicas, formação contínua, ou tempo de resposta do software (processamento computacional). Realizar esta análise pode leva-lo a concluir que manter o seu ERP implica um custo superior ao de investir numa nova solução.

Em suma, o ERP deve ser encarado como um ativo estratégico na empresa, tendo o gestor a obrigação de repensar até que ponto o seu atual fornecedor está a acompanhar a evolução das suas necessidades.


 

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