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Como criar uma ordem de serviço do início ao fim?

Saber como criar uma ordem de serviço é extremamente importante para que as tarefas a ela associadas decorram de forma organizada na sua empresa. Neste passo-a-passo mostramos-lhe como pode criá-la corretamente no nosso software de gestão com o módulo específico de assistências técnicas.

Como criar uma ordem de serviço de assistências técnicas?

Este automatismo irá permitir à sua empresa uma redução substancial de tempo além de eliminar os esquecimentos e facilitar a associação de equipamentos, terceiros, custos, documentos, etc. Desta forma todo o processo se torna mais organizado, fidedigno e célere.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre a nossa solução de Assistências Técnicas aqui.

O que são Ordens de Serviço?

 

Imprescindíveis para negócios que prestem serviços pós-venda, as ordens de serviço também chamadas de O.S., são uma importante ferramenta de organização de um conjunto de tarefas destinadas a cumprir um determinado pedido/objetivo.

São fundamentais a três níveis:

Quando são criadas, pois agregam toda a informação importante que os colaboradores devem saber. Nota: A falta de informação de uma ordem de serviço é frequentemente apontada como a principal razão para uma resposta ineficaz.

No momento de realização da mesma, na medida em que permitem a consulta de todas as tarefas e características associadas à ordem, permitindo que os colaboradores sigam as indicações ou acrescentem alterações que decorram de necessidades identificadas em tempo real.

Após término da ordem, estas devem guardar todos os registos e passos a ela associados, permitindo à empresa uma análise da eficiência com que foi cumprida.

Como criar uma ordem de serviço no ARTSOFT?

 

Em primeiro lugar  Este módulo torna-se ainda mais vantajoso se: 

 

Integrado com gestão comercial - na medida em que agiliza a associação das ordens de serviços a clientes, contas correntes e emissão de documentos comerciais.

Business Process Management - onde pode acompanhar as ordens de serviço.

➡ Gestão de Contratos - a propósito de avenças ou contratos de aluguer.

 

Primeiro passo  Preencher os campos informativos da Ordem de Serviço

 

No módulo de assistências técnicas, aceder a Ordens de Serviço Registo de Ordem de Serviços Inserir Ordem de ServiçoInserir Nova Ordem de Serviço no módulo de Assistências Técnicas do ARTSOFTIrá encontrar a seguinte janela:

O que é uma ordem de serviço? Como fazer uma ordem de serviço?

 

➡ Insira o símbolo ' +'  no campo 'Tipo Serviço' para selecionar o tipo de ordem de serviço que pretende criar.

 

Nota 1: O tipo de ordem de serviço deve estar criado à priori, em Configurações > Tabelas de Assistência Técnica > Tipos de Ordem de Serviço, onde deve aí criar os tipos de serviços que a sua empresa presta e quais as tarefas atribuídas a cada um dos tipos e ainda, se quiser, os colaboradores indicados para cada tarefa.

 

➡ Ao dar enter, irão aparecer na janela da Ordem de Serviço as tarefas já predefinidas ao tipo de serviço que associou, bem como nos separadores seguintes os artigos associados e outras informações que já estejam predefinidas ao tipo da O.S, por exemplo os colaboradores como mostra a imagem abaixo.

Tarefas que já estavam associadas à ordem de serviço

Nota 2: Se necessário poderá acrescentar novas tarefas à Ordem, desde que não tenha limitado esta opção [O ARTSOFT irá dar-lhe esta informação]

 

➡ De seguida deve preencher o campo: 'Equipamento' (inserido novamente o símbolo '+'  para selecionar o pretendido). O Software vai preencher automaticamente o campo "Proprietário do equipamento" e os 'Contactos'

equipamento-assistencias-tecnicas-ordem-servico

 

Por vezes há situações em que não é prático ou necessário associar equipamentos a determinada ordem de serviço. Nesta base, é possível criar ordens de serviço sem equipamento associado.

 

Por baixo dos contactos, indique o nome da O.S. no campo 'Descrição'.

 

➡ No topo da janela, insira a 'Data inicial'  e para o ajudar na análise e gestão, a 'Data da previsão final' em que esta deveria estar finalizada. A Data Limite poderá ser preenchida nas Configurações > Tabelas de Assistências Técnicas > Tipo de Ordem, se a sua empresa entender criar essa limitação.

 Datas-ordem-servico-assistencias-tecnicas

 

➡ Ao preencher o campo 'Importância' (0 a 99) irá atribuir uma ordenação automática da ordem de serviço. Assim poderá definir as prioritárias. Esta funcionalidade é também importante para criar relatórios ou extratos.

  

Nota 3: Também pode aplicar nível de importância às tarefas (quando as planeia) para que os seus colaboradores sigam as suas prioridades.

 

priorizar-ordens-servico-assistencias-tecnicas-artsoft

Caso se aplique, pode selecionar o 'Estadoem que a Ordem de serviço se encontra. Este campo deve ser pré-configurado em Configurações > Tabelas de Assistências Técnicas > Estado das Ordens de serviço. Se tiver preenchido o Campo 'Contacto', este será notificado da evolução/estados da ordem de serviço. 

 

No campo de faturação poderá inserir a quem será faturado o serviço. Por exemplo, se a razão for 'Mau uso equipamentodeve ativar essa opção e automaticamente o ARTSOFT assume que o terceiro sujeito a faturação é o 'Proprietário(embora depois possa alterar manualmente).

 

Os campos 'Orçamento' e 'Valor provisório' serão gerados automaticamente pelo próprio software após associar um orçamento à ordem de serviço e após lançar os custos associados à ordem no que respeita à mão de obra, materiais e outros recursos utilizados.

 

Após preencher os campos informativos da ordem de serviço pode agora clicar em gravar, estando agora preparada para ser executada. Os seus colaboradores associados às tarefas desta ordem de serviço podem então avançar com a prestação do serviço

 

 

Segundo passoFinalizar a ordem, lançando as tarefas 

 

Neste passo e como já referimos anteriormente, vamos considerar que todas as tarefas desta ordem de serviço já foram planeadas à priori nas Configurações > Tabelas de Assistências Técnicas > Tarefas > Tipos e estão já, portanto, automatizadas no software. Vamos também considerar que as tarefas já foram concluídas pelos colaboradores.

 

➡ Neste caso, apenas tem de dar seguimento à ordem de serviço. Para o efeito deve lançar as tarefas clicando duas vezes na coluna 'Marcar' marcar-tarefa-para-lançar-ordens-servico-software  de cada uma das tarefas. De seguida clique em 'Lançar' para proceder ao lançamento dos custos associados às mesmas. 

requisicao-recursos-ordem-servico-ARTSOFT-software-assistencias-tecnicas

➡  Ao confirmar, vai preparar parte do processamento da fatura associada à Ordem de Serviço ao mesmo tempo que está a apurar os custos para analisar a rentabilidade da mesma ordem de serviço. Poderá ver que o 'Valor provisório' da O.S. está agora preenchido, como mostra a imagem abaixo.

lançamento-recursos-ordem-servico

 

Terceiro passo➡  Confirmar quais os materiais utilizados 

 

Partindo também aqui do princípio que os artigos estão também já pré-configurados em Configurações > Tabelas de Assistência Técnica > Assistência Técnica > Ordens de Serviço > Artigos,  apenas tem de dar seguimento à requisição dos mesmos, clicando duas vezes na coluna Marcar no artigo que tiver sido utilizado.

Este passo pode ser feito antes da realização da tarefa, no momento em que está a acontecer (com a APP TASK MANAGER) ou após a sua conclusão (varia de acordo com os procedimentos de cada empresa). Ao clicar em requisitar, está a confirmar os materiais utilizados ao mesmo tempo que os prepara para faturação, a dar baixa de stock e a apurar estes custos para futura análise da ordem de serviço.  

ordem-servico-requisitar-material-utilizado 

De seguida pode, opcionalmente, consultar os outros separadores da Ordem de Serviço onde estão informações úteis sobre a evolução da mesma. 

 

Quarto passo ➡  Encerrar a Ordem

 

Ao encerrar a ordem de serviço, o estado da mesma passa para 'Encerrado'. A O.S. está agora apta para ser faturada facilmente, pois a mesma já irá refletir grande parte das informações já aqui colocadas. 

 

Com este módulo de assistências técnicas poderá também  

 

➡ Criar orçamentos a partir das ordens de serviços;

➡ Analisar as ordens de serviço;

➡ Consultar as férias e turnos dos colaboradores;

➡ Acompanhar a evolução e gestão das ordens em tempo real;

➡ Gerir e planear as tarefas para total controlo;

➡ Criar equipamentos e fazer a respetiva gestão;

➡ Enviar tarefas para a aplicação Task Manager;

➡ Entre outras funcionalidades.

 

Por fim, porque são tão importantes as ordens de serviço? 

 

A satisfação dos seus clientes passa muito pela eficiência com que são criadas e realizadas as ordens de serviço. Nesse sentido partilhamos algumas estatísticas do mercado sobre o serviço pós venda e em como este pode afetar a sua empresa.

 

"93% dos clientes estão dispostos a repetir uma compra a empresas que oferecem um excelente serviço pós-venda."HubSpot Research 

 

"64% dos clientes indicam que o serviço ao cliente é mais importante que o fator preço no momento de decisão da compra." Gartner 


"Empresas podem aumentar as suas receitas entre 4% e 8% quando priorizam cliente e prestam um serviço de excelência." Bain & Company 

 

 

Se precisa de mais apoio sobre o assunto consulte o seu parceiro ARTSOFT ou se gostou desta funcionalidade e ainda não é utilizador do nosso software, peça-nos uma demonstração sem compromisso.

 


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