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Como invalidar uma fatura corretamente?

Saber como invalidar uma fatura é, do nosso ponto de vista, obrigatório para qualquer empresa. Neste passo-a-passo esclarecemos algumas dúvidas frequentes de utilizadores e mostramos como proceder corretamente no ARTSOFT. Iremos também explicar as principais diferenças entre anular uma fatura, estornar uma fatura ou emitir uma nota de crédito.

anular-faturas-notas-credito-artsoft-software-gestao

opção 1. invalidar através de anulação de documento 

Em que situações pode anular uma fatura assinada?

• Ainda dispõe da fatura (original e duplicado), isto é, não a enviou ao cliente;

• A fatura ainda não foi comunicada à Autoridade Tributária nem reportada na comunicação mensal de vendas (CMV) ou no SAF-T, e o respetivo diário contabilístico está ainda em modo "preparação". 

 

Se for o caso, pode proceder à anulação da fatura para a inviabilizar, revertendo assim as suas implicações na base de dados. Ao fazê-lo, o ARTSOFT está preparado para efetuar um conjunto de movimentos que além de otimizarem o seu trabalho irá garantir que a empresa cumpra as leis em vigor, nomeadamente: 

 

  Documento ➡  Fatura fica anulada
 Stocks  Serão repostos
 Contas Correntes  Os movimentos serão eliminados 
 Base de Dados  O documento mantém-se, mas fica "anulado" na CMV ou no SAF-T
Análise de Vendas  Não será influenciada
Integração Contabilística  Os movimentos serão eliminados

Então, como proceder à anulação de faturas? 

Para anular a fatura Apenas tem de aceder ao ícone da barra de tarefas 'Apagar' anular-fatura-artsoft-software-gestao e selecionar a opção 'Anular'. Surgirá o aviso:

 mensagem-anular-fatura-artsoft 

Por fim, selecione o motivo de anulação para que a fatura fique invalidada.

motivo-anular-fatura-artsoft

Ao estar anulada, o ARTSOFT faz o restante

Abaixo pode comparar os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após a anular.

 

Tomemos o seguinte exemplo: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.

 

Na contabilidade➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA:movimentos-contabilidade-emitir-fatura

Após proceder à anulação, os valores integrados vão desaparecer.

movimentos-contabilidade-anular-fatura

 

Na conta corrente➡  Quando se emite uma fatura, fica refletido o valor na conta corrente do cliente.

conta-corrente-cliente-apos-fatura

Após proceder à anulação dessa fatura, o valor na conta corrente desaparece.

conta-corrente-cliente-apos-anular-fatura

 

Nos stocks➡  Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.stocks-apos-emitir-fatura

Ao anular a fatura, o movimento de saída do stock desaparece.

stocks-apos-anular-fatura


opção 2. invalidar através do estorno de documento 

Estornar uma fatura assinada: Quando o pode fazer?

• Quando já não a pode anular porque já serviu de documento de transporte e/ou foi comunicada à Autoridade Tributária;

• E o original do documento não foi entregue ao cliente (exemplo: não foi possível entregar a mercadoria, documento emitido para o cliente errado, etc.). 

 

Neste caso, pode efetuar o estorno da fatura, isto é, criar um documento retificativo exatamente igual à fatura original. Ao acionar esta opção, o ARTSOFT irá gerar automaticamente o documento ao mesmo tempo que cria ou reverte os movimentos adequados e contabilísticos à ação de estorno. Em suma:

 

 Documento  ➡  Gera-se uma nota de crédito automática (estorno)
 Stocks e encomendas Revertidos e as encomendas voltam a ficar pendentes de regularização
 Contas Correntes  O valor do débito é anulado pela nota de crédito
 Base de Dados  A fatura mantém-se, mas com o estado "estornada"
Análise de Vendas  Não será influenciada
Integração Contabilística  Os movimentos serão estornados

 

Nota: A opção de Estornar a fatura poderá ser especialmente válida quando não é razoável pedir ao cliente que aceite "uma fatura e uma nota de crédito" (nem os processos de algumas organizações permitem isso).

 

Como efetuar o estorno? 

Para estornar a fatura Apenas tem de aceder ao ícone da barra de tarefas 'Apagar' anular-fatura-artsoft-software-gestao e seleccionar a opção 'Estornar'. 

estornar-fatura-artsoft

Surgirá o aviso:

mensagem-anular-fatura-artsoft

Seguidamente, só tem de finalizar o estorno indicando o motivo. 

motivo-anular-fatura-artsoft

 

Ao proceder ao estorno, conheça o que acontece a seguir

Abaixo pode comparar os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após a estornar.

 

Tomemos o mesmo exemplo inicial: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.

 

Na contabilidade➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA.emitir-fatura-contabilidade-movimentos-artsoft

Após proceder ao estorno, os valores vão manter-se como acima, no entanto a nota de crédito gerada anula todos os movimentos de integração da fatura.

estornar-fatura-contabilidade-movimentos-artsoft

Este documento, como se trata de um estornodeve integrar na conta de IVA liquidado ao invés da conta de IVA regularizações como nas notas de crédito regulares (e teriam de ser reportadas no quadro 40 da decl.periódica do IVA).

 

Na conta corrente➡  Quando se emite a fatura, o valor fica refletido na conta.

conta-corrente-cliente-emitir-fatura-que-sera-estornada-artsoft

Após proceder ao estorno, a fatura mantém-se e é anulada pela nota de crédito. No entanto, para efeitos de análise, são ignorados os documentos estornados de forma a apresentarem os valores efetivamente vendidos.

conta-corrente-cliente-apos-fatura-caso-estornar-valores-anulados

 

Nos stocks➡  Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.

stocks-antes-estorno-artsoft

Após proceder ao estorno, o movimente desaparece (pois é marcado como anulado) das saídas do artigo para que a análise de vendas não seja infuenciada pelo documento original nem pelo seu estorno.

estornar-fatura-conta-corrente-movimentos-artsoft

 

Importa ainda referir➡ Como se trata de um estorno, se este for efetuado no mesmo período de IVA, não terá qualquer efeito. Porém, em períodos de IVA diferentes, se o valor a estornar for de tal forma elevado que coloque o saldo da respetiva conta de IVA a negativo, surge um 'saldo contra-natura', que irá requerer intervenção manual do contabilista.


opção 3. invalidar através de nota de crédito 

Nota de crédito, quando é obrigatória?

• Se o original da fatura já estiver na posse do cliente, este poderá já ter contabilizado a fatura para efeitos de dedução de IVA. 

 

Nesta situação, retificar a fatura só é possível através da emissão de uma nota de crédito, com referência ao n.º da fatura a retificar - alínea 6 do artigo 36º do CIVA. Perante esta opção, a fatura existe normalmente e a nota de crédito também, influenciando assim qualquer análise. Em concreto:

 

  Documento ➡  Nota de crédito
 Stocks  O custo médio é afetado
 Contas Correntes  A nota de crédito regulariza o débito da fatura
 Base de Dados  Afetada
Análise de Vendas  Influencia os valores acumulados
Integração Contabilística    Integram ambos os documentos

 

Nota: Após a nota de crédito emitida, para que a empresa possa regularizar a seu favor o IVA liquidado, necessita de uma prova em que o cliente tomou conhecimento da emissão da nota de crédito (e como tal, obriga-se a regularizar o IVA a favor do estado).

 

Como criar e emitir a nota de crédito? 

Para crir uma nota de crédito relacionada com a fatura Tem de aceder ao ícone da barra de tarefas 'Transferir documento' criar-notacredito-artsoft e seleccionar a opção 'Ligação documento':

nota-credito-emitir-artsoft

Surgirá o ecrã 'Regularização de lançamentos a partir de...",tendo de se selecionar a série e o número de documento respetivo.

regularizar-lancamentos-artsoft

Após emissão da nota de crédito:

Compare então os movimentos feitos pelo ARTSOFT aquando da emissão de uma fatura vs os movimentos que sucedem após emitir nota de crédito.

 

O mesmo exemplo inicial: Emissão de fatura com um movimento de 10 unidades de um artigo cujo preço de venda é de 5€, com uma taxa normal de IVA, resultando no valor total de 61.50€.

 

Na contabilidade➡ Após a emissão da fatura, estes são os valores integrados nas contas de cliente, de vendas e de IVA.contabilidade-fatura-nota-credito-artsoft-software

Após emissão da nota de crédito os valores inicialmente integrados pela fatura, nas contas de clientes, de vendas e de IVA, mantêm-se conforme acima. 

estornar-fatura-contabilidade-movimentos-artsoft

No entanto, a nota de crédito ↗ vai anular esses movimentos de integração, com exceção da conta de IVA que, neste caso, tem de manter os valores na conta de IVA liquidado, sendo "anulados" pela conta de IVA regularizações.

 

Na conta corrente➡  Quando se emite a fatura, o valor fica aqui refletido.

conta-corrente-nota-credito-artsoft

Após a nota de crédito, ambos os documentos ficam na conta do cliente.

conta-corrente-nota-credito-emitida-artsoft

 

Nos stocks➡  Com a emissão da fatura a empresa ficou com menos 10 unidades.

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Após emissão da nota de crédito, existirão ambos os movimentos de saída e entrada de stock, influenciando os acumulados de análise de vendas.

stocks-nota-credito-emitida-artsoft


Em resumo, estas são as diferenças:

como-invalidar-faturas-artsoft-software-gestao

 (clique aqui para ampliar a imagem)

 


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