Workflows para RH e Design Thinking
Será que o seu departamento de recursos humanos está preparado para ser um facilitador no apoio aos seus colaboradores?
O Design Thinking aplicado à gestão de Recursos Humanos já não é assunto só para grandes empresas. Atualmente qualquer empresa com mais de 10 colaboradores deve olhar a tecnologia como meio para repensar processos manuais e o departamento de RH não é exceção.
Workflows para RH: Como utilizar o Design Thinking – Podcast 13, temporada 2 – Oiça aqui
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Design Thinking para RH: O que é?
Não é novidade nenhuma que o design thinking deixou há muito tempo de ser só uma abordagem aplicada apenas ao desenvolvimento de novos produtos ou serviços.
Hoje em dia é um conceito extensível a tudo o que esteja relacionado com comunicação ou a falta dela. Quer isto dizer que o design thinking já está também a ganhar terreno para outras áreas dentro das empresas, em especial no que toca à gestão dos recursos humanos, o que não é de estranhar, uma vez que ambos se centram no mesmo, as pessoas.
Mas afinal o que é isto do design thinking para RH e porque é que os departamentos de recursos humanos estão a considerar cada vez mais esta abordagem como forma de fortalecer o relacionamento interdepartamental e melhorar a comunicação interna?
Pois é sobre isso que vamos falar neste episódio do podcast e de como o ARTSOFT coloca à disposição dos profissionais de RH uma funcionalidade para ajudar a desenhar soluções para acelerar diversos processos internos.
E para isso começamos pela definição de design thinking para RH, ou seja, perante um problema, desafio ou necessidade, esta abordagem convida-nos a colocar o ser humano no centro da questão e a pensar em soluções do ponto de vista das pessoas que serão beneficiadas com a mesma:
- Observar e conhecer os comportamentos das pessoas que vão beneficiar com a resolução da questão;
- Definir e encontrar o problema e as necessidades dessas pessoas;
- Pensar e idealizar possíveis soluções e ideias que vão ao encontro do problema real;
- Desenhar protótipos ou circuitos que concretizem as soluções mais viáveis;
- Testar os protótipos junto de um segmento das pessoas que foram observadas e aí identificar qual a melhor solução a entregar.
Quais os principais objetivos do Design Thinking?
Tudo isto com um só objetivo: proporcionar a melhor experiência. No caso de RH, a melhor experiência ao colaborador.
Permitir que estes usufruam de situações que ressoem de forma positiva na sua motivação, foco e produtividade diária é talvez o maior propósito do design thinking para RH. Aqui, os profissional de recursos humanos são os grandes responsáveis por esta mudança cultural nas organizações, que estão a olhar para o design thinking como fulcral para potenciar não só as suas tarefas como questões que possam ser comuns a todos os colaboradores.
Seja uma empresa com 100, 200, 300 colaboradores ou uma empresa com 10, 20, 30 colaboradores, o design thinking tem merecido o pódio no que toca a solucionar aqueles processos que – aparentemente são irrelevantes para o core business da empresa – mas que – somados e multiplicados – são contraproducentes, morosos e inimigos da eficiência e que, indiretamente acabam depois por afetar os objetivos principais.
E os exemplos são muitos. Mais frequentes ou menos frequentes, mais comuns ou menos comuns, são várias as situações que ocorrem nas empresas e às quais há por vezes alguém que com boa intenção tenta ajudar sem na verdade ajudar, dizendo: “ah, isso deve ser assunto a tratar com os recursos humanos”.
Certamente que, desse lado, depois de ouvir esta frase já se lembrou de umas quantas coisas em que na sua empresa a resposta já foi esta e que provavelmente acabaram sendo proteladas ou continuam sem ser resolvidas porque ou não se sabe muito bem com quem se deve falar, ou o que se deve fazer, ou até como se deve fazer.
Design Thinking no ARTSOFT
Mas que exemplos podemos dar? Onde é que o design thinking pode ser utilizado, e mais importante do que isso, como é que o podemos aplicar na prática?
Pois as respostas estão no software ARTSOFT, em concreto com a funcionalidade workflows para RH que tem dado aos responsáveis de RH um sem fim de opções para que estes transformem burocracias e entropias empresariais em processos estruturados, monitorizados, organizados e ágeis.
E para isso conto com um dos nossos especialistas em ARTSOFT, que além de lhe dar alguns exemplos de processos que podem ser repensados, lhe vai falar também sobre como é que pode ser o futuro dos seus dias de trabalho com o apoio dos nossos workflows para RH.
Workflows para Rh e gestão de RH à distância
Nos tempos que correm e dado ao facto do teletrabalho ter sido implementado na generalidade das entidades, é muito comum surgirem novos processos.
São vários os responsáveis de RH que já estão a colocar a sua capacidade de design thinking em prática com o apoio de uma das funcionalidades mais flexíveis que o ARTSOFT disponibiliza, os workflows para RH.
E os benefícios que daí têm retirado têm sido críticos para esta gestão de RH à distância:
1. Mais eficiência no mapeamento de processos, promovendo maior dinâmica nas relações;
2. Mais agilidade na forma como se podem parametrizar e desenhar os processos;
3. E melhor comunicação e interação entre todos os intervenientes.
Sem esquecer, atenção, a importante desmaterialização que ocorre com a entrada dos workflows para RH na gestão de processos, que dispensa a utilização e a entrega de papéis e que, só por isso, já facilita e motiva o colaborador a utilizar os workflows para RH.
Com esta funcionalidade, pretendemos acabar com a expressão “tenho de ir à empresa entregar este papel” ao mesmo tempo que garantimos a confidencialidade dos registos sensíveis. E isto tudo de forma simples e rápida, pois o gestor de RH vai poder desenhar diversos circuitos de sistematização de processos, sejam internos ou até externos.
E são vários os exemplos que podemos dar, desde circuitos de requisição de equipamento, gestão de medicina no trabalho, recrutamento e seleção, receção de colaboradores (onboarding) ou mesmo solicitação de documentação a entidades externas, onde se promove um circuito para se identificar quem é o responsável e quais as fases ou estados do processo.
Quais os benefícios dos Workflows para RH do ARTSOFT?
Com a funcionalidade de Workflows para RH do ARTSOFT, (vai de base no software) o responsável de RH pode desenhar tantos processos quantos os necessários e assim promover uma melhor experiência de trabalho para todos os intervenientes. E para isso basta seguir 3 simples passos:
– Identificar os processos que estejam a originar problemas internos ou a condicionar determinada ação;
– Depois, definir a forma como o processo pode ser melhorado e otimizado e aqui entra o tal design thinking (em que o responsável de RH vai aliar o seu know-how à criatividade);
– Utilizar os workflows para RH do software ARTSOFT como meio para desenhar os circuitos que melhor solucionam as necessidades identificadas.
Tendo isto feito, os benefícios são claros:
– Os colaboradores sabem que existe um workflow para o seu problema ou necessidade, seja uma entrega de documento, seja uma requisição, o que precisar;
– São notificados rapidamente da evolução do processo sem precisarem de solicitar feedback;
– Há uma maior transparência entre todos os envolvidos;
– E não menos importante, o responsável de RH institucionalizou um processo que lhe dá garantias de sucesso na resolução da questão, sem lhe retirar mais que o tempo necessário para o conduzir.
Mindset do episódio
Perante isto chegámos ao fim de mais um episódio, mas não sem antes partilharmos o habitual mindset que acompanha cada episódio do nosso podcast.
E desta vez trazemos o conhecido Albert Einstein, que calculo dispensar apresentações, para nos iluminar sobre o quão importante é o design thinking, não só na gestão de RH mas também em todos os nossos desafios empresariais.
“Não podemos encontrar uma solução para um problema, se utilizarmos o mesmo raciocínio que o criou.”
Albert Einstein.
Parece óbvio não é? Mas talvez valha a pena pensarmos nisto ou até, porque não, repensarmos de forma diferente ao que já houvéramos pensado.
Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!
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Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!
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