Workflows para RH: Como utilizar o Design Thinking

27 Fevereiro 2023

Workflows para RH e Design Thinking

Será que o seu departamento de recursos humanos está preparado para ser um facilitador no apoio aos seus colaboradores?

O Design Thinking aplicado à gestão de Recursos Humanos já não é assunto só para grandes empresas. Atualmente qualquer empresa com mais de 10 colaboradores deve olhar a tecnologia como meio para repensar processos manuais e o departamento de RH não é exceção.

Workflows para RH: Como utilizar o Design Thinking – Podcast 13, temporada 2 – Oiça aqui

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workflows para rh

Design Thinking para RH: O que é?

Não é novidade nenhuma que o design thinking deixou há muito tempo de ser só uma abordagem aplicada apenas ao desenvolvimento de novos produtos ou serviços.

Hoje em dia é um conceito extensível a tudo o que esteja relacionado com comunicação ou a falta dela. Quer isto dizer que o design thinking já está também a ganhar terreno para outras áreas dentro das empresas, em especial no que toca à gestão dos recursos humanos, o que não é de estranhar, uma vez que ambos se centram no mesmo, as pessoas. 

Mas afinal o que é isto do design thinking para RH e porque é que os departamentos de recursos humanos estão a considerar cada vez mais esta abordagem como forma de fortalecer o relacionamento interdepartamental e melhorar a comunicação interna?

Pois é sobre isso que vamos falar neste episódio do podcast e de como o ARTSOFT coloca à disposição dos profissionais de RH uma funcionalidade para ajudar a desenhar soluções para acelerar diversos processos internos.

E para isso começamos pela definição de design thinking para RH, ou seja, perante um problema, desafio ou necessidade, esta abordagem convida-nos a colocar o ser humano no centro da questão e a pensar em soluções do ponto de vista das pessoas que serão beneficiadas com a mesma:

  1. Observar e conhecer os comportamentos das pessoas que vão beneficiar com a resolução da questão;
  2. Definir e encontrar o problema e as necessidades dessas pessoas;
  3. Pensar e idealizar possíveis soluções e ideias que vão ao encontro do problema real;
  4. Desenhar protótipos ou circuitos que concretizem as soluções mais viáveis;
  5. Testar os protótipos junto de um segmento das pessoas que foram observadas e aí identificar qual a melhor solução a entregar.

Quais os principais objetivos do Design Thinking?

Tudo isto com um só objetivo: proporcionar a melhor experiência. No caso de RH, a melhor experiência ao colaborador.

Permitir que estes usufruam de situações que ressoem de forma positiva na sua motivação, foco e produtividade diária é talvez o maior propósito do design thinking para RH. Aqui, os profissional de recursos humanos são os grandes responsáveis por esta mudança cultural nas organizações, que estão a olhar para o design thinking como fulcral para potenciar não só as suas tarefas como questões que possam ser comuns a todos os colaboradores.

Seja uma empresa com 100, 200, 300 colaboradores ou uma empresa com 10, 20, 30 colaboradores, o design thinking tem merecido o pódio no que toca a solucionar aqueles processos que – aparentemente são irrelevantes para o core business da empresa – mas que – somados e multiplicados – são contraproducentes, morosos e inimigos da eficiência e que, indiretamente acabam depois por afetar os objetivos principais.

E os exemplos são muitos. Mais frequentes ou menos frequentes, mais comuns ou menos comuns, são várias as situações que ocorrem nas empresas e às quais há por vezes alguém que com boa intenção tenta ajudar sem na verdade ajudar, dizendo: “ah, isso deve ser assunto a tratar com os recursos humanos”.

Certamente que, desse lado, depois de ouvir esta frase já se lembrou de umas quantas coisas em que na sua empresa a resposta já foi esta e que provavelmente acabaram sendo proteladas ou continuam sem ser resolvidas porque ou não se sabe muito bem com quem se deve falar, ou o que se deve fazer, ou até como se deve fazer.


Design Thinking no ARTSOFT

Mas que exemplos podemos dar? Onde é que o design thinking pode ser utilizado, e mais importante do que isso, como é que o podemos aplicar na prática?

Pois as respostas estão no software ARTSOFT, em concreto com a funcionalidade workflows para RH que tem dado aos responsáveis de RH um sem fim de opções para que estes transformem burocracias e entropias empresariais em processos estruturados, monitorizados, organizados e ágeis. 

E para isso conto com um dos nossos especialistas em ARTSOFT, que além de lhe dar alguns exemplos de processos que podem ser repensados, lhe vai falar também sobre como é que pode ser o futuro dos seus dias de trabalho com o apoio dos nossos workflows para RH.

Workflows para RH: Como utilizar o Design Thinking

Workflows para Rh e gestão de RH à distância

Nos tempos que correm e dado ao facto do teletrabalho ter sido implementado na generalidade das entidades, é muito comum surgirem novos processos.

São vários os responsáveis de RH que já estão a colocar a sua capacidade de design thinking em prática com o apoio de uma das funcionalidades mais flexíveis que o ARTSOFT disponibiliza, os workflows para RH.

E os benefícios que daí têm retirado têm sido críticos para esta gestão de RH à distância:

1. Mais eficiência no mapeamento de processos, promovendo maior dinâmica nas relações;

2. Mais agilidade na forma como se podem parametrizar e desenhar os processos;

3. E melhor comunicação e interação entre todos os intervenientes.

Sem esquecer, atenção, a importante desmaterialização que ocorre com a entrada dos workflows para RH na gestão de processos, que dispensa a utilização e a entrega de papéis e que, só por isso, já facilita e motiva o colaborador a utilizar os workflows para RH.

Com esta funcionalidade, pretendemos acabar com a expressão “tenho de ir à empresa entregar este papel” ao mesmo tempo que garantimos a confidencialidade dos registos sensíveis. E isto tudo de forma simples e rápida, pois o gestor de RH vai poder desenhar diversos circuitos de sistematização de processos, sejam internos ou até externos.

E são vários os exemplos que podemos dar, desde circuitos de requisição de equipamento, gestão de medicina no trabalho, recrutamento e seleção, receção de colaboradores (onboarding) ou mesmo solicitação de documentação a entidades externas, onde se promove um circuito para se identificar quem é o responsável e quais as fases ou estados do processo.


Quais os benefícios dos Workflows para RH do ARTSOFT?

Com a funcionalidade de Workflows para RH do ARTSOFT, (vai de base no software) o responsável de RH pode desenhar tantos processos quantos os necessários e assim promover uma melhor experiência de trabalho para todos os intervenientes. E para isso basta seguir 3 simples passos:

–  Identificar os processos que estejam a originar problemas internos ou a condicionar determinada ação;

– Depois, definir a forma como o processo pode ser melhorado e otimizado e aqui entra o tal design thinking (em que o responsável de RH vai aliar o seu know-how à criatividade);

–  Utilizar os workflows para RH do software ARTSOFT como meio para desenhar os circuitos que melhor solucionam as necessidades identificadas.

Tendo isto feito, os benefícios são claros:

– Os colaboradores sabem que existe um workflow para o seu problema ou necessidade, seja uma entrega de documento, seja uma requisição, o que precisar;

– São notificados rapidamente da evolução do processo sem precisarem de solicitar feedback;

– Há uma maior transparência entre todos os envolvidos;

– E não menos importante, o responsável de RH institucionalizou um processo que lhe dá garantias de sucesso na resolução da questão, sem lhe retirar mais que o tempo necessário para o conduzir.


Mindset do episódio

Perante isto chegámos ao fim de mais um episódio, mas não sem antes partilharmos o habitual mindset que acompanha cada episódio do nosso podcast.

E desta vez trazemos o conhecido Albert Einstein, que calculo dispensar apresentações, para nos iluminar sobre o quão importante é o design thinking, não só na gestão de RH mas também em todos os nossos desafios empresariais.

Não podemos encontrar uma solução para um problema, se utilizarmos o mesmo raciocínio que o criou.”

Albert Einstein.

Parece óbvio não é? Mas talvez valha a pena pensarmos nisto ou até, porque não, repensarmos de forma diferente ao que já houvéramos pensado.


Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!

Se gostou deste episódio partilhe com responsáveis de recursos humanos que conheça e ajude-nos a ajudar as empresas e todos os que nelas trabalham.

Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!

Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.

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