Portal do Colaborador: Porquê e quais os benefícios para os responsáveis de RH?

29 Maio 2023

Portal do Colaborador

Sabe como pode a sua empresa dar ainda mais ferramentas para as equipas comunicarem melhor com os seus supervisores e facilitar a comunicação interna? Pois é sobre a importância do Portal do Colaborador que hoje vamos falar neste episódio do podcast. Vamos descobrir?

Portal do Colaborador: Porquê e quais os benefícios para os responsáveis de RH? – Podcast 15, temporada 2 – Oiça aqui

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Responsáveis por Recursos Humanos nas Empresas

Nas empresas as grandes decisões tendem a começar normalmente de forma muito simples: com uma pergunta, depois uma solução, e por fim um mindset.

Pois é também essa a lógica que conduz o nosso já habitual podcast e que neste episódio nos convida a colocar no lugar dos responsáveis de RH para entendermos o esforço diário que estes profissionais têm no desempenhar da sua função e ainda assim, estarem sempre disponíveis para apoiar os processos internos de todos os colaboradores.

Dizem as estatísticas que, em média, por 100 colaboradores nas empresas há 1 só responsável por Recursos Humanos no departamento, ou seja, atualmente a maior parte das empresas conta com um só profissional de RH para gerir, no seu dia a dia, cerca de 100 colaboradores e os seus respetivos processos. Parece muito e é muito, mas a verdade é que esta é uma realidade que certamente muitos de nós conhecemos.

Em Portugal, com o tecido empresarial português composto maioritariamente por PMEs, também percecionamos cada vez mais a dificuldade dos responsáveis de RH em apoiar os colaboradores na gestão dos seus processos internos, não só por causa do teletrabalho e da flexibilidade laboral que muitas empresas já adotaram, mas também pelas burocracias legais e processuais que cada empresa e colaborador tem de dar resposta.

  • São os dados dos colaboradores que devem estar sempre atualizados;
  • É o processamento salarial que deve contemplar prémios, comissões ou até horas extras;
  • É a entrega dos mapas fiscais, como a DMR, modelo 10 ou modelo 30;
  • É a gestão das formações, obrigatória, para os colaboradores;
  • É a digitalização de documentos pessoais, o seu tratamento e associar a cada colaborador;

E, em muitos casos, quando não há supervisores de equipas, o profissional de RH ainda tem de tratar da gestão de férias, presenças, indisponibilidades e atribuição de escalas caso se aplique.

E isto claro sem falar da componente de onboarding, offboarding, processos de recrutamento e seleção, políticas de retenção de talento, satisfação no trabalho, que – sendo tarefas menos operacionais e rotineiras –exigem um trabalho bastante intenso destes responsáveis.


Quais os benefícios do Portal do Colaborador?

Então como podem estes profissionais de RH cumprir todas estas tarefas e deveres e ainda assim não descurarem do seu papel de gestão de pessoas mantendo com as mesmas um canal de comunicação sempre disponível, diria até que 24 horas por dia, nos 7 dias da semana?

Pois é aqui que a existência de um Portal do Colaborador se torna crítica e deve ser equacionada pelas empresas para que a ligação entre os seus colaboradores e o departamento de RH se mantenha inquebrável.

Se por um lado os benefícios são claros para o colaborador, do ponto de vista em que este tem um portal self-service à sua medida onde vai poder consultar os seus dados, acompanhar a sua formação, aceder a diversos documentos de âmbito profissional, registar férias, enviar declarações e até gerir os seus horários, para o departamento de RH, o portal do colaborador tem sido uma espécie de boia salva-vidas, pois dá a estes profissionais a capacidade de se multiplicarem e estarem onde precisam para cada um dos colaboradores.

Comentários como:

“Sempre que um colaborador anexa um documento no portal, altera um dado pessoal, regista uma ausência ou um pedido de férias, recebo automaticamente uma notificação. Com este simples automatismo a minha capacidade de resposta aumentou substancialmente e já ninguém tem de esperar dias para que eu aprove férias ou indisponibilidades.”

Ou mesmo:

“A redução das trocas de e-mails sistemáticas e a desmaterialização do papel ultrapassa agora os 80%. Através do Portal do Colaborador recebo as declarações de faltas em segundos e fica logo associado à ficha do colaborador. Por outro lado, é um descanso não ter de enviar e-mails constantes com os recibos de vencimentos para todos os colaboradores.”

Comentários como estes foram por nós várias vezes ouvidos como grandes benefícios que o nosso Portal do Colaborador trouxe aos responsáveis de RH na otimização do seu tempo e na melhoria da comunicação com todos os colaboradores. Mas não são só os responsáveis de RH e os colaboradores na sua generalidade que beneficiam da existência de um Portal do Colaborador.


Portal do Colaborador no ARTSOFT

No caso concreto do nosso portal do Colaborador, que tem integração direta com o ARTSOFT e com as soluções de Recursos Humanos, Assiduidade e Gestão de Projetos, são também os supervisores e responsáveis de departamento que tiram partido deste portal web.

Porquê? Como a solução tem diferentes níveis de permissões – cada utilizador do portal terá só e somente acesso às funcionalidade e opções atribuídas ao seu cargo ou função na empresa.

Desta forma este portal tem a capacidade de se adaptar a cada colaborador, onde este tem a liberdade e independência que precisa para gerir os seus processos internos, e ainda assim a empresa tem garantido o controlo da informação que cada colaborador acede. 

E são vários os exemplos que podemos dar sobre como pode utilizar este Portal do Colaborador na sua empresa. Para o efeito conto com uma das nossas especialistas nas soluções de RH para partilhar alguns casos de uso deste portal e que poderão fazer sentido para a sua empresa.

Como funciona?

O Portal do Colaborador ARTSOFT é uma plataforma WEB que está disponível para empresas que precisem de apoio na gestão de Recursos Humanos, Assiduidades ou até mesmo na gestão de Projetos e Equipas.

Pode ser utilizado por todos os colaboradores da sua empresa, onde cada uma das suas pessoas vai poder aceder online à sua área de colaborador através de um simples login, e aqui gerir e consultar diversas informações, consoante o tipo de função e acessos que tiver permissão.

Para lhe mostrar alguns casos concretos de utilização, imaginemos que o seu departamento de RH já utiliza as nossas soluções de Recursos Humanos e Assiduidade e que com elas automatiza processamentos salariais, gere formações, trata dos mapas fiscais, gere horários, presenças, faltas e todos os aspetos relacionados com assiduidades e com colaboradores.

Como é que este Portal do Colaborador lhe vai facilitar a vida? De uma forma muito simples:

  • Na atualização ou alteração dos seus dados pessoais, porque o vão poder fazer diretamente no portal, e aqui o responsável de RH só tem de aprovar ou rejeitar a alteração;
  • No acesso aos recibos de vencimento ou declaração de rendimentos, ou seja não vai ter de andar a enviar e-mails a cada colaborador porque a plataforma vai reunir todos estes documentos;
  • Ou até, na gestão de férias e indisponibilidade. Por exemplo, um responsável de departamento que seja coordenador de uma equipa de 10 pessoas, ao entrar no seu portal do colaborador, terá diretamente acesso ao separador dos assuntos da equipa, onde pode consultar e gerir (aprovar/rejeitar) os pedidos de férias, indisponibilidades, entre outras situações, da sua equipa, tendo aqui também uma visão global da disponibilidade dos seus coordenados.

Com este portal, é também possível efetuar o registo de ponto no Portal do Colaborador e tratar a informação gerada relativamente às presenças e irregularidades que advém desses registos. Por exemplo, em relação às irregularidades que ocorrem, o colaborador pode diretamente através do Portal do colaborador aprovar a irregularidade ou compensá-la, através de 3 formas distintas: por saldo de banco de horas, dias de férias ou saldo de eventos.

E o melhor é que este tratamento todo é diretamente sincronizado para as soluções que o departamento de RH utiliza, neste caso a solução de Assiduidades ARTSOFT. Mas não ficamos por aqui no que toca ao apoio que este portal dá aos responsáveis de RH.

Assuntos como gerir escalas, marcar trabalho suplementar ou ainda, efetuar trocas de horários, são também exemplos de funcionalidades disponíveis no portal. Isto é, um colaborador que tenha o turno ‘geral’ atribuído e que necessite de alterar a sua escala para o turno ‘noturno’, para o dia de amanhã, pode, através do portal do colaborador, fazê-lo de forma muito rápida e intuitiva, onde o responsável de RH só tem de autorizar ou validar o pedido.

Por outro lado, se a empresa também tiver a beneficiar da utilização da nossa solução de Projetos, os seus colaboradores vão poder também, para além de consultar, inserir despesas em serviço associadas a determinado projeto em curso, assim como inserir ajudas de custo e Kms.

De igual forma, também será possível visualizarem em forma de cronograma as tarefas que têm alocadas para um determinado projeto, como a sua disponibilidade em termos de férias e indisponibilidades, visto ser necessário o controlo da disponibilidade do recurso para averiguar se em certas datas estão disponíveis para serem alocados a determinadas tarefas e projetos. 

E como imagina, isto dá ainda mais expressão à importância deste portal do colaborador, porque além de beneficiar diretamente o seu departamento de RH com os exemplos que já referi, vai ainda ajudar bastante outros departamentos, como é o caso dos gestores de projeto que vão poder também utilizar este portal para melhor gerirem as suas equipas e com isso melhorarem a gestão dos seus próprios trabalhos.


Porquê ponderar um Portal do Colaborador para a sua empresa?

Como vê, a utilização de um Portal do Colaborador como o do ARTSOFT permite que a qualquer altura os colaboradores da sua empresa possam interagir com o departamento de Recursos Humanos ou com os seus supervisores diretos, conforme o assunto em questão.

Por outro lado, este portal pode adaptar-se ainda mais à realidade da sua empresa. Imagine que tem uma newsletter interna e que gostaria que todos as edições ficassem sempre disponíveis para consulta no portal ou ter até uma seção de notícias ou eventos para conhecimento de todos os colaboradores.

Estas sugestões ou outras dificuldades que possa estar a sentir na gestão dos Recursos Humanos na sua empresa podem ser implementadas com desenvolvimento à medida. Tudo depende do que precisa, pelo que o recomendado é falar connosco e partilhar as suas necessidades. Teremos todo o gosto em ajudar.

Mas há ainda mais três benefícios que esta espécie de balcão único do colaborador traz à empresa, e que ainda gostaríamos de partilhar consigo.

  • Mais transparência entre as equipas, uma vez que a informação é espelhada de forma igual para todos os colaboradores e sincronizada entre os sistemas informáticos.
  • Sentimento de Comunidade, na medida em que o colaborador encontra um portal onde estão representadas políticas internas e o seu perfil dentro da empresa.
  • Reduz o “depois trato disso”, pois através de um simples login, o colaborador pode registar as informações de imediato esteja onde estiver.

Mindset do episódio

E é com estes benefícios que terminamos mais um episódio do podcast ARTSOFT, mas não sem antes trazermos a nossa já habitual quote inspiradora.

E desta vez trazemos Steve Jobs, fundador da apple e que certamente dispensa apresentações no mundo dos empresários, para nos relembrar que:

“Não se pode exigir produtividade sem fornecer as ferramentas para que as pessoas façam mais e melhor.”

Steve Jobs.

E depois disto, ainda acha que não vale a pena ponderar um Portal do Colaborador para a sua empresa?


Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!

Se gostou deste episódio partilhe com responsáveis de recursos humanos que conheça e ajude-nos a ajudar as empresas e todos os que nelas trabalham.

Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!


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Sara Terroso

Com formação em Comunicação Empresarial e um mestrado em Jornalismo, utiliza o seu vasto conhecimento e especialização na área para se dedicar à escrita sobre gestão empresarial. Acredita que a utilização de um software de gestão é fundamental para promover o crescimento eficiente das organizações.


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