Delegar tarefas é desperdício de tempo?
Delegar tarefas é essencial mas nem todos os gestores têm a capacidade de o fazer da melhor forma.
Neste episódio falamos desta importante competência onde deixamos um conjunto de recomendações bem como uma solução que pode ajudar os gestores a fazer uma melhor gestão de tarefas da sua equipa.
Delegar Tarefas – Podcast 07, temporada 2 – Oiça aqui
Se é empresário, entusiasta da tecnologia ou interessado em gestão e negócios este podcast é para si. Partilhe-o com os seus colegas e siga-nos no Spotify, Soundcloud, Apple Podcast ou Google podcast.
Conheça também informações sobre o ARTSOFT:
Transcrição do episódio por tópicos
- Delegar tarefas é desperdício de tempo?
- Que boas práticas são recomendadas?
- 1. Conheça as pessoas com quem trabalha
- 2. Não delegue apenas trabalho desagradável
- 3. Seja claro e objetivo
- 4. Atribua um prazo viável
- 5. Assegure-se de que foi compreendido
- 6. Mostre-se disponível para ajudar
- 7. Acompanhe o seu colaborador
- 8. A responsabilidade é sua
- Solução de Business Process Management
- Mindset do episódio
A relutância em delegar tarefas tem os dias contados?
Se pensa que é o único capaz de executar tarefas com o rigor e qualidade a que está habituado, não está sozinho.
São muitos os gestores que consideram que o tempo gasto a delegar trabalho não compensa, sendo por isso preferível acumular funções e tarefas. Se é um dos adeptos desta visão, cuidado, pode estar a perpetuar ineficiências na gestão da sua empresa!
Delegar tarefas é uma das transições mais difíceis. Passar de fazer para liderar é algo que requer uma mudança na forma como o trabalho vai impactar a empresa e nem sempre se encontra a melhor forma de o fazer.
A curto prazo é frequente a tendência para acordar mais cedo ou ficar a trabalhar até mais tarde, mas à medida que as responsabilidades aumentam, o perfil da pessoa que tem obrigações estratégicas na empresa tem de ser repensado: em concreto, passar a ser mais essencial e deixar de estar menos envolvido nas tarefas.
Pergunte-se: Se tivesse inesperadamente de se ausentar da empresa durante uma semana, as suas iniciativas e prioridades avançariam?
Se responder que talvez não, é provável que esteja mais envolvido do que pensa, e com isso está a ser menos essencial do que devia.
Por isso delegar é preciso. E há que começar já hoje. Como? Vamos às recomendações e a uma solução a ponderar.
Que boas práticas são recomendadas?
1. Conheça as pessoas com quem trabalha
Comece por conhecer as pessoas à sua volta. Delegar à pessoa certa é o primeiro passo para que a tarefa seja cumprida de acordo com o que pretende.
Ao passar funções a outros elementos da sua equipa, está também a dar-lhes a oportunidade de mostrarem as suas capacidades.
2. Não delegue apenas trabalho desagradável
As tarefas mais fáceis de delegar, e as que geralmente consomem mais tempo, são as de rotina. No entanto a atribuição consistente deste tipo de tarefas acaba por desmotivar os seus colaboradores.
Não delegue apenas atividades burocráticas, proponha desafios. Quem sabe se os seus subordinados não o surpreendem ao aliviá-lo de trabalho…
3. Seja claro e objetivo
Quando explica a tarefa ao seu colaborador tem a oportunidade de lhe dar pistas sobre como gostaria que fosse concretizada, mas deixe algum espaço para iniciativas próprias. Dê liberdade para que a sua equipa consiga utilizar todo o seu potencial.
4. Atribua um prazo viável
Considere um prazo razoável para a conclusão do trabalho. Esta variável é importante para que o trabalho não perca a qualidade apenas devido ao cumprimento de prazos.
5. Assegure-se de que foi compreendido
No final da explicação da tarefa, peça ao colaborador para indicar o que deve fazer para executar a tarefa. Confirme que estão ambos na mesma página para evitar problemas futuros.
6. Mostre-se disponível para ajudar
Ofereça a sua ajuda para a realização da tarefa. Certifique-se de que o colaborador tem acesso a tudo o que vai necessitar, sejam recursos técnicos, humanos, financeiros ou outros. Mostre-se interessado em esclarecer dúvidas, mas sem tomar o seu lugar. Resista ao impulso de realizar a tarefa por ele, caso contrário, falha o objetivo da delegação.
7. Acompanhe o seu colaborador
Quando os projetos são maiores e mais complexos, crie mecanismos para verificar o progresso e os resultados, com prazos intermédios. A passagem de uma tarefa contribui para o crescimento do profissional e valorização de toda a equipa. Note que os mecanismos criados uma vez podem ser aplicados em diversas tarefas distintas.
8. A responsabilidade é sua
Delegar uma tarefa não liberta o gestor das suas responsabilidades. Em última instância, a responsabilidade pela qualidade e finalização é sua.
Se continua relutante em delegar tarefas, saiba que esta é uma das maiores habilidades de um gestor e que a tecnologia existe precisamente para ajudar neste tipo de gestão, tornando-a bem mais fácil do que pensa.
E é aqui que a solução de Business Process Management da ARTSOFT pode ser o seu maior poder para enfrentar este desafio.
E a grande vantagem nisto tudo é que, se delegar eficazmente, pode iniciar projetos mais ambiciosos. E dedicar-se realmente ao que é essencial, à estratégia, ao futuro e aos seus deveres enquanto líder de um departamento, equipa ou empresa.
Mindset do episódio:
Para terminar trazemos um mindset da autoria de Helen Keller, conhecida escritora e ativista social dos anos 60 e a primeira pessoa surdocega a conquistar um bacharelado e que pode inspirar a que aí, desse lado, dê finalmente o primeiro passo em direção ao que precisa ser mudado na forma como hoje em dia delega. E o mindset é:
“Sozinhos conseguimos fazer tão pouco, Juntos conseguimos fazer tão mais”.
Helen Keller
Se concorda, pense nisto e marque hoje um pedido de demonstração da solução. Vai poder ver por si uma nova forma de delegar tarefas, um novo poder na gestão das suas equipas.
Depois é decidir, do nosso lado estaremos à sua espera para ajudar com um parceiro perto de si.
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
Consulte também
