“O ARTSOFT é uma ferramenta informática que oferece um leque variado de soluções na área comercial”.
Gerardo Belo, Director Comercial
Descrição da empresa
A BPN dedica-se à comercialização de peças sobressalentes para veículos pesados de transporte.
Benefícios do projeto
Tendo a BPN uma sede localizada em Leiria e uma delegação em Matosinhos, todo o tratamento de informação encontra-se centralizado, permitindo aos utilizadores aceder à informação atualizada em tempo real, em qualquer uma das localizações.
Tratando-se de uma empresa cuja atividade está centrada na comercialização de peças sobressalentes para veículos pesados de transporte, o controlo rigoroso de stocks é vital.
Solução implementada
Módulo Follow Up Documentos ARTSOFT
Na BPN verifica-se que a grande maioria de documentos, relativos tanto a vendas, como a compras, são registados a partir da geração de um documento inicial e cujo percurso deve ser, a partir daí, controlado – a encomenda.
No ARTSOFT encontra-se desenhado todo o circuito documental utilizado pela empresa. Este circuito facilita o registo e o controlo documental, tendo em conta o estado e a interacção de cada um: inicial, final ou intermédio.
É também possível associar circuitos de aprovação aos documentos. Através destes, a possibilidade de dar seguimento ao documento torna-se dependente da sua aprovação pela pessoa responsável.
O ARTSOFT tem implementado o sistema de workflow que permite fazer a rastreabilidade de documentos, internos ou externos da empresa, sendo possível visualizar a evolução de um pedido de cotação até à possível encomenda, guia de entrega, factura e pagamentos.
Esta visualização é imediata e realizada através de um grafismo esclarecedor.
Características e funcionalidades:
- Gestão de documentos por modelos pré-parametrizados, consoantes as necessidades do utilizador;
- Registo da documentação emitida, expedida e alterada;
- Organização e controlo do arquivo, com histórico de documentos (ex. data da criação/aprovação, autor);
- Envio automático de documentos para follow-up;
- Parametrização dos níveis de aprovação (ex. valor limite sujeito a autorização);
- Informação sobre o status de cada documento;
- Receção automática de avisos.