Whistleblowing em Portugal é obrigatório para empresas com mais de 50 colaboradores
Whistleblowing em Portugal é obrigatório a partir do dia 18 de junho de 2022, para todas as instituições sediadas em Portugal, que têm mais de 50 colaboradores, independentemente do sector, seja público, privado ou social.
Estas empresas ver-se-ão obrigadas a adotar um canal de denúncias interno sobre irregularidades e ilegalidades.
Consideram-se infrações para efeitos de aplicação da presente Política de Proteção do Denunciante:
- a) O ato ou omissão contrário a regras da União Europeia, referentes aos domínios de:
- i) Contratação pública;
- ii) Segurança dos transportes;
- iii) Proteção do ambiente;
- iv) Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;
- v) Saúde pública;
- vi) Defesa do consumidor;
- vii) Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação
- b) O ato ou omissão contrário às regras do mercado interno, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;
- c) O ato ou omissão que contrarie o fim das regras ou normas abrangidas pelas alíneas a) e b).
Whistleblowing é um programa de compliance que vai ajudar as empresas em Portugal a combater a prática de ilegalidades, abusos e corrupção
A obrigatoriedade encontra-se disponível na Lei n.º 93/2021. Esta estabelece o regime geral de proteção de denunciantes de infrações, transpondo a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União.
Este artigo pretende, acima de tudo, ajudar os responsáveis pela criação deste canal de denúncias nas suas empresas.
No final, encontra ainda um conteúdo especial para utilizadores do ERP ARTSOFT, onde explicamos como pode utilizar os workflows (funcionalidade gratuita) do software para acompanhar eventuais denúncias. Veja o Vídeo aqui.
Sobre a definição de Whistleblowing recomendamos também a leitura:
- Conceito e Definição de Whistleblower, Wikipédia
- A história do Whistleblowing, Keypoint Podcast, by ARTSOFT
Vamos começar?
Tudo o que a sua empresa precisa saber sobre Whistleblowing em Portugal
▼ Navegue pelos temas:
- Mas afinal o que é o Whistleblowing?
- Porque é que surgiu a necessidade de se criar um canal de denúncias internas?
- Principais pontos a saber para a criação de um canal de Whistleblowing em Portugal
- Características do Canal de denúncias, o que deve ter?
- Coimas e Sanções para empresas em Portugal que não implementem o Whistleblowing
- Como pode o ERP ARTSOFT ajudar de forma gratuita? (inclui vídeo)
O que é Whistleblowing? Em Portugal, o que deve saber?
Whistleblower é uma pessoa particular ou coletiva (por exemplo uma empresa), que denuncia, a alguém com autoridade para o efeito, sobre determinado comportamento considerado ilegal, fraudulento ou corrupto.
Nas empresas, é comum que a figura de autoridade seja o responsável por recursos humanos ou, em alguns casos, o CEO. É também habitual a existência de pelo menos duas figuras de autoridade na empresa, para se garantir o máximo de imparcialidade na gestão da denúncia.
O ato de denunciar é chamado de whistleblowing, já whistleblower é a pessoa que denuncia
Em Portugal, a criação deste canal nas empresas deve seguir as indicações do artigo 9.º da Lei 93/2021, nomeadamente:
- Os canais de denúncia interna devem permitir a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, a fim de garantir a exaustividade, integridade e conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, e de impedir o acesso de pessoas não autorizadas;
- Os canais de denúncia interna podem ser operados internamente, para efeitos de receção e seguimento de denúncias, por pessoas ou serviços designados para o efeito;
- Os canais de denúncia podem ser operados externamente, para efeitos de receção de denúncia;
- Deve ser garantida a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses no desempenho das funções.
Neste artigo vamos partilhar quatro diretrizes para que a sua empresa possa estar de acordo com esta alteração legal. Continue a ler.
Porque surgiu a necessidade de se criar este canal?
A criação deste canal vem consolidar um conjunto de regras básicas comuns capazes de assegurar medidas de proteção eficazes ao denunciante que, dentro do contexto profissional, seja este no setor público ou privado, tomaram conhecimento de infrações ou de situações lesivas do interesse público.
Esta Política de Comunicação de Irregularidades (Whistleblowing) tem como principais objetivos:
- Definir os princípios orientadores dos procedimentos de receção, tratamento, registo e conservação de comunicações de práticas de irregularidades;
- Assegurar a possibilidade de se admitirem participações de irregularidades anónimas;
- Assegurar a adoção de medidas preventivas que evitem atos incorretos ou irregulares.
Para o ajudarmos, acompanhe-nos no exercício de combinar algumas diretrizes que pode já hoje começar a implementar:
Como criar um canal de whistleblowing em Portugal? As diretrizes
Sugerimos quatro diretrizes para que a sua empresa possa estar de acordo com esta alteração legal.
🗨 As empresas devem fornecer canal de denúncias seguros e proteger o anonimato do denunciante
Um dos objetivos principais da Diretiva é a obrigação da criação de um canal de denúncias seguro em empresas, públicas ou privadas, com mais de 50 colaboradores.
O canal deve disponibilizar meios para que os colaboradores possam reportar os incidentes, de forma escrita ou verbal.
Os departamentos devem estar preparados para trabalhar as denúncias conforme as diretrizes definidas.
🤏 É necessário certificar que os colaboradores saibam como denunciar as irregularidades
O canal de denúncia deve ser de conhecimento geral e explícito, para que todos os colaboradores possam realizar as suas denúncias.
👍 É necessário confirmar o recebimento das denúncias e enviar os feedbacks
No prazo de 3 meses ou, em casos excecionais, de 6 meses, as organizações devem responder e acompanhar o processo de denúncia. E, para tal, é necessário implementar processos eficazes de gestão e resposta.
Estes processos, além de ágeis, devem ser claros e transparentes, para que o delator saiba que o caso está a ser investigado e em processo de resolução.
Da mesma forma, as empresas devem manter os seus colaboradores informados acerca das consequências de infringir regras que levem a uma denúncia e manter os implicados ao corrente do processo.
🙏 Proteja o denunciante de boa-fé da demissão e retaliação
A Diretiva obriga a que as organizações que recebam este tipo de denúncia protejam o delator que age de “boa-fé”. Isto garante proteção contra possíveis retaliações, como demissão, suspensão, humilhação, intimidação ou outro tipo de penalidades, como ser negada ajuda ou receber relatórios de avaliação negativos.
Perante estes quatro princípios, o que deve ter em atenção?
Características do canal de denúncia interno
A criação e implementação de um canal de denúncia interno nas empresas serve para instituir um mecanismo que permita a apresentação e o seguimento seguro de denúncias, garantindo:
| A exaustividade, integridade e conservação das denúncias; |
| A confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia; |
| Que o acesso de pessoas não autorizadas à informação seja impedida; |
| A independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses das pessoas ou serviços designados pela empresa para a receção e seguimento das denúncias; |
| A imediata eliminação de todos os dados pessoais que não sejam relevantes para o tratamento da denúncia. |
Como apresentar as denúncias?
O canal de denúncia interno pode pode prever a apresentação de denúncias:
| Por escrito ou verbalmente. Quando os canais prevejam a possibilidade de denúncia verbal, estes devem permitir que a mesma seja apresentada por telefone ou outros sistemas de voz e, a pedido do denunciante, em reunião presencial. |
| Anónimas ou com identificação do denunciante. Os canais de denúncia devem estar estruturados de forma a garantir o anonimato do denunciante e de quem recebeu informação sobre a denúncia. As informações que permitam deduzir a identidade são de acesso restrito a quem recebe e dá seguimento às denúncias. |
Já sobre a identidade do denunciante, o que precisa saber?
A identidade do denunciante só pode ser divulgada:
- Para cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial; e
- Após comunicação ao denunciante, por escrito, dos motivos para a divulgação dos dados, salvo se esta comunicação comprometer as investigações ou processos judiciais.
Proteção do denunciante
É garantida proteção legal ao denunciante que denuncie ou divulgue publicamente infrações sempre que o faça de boa-fé e tenha fundamento sério para crer que as informações que denuncia são verdadeiras. A lei proíbe a prática de atos de retaliação contra o denunciante. Consideram-se atos de retaliação os atos ou omissões, incluindo ameaças e tentativas de atos ou omissões, que, direta ou indiretamente, em contexto profissional e motivado pela denúncia interna, externa ou divulgação pública da infração pelo denunciante, cause ou possa causar a este último, de modo injustificado, danos patrimoniais ou morais.
É utilizador do ERP ARTSOFT? Saiba aqui como pode fazer a gestão das denúncias com os workflows do software.
Custos e Sanções pelo não cumprimento da lei Whistleblowing em Portugal
As multas pelo não cumprimento da lei de Proteção ao Denunciante são altas estão divididas em sanções muito graves e graves.
Impedir a apresentação ou o seguimento de denúncia constitui contraordenação muito grave punível com coima de 1.000 euros a 25.000 euros se o agente for pessoa singular, ou de 10.000 euros a 250.000 euros se o agente for uma pessoa coletiva.
Não dispor de canal de denúncia interno, ou oferecer esse canal sem as devidas garantias, constitui contraordenação grave punível com coima de 500 a 12.500 euros se o agente for pessoa singular, ou de 1.000 a 125.000 euros se for pessoa coletiva.
Para mais detalhe das sanções pode ser consultado o artigo 27.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.
É utilizador do ERP ARTSOFT? Conheça como os workflows podem ajudar
Por fim, saiba rapidamente como a funcionalidade workflows do ARTSOFT poder ser crucial na gestão e implementação deste programa de compliance na sua empresa.
Em primeiro, recomendamos que defina qual o processo que melhor se adapta à sua empresa. Como apoio, deixamos dois exemplos.
🧱 Mapeie internamente os passos a seguir
| Exemplo1 – Procedimentos a seguir |
|---|
| Código de Conduta e Ética Pessoal Tornar Público aos Colaboradores |
| Preparar Inquérito Criação e Disponibilização de um inquérito para as denúncias |
| Receção da denúncia No prazo de sete dias a empresa deve notificar o denunciante da receção da denúncia |
| Investigação Interna Empresa pratica todos os atos internos adequados à verificação das alegações contidas na denúncia e, se for o caso, à cessação da infração denunciada. Pode ser aberto inquérito interno para o efeito e/ou comunicação a autoridade competente para investigação da infração. No prazo de 3 meses a empresa comunica ao denunciante, de forma fundamentada, as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia. |
| Conclusão da Investigação Interna Caso o denunciante o requeira, a empresa comunica-lhe o resultado da investigação interna, no prazo de 15 dias após a conclusão desta última. |
Exemplo2 – Outro tipo de esquema que pode ser utilizado, após canal de denúncias criado |
|---|
| Denúncia Receção da denúncia |
| Triagem Pré análise das denúncias |
| Investigação Fase dedicada à investigação, caso se considere que existem indícios suficientes para tal |
| Resolução As conclusões da investigação determinarão as diligências a seguir |
De seguida, é necessário a criação do canal onde se possa fazer a denúncia interna.
🔌 Criação do Canal de denúncias e comunicação do mesmo
As empresas podem criar um inquérito para o efeito, sendo a forma mais simples de implementar este processo.
Partilhamos um exemplo de inquérito, que pode ver aqui.
O inquérito criado, pode ser disponibilizado no ARTSOFT, para que todos os utilizadores tenham acesso. Para isto, basta colocar o respetivo link na funcionalidade “Aplicações Externas”, que permite que a partir do ARTSOFT o utilizador navegue rapidamente para determinados links externos.
Info: Se quer saber mais sobre as Aplicações Externas e como as configurar no ARTSOFT, oiça este episódio do nosso podcast.
🖇️ Tratamento da denúncia
Após receção da denúncia é necessário prosseguir para a fase de investigação. Esta fase, pode ser registada e tratada nos Workflows do ARTSOFT, bastando para isso a criação de um circuito que permita dar seguimento à denúncia.
Nos Workflows deve ser criado um circuito de análise, com diferentes estados de análise. Este circuito varia de empresa para empresa e cada uma deve adotar e criar o que melhor se adapta aos processos da empresa.
Caso a denúncia não seja anónima, deverá ser dada uma resposta ao denunciante no prazo máximo de 3 meses, contados a partir do envio do aviso de receção.
Em forma de conclusão, o processo pode ser implementado em 3 fases:
Registo
O denunciante regista a sua denúncia num formulário acessível através de um link. Veja um exemplo aqui.
Análise e tratamento
É analisada a denúncia diretamente através dos Workflows, a partir do qual documenta a sua análise e respetivas conclusões.
Conclusão e Arquivamento
A pessoa com autoridade para o efeito faz a sua análise e documenta a conclusão da denúncia. O denunciante poderá verificar os resultados da análise à sua denúncia através dos Workflows.
Assista ao vídeo para ver como é que pode utilizar os workflows do ARTSOFT para o tratamento do Whistleblowing em Portugal.
Info: Se quer saber mais sobre os Workflows no ARTSOFT, consulte este tutorial.
Quer saber mais?
🧲 Fale com o seu parceiro para apoio na criação de workflows
Se é cliente ARTSOFT e pretende implementar o seu canal de whistleblowing com o apoio dos workflows do ARTSOFT recomendamos que fale com o seu parceiro especialista no software ARTSOFT. Este está preparado para o ajudar na parametrização deste e outros workflows.
Se não é cliente ARTSOFT e quer saber mais sobre o software de gestão ARTSOFT, peça-nos informações hoje. Leia também sobre: O que é um ERP?
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