Gestão de Assiduidade na sua empresa, o que precisa saber?
A Gestão de Assiduidade é um aspecto fundamental para o bom funcionamento das empresas. Através do acompanhamento e controlo da presença dos colaboradores, é possível garantir a eficiência das operações e a produtividade no ambiente de trabalho. No entanto, hoje em dia, com a adoção do trabalho remoto, esta é uma tarefa que requer obrigatoriamente o apoio da tecnologia.
A verdade é que a descentralização e o teletrabalho trouxeram questões que há uns tempos não tinham impacto no quotidiano das empresas:
- Controlar a assiduidade de um colaborador a trabalhar remotamente, é possível?
- Em empresas com um modelo híbrido de trabalho, faz sentido a existência de um relógio de ponto?
- Valerá a pena ponderar um software de Gestão de Assiduidade sem o integrar a um relógio de ponto?
Neste artigo vamos auxiliar os responsáveis de Recursos Humanos com informação que os ajude a tomar a melhor decisão sobre como implementar um sistema de Gestão de Assiduidade num ambiente empresarial cada vez mais digital.
Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:
Controlar a assiduidade em ambiente remoto | Vantagens de um relógio de ponto | Software de Assiduidade sem terminais de ponto | Porquê ponderar um software de Assiduidade como o ARTSOFT?
Software de Gestão de Assiduidades e Recursos Humanos
Gestão de assiduidade em ambiente remoto, é possível? Faz sentido um relógio de ponto?
Para responder a esta questão, lançamos primeiro a seguinte reflexão: A presença de um colaborador deve ser notória pelos resultados que entrega e não necessariamente pela sua figura. Concorda?
Em caso afirmativo, devemos então olhar para este tópico não do ponto de vista da Gestão de Assiduidade mas sim da produtividade, ou seja: é possível controlar a produtividade em ambiente remoto?
Claro, desde que haja responsabilização
Neste caso uma boa definição de tarefas e uma correta apresentação de metas e objetivos é essencial. Mas como controlar?
Dê as ferramentas certas para que o colaborador possa definir as tarefas, acompanhar a sua evolução e disponibilizar resultados para follow up aos supervisores. Lembre-se: Se não disponibilizar aos seus colaboradores uma forma destes registarem “a sua presença” (com tarefas e resultados) como espera que estes os façam?
⭐ Tome nota: A propósito deste assunto, e se, em algum momento, já sentiu necessidade de uma ferramenta de apoio como um software de projetos ou até de uma aplicação de trabalho colaborativo e mais avançada como um ERP, pondere visitar as seguintes páginas: solução de Projetos ou ERP ARTSOFT Professional.
Agora imaginemos que precisa mesmo de ter um registo de controlo da assiduidade, por exemplo para efeitos legais.
Ponderar um relógio de ponto no exterior?
Naturalmente que um colaborador que se encontre no exterior é mais difícil de controlar, no entanto, não é impossível fazer uma boa Gestão de Assiduidade. Hoje em dia, já encontra no mercado opções móveis de registo de ponto, nomeadamente aplicações que permitem o chamado “picar o ponto”.
Neste contexto, a aplicação TimeClock, que disponibilizamos para registo de ponto, é uma das soluções a considerar e que funciona como um relógio de ponto. Primeiro porque integra diretamente com o software de assiduidades ARTSOFT que garante o cumprimento do Art. 202º do Código de Trabalho, e em segundo, porque dá um apoio seguro e fiável no controlo de localização, registando as coordenadas GPS onde o colaborador picou o ponto.
E que mais vantagens há em ter uma aplicação ou solução móvel de relógio de ponto? Leia o ponto a seguir.
A minha empresa adotou o modelo híbrido de trabalho. Há vantagens em ter ou manter um relógio de ponto?
O facto de a empresa ter implementado um modelo híbrido de trabalho significa haver também idas à empresa, portanto a opção por um registo de ponto nas instalações continua a ser viável.
Pense no setor da indústria portuguesa. Mesmo que alguns colaboradores possam usufruir do teletrabalho, a maioria da força de trabalho destas empresas continuam a marcar presença nas instalações.
Agora há duas considerações que merecem atenção.
Gestão de Assiduidade e utilizar relógio de ponto com um modelo híbrido
A mais simples: Se a empresa adotou um modelo híbrido e necessita de utilizar o relógio de ponto nas instalações (seja por necessidade ou obrigação), por uma questão de coerência, facilidade e automatismo, pode ser importante que os trabalhadores remotos tenham também eles uma forma de registar o ponto no exterior. Porquê? Uma das razões prende-se com o processamento salarial mais automatizado de todos os colaboradores.
Ao ter os vários sistemas de registo de ponto (sejam móveis ou nas instalações) diretamente integrados num só software de assiduidade, os responsáveis dos recursos humanos rapidamente poderão extrair e enviar, de forma fiável e fácil, as horas de trabalho de todos os colaboradores, para os contabilistas externos processarem os salários.
Na verdade, este é um dos principais motivos pelo qual muitas empresas escolhem as nossas soluções de Gestão de Assiduidade:
- Não só porque tem uma solução móvel de registo de ponto (lançada bem antes da pandemia), que integra diretamente com o nosso software de assiduidades;
- Como também este software é reconhecido por integrar (e ser agnóstico a marcas) com os mais seguros e conhecidos sistemas de relógio de ponto (sejam com registo de picagens através da leitura de cartões de proximidade ou com relógios de ponto multibiométrico – verificação por rosto e impressão digital).
Gestão de Assiduidade com controlo de escalas
A par disto, o mais importante: dá resposta à consideração que aparentemente pode ser a mais complexa: a Gestão de Escalas.
Voltemos ao exemplo do setor da indústria, onde a adoção do regime de escalas é frequente. Neste caso, é óbvia a necessidade de ter um relógio de ponto que permita verificar as entradas e saídas dos colaboradores.
Mas como são criadas as escalas? E quanto tempo levará um responsável de recursos humanos ou chefia departamental a proceder à gestão de escalas, se estas forem feitas manualmente ou com o auxílio de uma folha de cálculo?
É aqui que um software de Gestão de Assiduidade como o ARTSOFT poderá fazer a diferença
Esta solução permite que os supervisores criem facilmente as escalas dos colaboradores tendo como base regras criadas na empresa (como por exemplo número máximo de horas permitidas por turno) como também as férias e indisponibilidades do colaborador. Desta forma, o software gera a escala praticamente de forma automática e sem erros.
Mas tão importante quanto criar as escalas, pode ser a presença de um ecrã (em tv, tablet, desktop, etc) que valide a presença dos colaboradores em tempo real.
Ainda no exemplo da Indústria, este ecrã que falamos, o Screen Timeview (também disponível com o nosso software), pode ainda ser parametrizado para em chão de fábrica mostrar o tempo executado em determinada tarefa de determinado recurso. Já pensou no potencial?
Perante tudo isto, ainda pensa que o modelo híbrido não se coaduna com um relógio de ponto? Podemos até concordar que um registo de ponto sem a integração a um software possa ficar aquém das expetativas. Mas quando integrado a um software de Gestão de Assiduidade, as vantagens são infinitas.
Continue a ler para saber mais sobre a importância deste software de Gestão de Assiduidade.
Ponderar um software de Assiduidade sem a existência de um equipamento de registo ou relógio de ponto, faz sentido?
O controlo de presenças e gestão de assiduidade é muito mais do que um registo de ponto.
Além da gestão de escalas e turnos que já falámos, os responsáveis de Recursos Humanos e supervisores de equipas têm, todos os meses, as mesmas tarefas por fazer.
Gerir horários e respetivas trocas, gerir irregularidades, férias e feriados, regularizar presenças, gerir bancos de horas e ainda monitorizar tudo isto são apenas alguns exemplos do que têm em mãos.
Como podemos ver, são semanas de trabalho que só podem ser simplificadas e mitigadas com o apoio de um software completo de Assiduidade.
Portanto a resposta à questão – se é recomendado a aquisição de um software de assiduidades, tendo ou não registo de ponto? é:
Sim, especialmente para empresas com mais de 10 colaboradores
Para ter uma ideia, uma empresa com apenas 10 colaboradores pode poupar mais de 4.200€ anuais com um software de assiduidades, e isto só simulando as funções básicas de trabalho (manual) de um responsável de RH no controlo das presenças e gestão de assiduidade.
Se quiser testar a sua empresa pode fazê-lo gratuitamente aqui, no nosso simulador, e ver quanto pode poupar. É quase certo que se vai surpreender.
Mas voltemos à necessidade de um software de Assiduidade
Já percebemos que para empresas com 10 colaboradores faz sentido existir, no entanto, o que pode ser dispensável, é a existência de um registo de ponto fixado nas instalações ou até a aplicação móvel como o TimeClock para o exterior.
Analise connosco: Se pretender apenas cumprir a obrigação legal e ao mesmo tempo otimizar a relação dos colaboradores com a empresa, pode ser suficiente outra solução que ainda não falámos aqui, o Portal do Colaborador.
Este portal online, que será acedido por cada colaborador (com um utilizador e password individual, que lhe dará acesso a certas permissões), tem praticamente tudo o que cada colaborador precisa para comunicar diretamente com a sua chefia direta.
Aqui os colaboradores podem em qualquer momento aceder aos recibos de vencimento, alterar dados pessoais, enviar declarações, marcar férias, registar presenças, registar tempos despendidos em tarefas, pedir trocas de horários, marcar indisponibilidades, consultar bolsas de horas, ver quais formações têm marcadas e ainda registar despesas em serviço.
Já um supervisor, também no portal pode, além de fazer os seus próprios registos, aprovar e validar os pedidos das suas equipas.
E qual o benefício deste portal para o responsável de Recursos Humanos?
É que tudo o que acontece neste portal é sincronizado com duas soluções ARTSOFT, as Assiduidades e os Recursos humanos, otimizando e acelerando as suas funções.
Exemplos: Com a sincronização do portal à solução de Recursos Humanos, rapidamente poderá validar as declarações (por paternidade, baixa ou até por isolamento). Já com o Portal e a solução de Assiduidades poderá analisar em Power BI os incumprimentos ou horas trabalhadas de um ou vários colaboradores.
⭐ Saiba também que: Com a solução de Recursos Humanos ARTSOFT poderá ainda ver automatizado o processamento salarial por ligação nativa à solução de Assiduidade. Por outro lado, a ligação do Portal do Colaborador com a solução de Recursos Humanos traz como resultado um importante alívio das tarefas administrativas do departamento de RH, pois muitas passam a ser executadas pelos colaboradores por via do Portal.
Mas há mais! Este Portal do Colaborador traz também benefícios para outros departamentos.
Por exemplo, Consultoras ou Construtoras que precisem de gerir projetos e obras, encontram neste portal uma forma fácil de pedir aos colaboradores para registar as tarefas e as despesas em serviço que falámos acima. Neste caso, a solução de Projetos (consulte o vídeo aqui) que já tivemos oportunidade de apresentar quando falámos em controlo de produtividade, deve ser equacionada.
Com tudo isto, ficou com vontade de conhecer o nosso Portal do Colaborador? É que este é mais uma das boas razões para ponderar um software de assiduidades na empresa!
E há mais no ponto a seguir.
Porquê adquirir o nosso software de assiduidades?
Ao longo do artigo já falámos de muitos benefícios de utilização de um software de assiduidades, em concreto o da ARTSOFT. Damos agora especial atenção a um último ponto, que talvez ajude a tomar a decisão mais rápido do que pensa.
A sua empresa = único software de gestão
Chega de colecionar software atrás de software. As empresas devem adotar um só sistema, que permita a gestão das várias áreas. Chega de duplicar informação entre software diferentes e de silos entre departamentos.
A nossa solução de Assiduidades faz parte de um ERP que reúne num só software um conjunto robusto de soluções que dá resposta a todas as necessidades de gestão. Exemplos:
- A contabilidade da sua empresa é feita internamente? Então saiba que o processamento do vencimento será praticamente automático, pois as nossas soluções de Recursos Humanos e Contabilidade têm acesso ao histórico de registo de presenças.
- Quer enviar uma mensagem a um colaborador, com um aviso ou alteração de horário? O ERP tem um serviço de SMS notification que agiliza rapidamente o envio.
- Um colaborador está envolvido num projeto da empresa e quer registar uma despesa de serviço? Pode fazê-lo diretamente no portal do colaborador que sincroniza com a solução de Contabilidade, avisando o departamento financeiro da despesa em questão.
- Quer saber quais os colaboradores que mais cumprem os horários e se há desvios de comportamento com o passar dos anos? Basta aceder a um dashboard de Business Intelligence com ligação direta à solução de assiduidades.
Os exemplos que mostramos são apenas alguns dos processos que este software otimiza. E que garantem que, mais dia menos dia, a sua empresa consiga reunir tudo num só software (sim, porque no início não precisa de adquirir logo todas as soluções).
À medida das necessidades da empresa, pode ir adicionando soluções e numa primeira fase, adquirir somente a solução de Assiduidades, que está à sua espera aqui.
Vamos conversar?
