Controlo de Assiduidade – O que é e como fazer?
O controlo de assiduidade numa empresa nem sempre é um tema fácil.
Em Portugal o controlo de assiduidade é considerado uma obrigação legal para todas as empresas tendo estas que, de acordo com o artigo 202º do código do trabalho, registar o tempo de trabalho de cada colaborador (mesmo em teletrabalho).
Mas será que a sua empresa deve apenas preocupar-se com a assiduidade enquanto obrigação?
Está mais que provado que o controlo da assiduidade é importante para promover a confiança e a transparência, podendo ainda contribuir para uma melhor produtividade e eficiência dos colaboradores na empresa. Porquê? As razões são simples:
- É através deste controlo de assiduidade que os salários são calculados de forma justa e transparente.
- É com este controlo que se conseguem detetar melhorias e oportunidades junto das equipas, na medida em que os registos ficam disponível para análises futuras.
Por esse motivo neste artigo iremos partilhar consigo algumas boas práticas e dicas para um eficiente controlo de assiduidade. Fique por aí! Boas leituras!
Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:
O que é o Controlo de Assiduidade? | Quais os métodos principais | Como controlar a assiduidade em teletrabalho? | Assiduidade vs Pontualidade | Quando ponderar um software de Controlo de Assiduidade?
O que é o Controlo de Assiduidade?
O controlo de assiduidade é o processo que verifica a presença de uma pessoa no seu local de trabalho ou em outro local em que é esperado que esta esteja.
Pode ser feito de várias formas, como por exemplo registando a hora de entrada e de saída (exemplo: registos de ponto), contando o número de horas trabalhadas, ou usando dispositivos específicos como relógios de ponto ou outras tecnologias de monitorização.
Em traços gerais, o controlo de assiduidade é útil para garantir que os colaboradores cumprem com os seus horários de trabalho e para monitorizar a produtividade. Além disso, também serve para determinar o salário e as horas extras de um funcionário.
Quais os métodos de controlo e gestão de assiduidade?
Os principais métodos de controlo de assiduidade incluem:
- Registo manual de horas: Neste método, os colaboradores registam as suas horas de entrada e de saída manualmente num registo de ponto ou numa folha de horas. Este método é simples e de baixo custo, mas pode ser propenso a erros e fraudes.
- Relógios de ponto: Os relógios de ponto são dispositivos que os funcionários têm de usar para marcar a hora de entrada e de saída. Os relógios de ponto podem ser manuais ou automáticos e podem ser configurados para imprimir recibos ou registar os dados numa base de dados.
- Sistemas de controlo de ponto eletrónicos: Estes sistemas permitem aos colaboradores registar a sua presença usando um cartão ou uma pulseira eletrónica, ou até mesmo através do reconhecimento facial ou de voz. Os dados são armazenados numa base de dados e podem ser analisados pelos gestores.
- Monitorização de atividades e tarefas: Algumas empresas utilizam software para registar as tarefas dos colaboradores no computador e determinar quanto tempo estão a trabalhar. Esta informação pode ser usada para medir a produtividade e para ajudar a identificar problemas ou oportunidades de melhoria.
- GPS e rastreamento de dispositivos móveis: É ainda possível utilizar o GPS ou o rastreamento de dispositivos móveis para verificar a localização dos funcionários durante o horário de trabalho. Este método pode ser útil para empresas que têm funcionários que trabalham no exterior e em locais remotos.
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Como controlar a assiduidade em teletrabalho?
Hoje em dia, as empresas têm várias opções para controlar a assiduidade dos colaboradores que trabalham a partir de casa ou de outro local fora da empresa:
- Definir horários de trabalho claros: É importante estabelecer horários de trabalho específicos e esperar que os funcionários os cumpram. Os horários de trabalho podem ser estabelecidos com base nas necessidades do trabalho ou nas preferências dos funcionários, desde que sejam cumpridos.
- Utilizar ferramentas de comunicação e colaboração: As ferramentas de comunicação e colaboração, como o Teams, Skype ou o Slack, podem ser úteis para manter o contacto com os funcionários e para verificar se estão a trabalhar. Algumas destas ferramentas também permitem aos gestores verificar o tempo que os funcionários passam online.
- Definir metas e prazos claros: É importante estabelecer metas e prazos claros para o trabalho dos funcionários e esperar que cumpram essas metas. Isso pode ajudar a garantir que os funcionários estão a trabalhar de forma eficiente e produtiva.
- Utilizar ferramentas de monitorização: Algumas ferramentas de monitorização, como o software de controlo de atividades, podem ser usadas para monitorizar o trabalho dos funcionários e verificar se estão a cumprir com os seus horários de trabalho. No entanto, é importante garantir que essas ferramentas são usadas de forma justa e ética.
- Manter o contacto regular: Mantenha o contacto regular com os funcionários que trabalham a partir de casa para garantir que estão a cumprir com os seus horários de trabalho e para resolver quaisquer problemas que possam surgir.
Controlo de Assiduidade vs Pontualidade – Qual a diferença?
A assiduidade refere-se à presença de uma pessoa no seu local de trabalho ou em outro local onde é esperado que esteja. Por exemplo, um funcionário pode ser considerado assíduo se estiver presente no seu local de trabalho durante todo o seu horário de trabalho.
A pontualidade, por outro lado, refere-se à capacidade de uma pessoa de chegar a um local no horário estabelecido. Por exemplo, um funcionário pode ser considerado pontual se chegar ao trabalho no horário estabelecido todos os dias.
Em resumo, a assiduidade diz respeito à presença de uma pessoa no seu local de trabalho, enquanto a pontualidade diz respeito à capacidade de uma pessoa de chegar a esse local no horário estabelecido.
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Quando ponderar utilizar um software para controlar a assiduidade?
Depois de conhecer a importância do controlo de Assiduidade, chegámos à questão que importa analisar internamente na sua empresa.
Da nossa experiência, partilhamos quais as principais razões que têm levado os responsáveis de recursos humanos a considerar a utilização de um software para controlar a assiduidade dos colaboradores:
- Evite erros no registo de horas: A utilização de um software de controlo de assiduidade pode ajudar a evitar erros ou fraudes no registo de horas, pois os dados são registados de forma automática e precisa.
- Monitorize a produtividade: Alguns software de controlo de assiduidade permitem aos gestores monitorizar o tempo que os colaboradores passam a trabalhar e verificar se estão a cumprir com as suas metas e prazos. Desta forma pode identificar problemas ou oportunidades de melhoria.
- Melhor gestão de horas extras: Com o software de controlo de assiduidade pode facilmente gerir as horas extras dos colaboradores, pois os dados são registados de forma precisa e podem ser usados para calcular os salários e as horas extras de cada pessoa.
- Simplifique o processo de folha de horas: A utilização de um software de controlo de assiduidade pode simplificar o processo de registo de horas e de cálculo dos salários, pois os dados são armazenados numa base de dados e podem ser facilmente analisados.
- Cumpra com as leis e regulamentos: Alguns países exigem que os empregadores mantenham registos precisos das horas trabalhadas pelos funcionários. O uso de um software de controlo de assiduidade pode ajudar a garantir que os empregadores cumprem com essas exigências.
Se algumas destas razões são críticas na sua empresa pondere conhecer hoje o nosso software de controlo de assiduidades. Conheça ainda referências nacionais e empresas que já utilizam as nossas soluções.
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