Reuniões de trabalho – 10 tendências que a pandemia Covid-19 deixou nas empresas
As reuniões de trabalho são o novo pão nosso de cada dia. Mas será benéfico?
Reuniões de trabalho no Zoom, Teams, BlueJeans, Cisco WebEx, TeamViewer, Google Meet, Skype, True Conf, Slack, GoToMeeting, Fellow, Jitsi Meet e tantas mais plataformas e software disponíveis que difícil é conseguir memorizar tantas opções para um só objetivo: reunir.
Reunir consistente e periodicamente, de forma a que os profissionais se mantenham alinhados nas equipas, nos objetivos, na cultura da empresa. Mas será que a existência persistente de reuniões (meetings como alguns gostam de lhe chamar) é assim tão benéfica?
Será que estes dois últimos anos de pandemia não trouxeram vícios excessivos nas empresas ou, por outro lado, agilizaram e aceleraram como nunca a comunicação interna e externa?
Neste artigo partilhamos 10 tendências que fazem hoje parte da rotina das empresas no que respeita a reuniões e videoconferências. Acompanhe-nos e tire proveito desta leitura para a sua empresa. Vamos lá?
Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:
O estado das reuniões nas empresas em 2020 e 2021 | Como ser mais produtivo em reuniões e na Comunicação Interna com o apoio de ERP
Conheça 10 tendências que nos últimos dois anos (2020 e 2021) se acentuaram nas empresas
Videoconferências e o estado atual das reuniões
Com a maioria das empresas a adotar o trabalho remoto, as reuniões por videoconferência tornaram-se parte integrante do dia a dia. Curioso(a) para saber se as reuniões na sua empresa vão ao encontro das tendências ou está em disrupção?
1. Terça e Quarta feira são os dias favoritos e o horário? A meio da manhã, entre as 10h e as 12h
Independentemente do setor ou dimensão, há consenso geral. O meio da semana e o meio da manhã são os horários favoritos para reuniões. E os piores dias? Não é difícil adivinhar, segunda e sexta-feira são os dias não.
2. Principais dificuldades em reuniões virtuais (2021): falta de experiência (40%); Problemas técnicos (32%), Envolvimento e participação ativa (18%)
Em média, 15% do tempo despendido em reuniões é ocupado com problemas técnicos e falta de experiência dos colaboradores com as plataformas. Quer isto dizer que, numa reunião de 1h, 9 minutos do tempo de todos os intervenientes é perdido pelas duas principais dificuldades em reuniões virtuais.
3. Desde a pandemia: O tempo passado em reuniões subiu 10%, apesar da duração média de uma reunião ter reduzido 20%
Apesar da frequência de reuniões ter subido (em média temos mais três reuniões por semana do que tínhamos antes da pandemia), assistiu-se a uma redução na duração das reuniões: Veja-se as estatísticas: A quantidade de reuniões curtas (30 minutos ou menos) aumentou 22%, já a quantidade de reuniões longas ( mais de 1 hora), diminuiu 11%.
4. O número de participantes em reuniões subiu para 14% em comparação com anos antes da pandemia
Com a pandemia, as reuniões deixaram de ser um exclusivo da rotina dos executivos, diretores e gestores. Os profissionais abaixo do C-Level têm agora mais reuniões do que em qualquer outra altura. Uma oportunidade para comunicarem perspetivas e pontos de vistas. Apesar do ambiente remoto, as empresas tornaram-se mais plurais e inclusivas.
5. As reuniões 1:1 (um para um) aumentaram 18%
Num estudo recente sobre o Futuro das Reuniões, 85% dos entrevistados diz terem, atualmente, pelo menos reuniões 1:1 com regularidade semanal ou bimensal. Em detalhe, 64% dos entrevistados indicam que têm reuniões 1: 1 uma vez por semana e 21% dos entrevistados têm reuniões 1: 1 numa base quinzenal.
6. 63% das reuniões são conduzidas sem uma agenda e planeamento
A falta de agenda e planeamento de reuniões são apontadas como as principais razões para o insucesso das mesmas. Por outro lado 46% das reuniões não têm um objetivo concreto ou propósito partilhado entre todos os participantes.
7. Feedback das reuniões de trabalho continua a ser incomum ou nenhum
Também num inquérito recente conduzido a CEO e executivos de multinacionais, 23% dos entrevistados indicam que a sua empresa não recolhe feedback de reuniões. E 41% das pessoas disseram que, quando acontece, é muito raramente.
8. Grande parte dos participantes numa reunião não estão, na verdade, na reunião
Num estudo sobre como é que as reuniões estão a afetar a produtividade, 41% dos entrevistados confessam que muitas vezes fazem várias tarefas durante as reuniões e 69% verificam mails com frequência, ou seja, desligam-se da reunião se esta não estiver diretamente relacionado com a sua pessoa. 47% queixam-se que a maior parte das reuniões são tempo perdido.
9. No geral, 67% dos colaboradores queixam-se que o excesso de reuniões atrapalha a produtividade
As marcações de reuniões em excesso podem trazer insatisfação e quebras de produtividade. 45% dos executivos seniores acha que a produtividade pode ser melhorada se as reuniões forem limitadas a um só dia por semana. 44% dos participantes em reuniões frequentes, dizem que reuniões repentinas ou não programadas impedem a concentração no trabalho.
10. Se está relacionado com o aumento de reuniões? Não sabemos, o facto é que o dia de trabalho está mais longo
O white-paper Collaboration during Coronavirus: The impact of Covid-19 on the nature of work do National Bureaus Of Economic Research comprova a perceção que muitos de nós temos: O tempo médio do dia de trabalho aumentou para mais de 48,5 minutos, ou em percentagem, subiu mais 8,2%. Se está relacionado com o aumento de reuniões?
Não sabemos, o que o estudo diz é que são enviados mais e-mails (+ 8,3% do que antes) em horários fora do período normal de trabalho. Será isto um sinal de falta de tempo?
Quer saber de onde retiramos informações ou quer explorar por si mais estatísticas? Confira as Fontes do artigo: Survey Monkey | National Bureaus of Economic Research | Harvard Business School | Doodle | The future of meeting, Fellow | American Express Meetings & Events | Atlassian, Other. ai.
Pense nisto: 🎯 E na sua empresa, segue estas tendências ou está em disrupção? Se se identifica com estas estatísticas sabe que é necessário mais foco, mais planeamento e melhor gestão das reuniões internas. Como?
Será que um ERP pode ajudar nas reuniões de trabalho? Nós respondemos: Sem dúvida que Sim!
Em média, 15% do tempo dos profissionais de uma empresa é passado em reuniões e não bastando, cada um passa, pelo menos, cerca de 4 horas por semana só a preparar reuniões. Como vê, estamos a falar de uma percentagem bastante alta, que – a ser uma realidade na sua empresa – deve merecer a sua atenção.
Por esse motivo partilhamos algumas funcionalidades e soluções que constam de um ERP como o ARTSOFT e que podem ser facilitadores das próximas reuniões que tiver na empresa.
🚀 Permita que os seus colaboradores tenham uma agenda de tarefas planeadas e disponível para todos
Crie mensalmente a sua agenda de tarefas planeadas, indicando o que é prioritário. Partilhe com as suas equipas, para que estes respeitem as suas prioridades de trabalho. Com a solução de Agendas do ARTSOFT vai facilitar a organização de reuniões de trabalho, permitindo um elevado planeamento de tarefas individuais ou coletivas.
🧲 Utilize o poder da integração do ERP com o Outlook para sincronizar as suas reuniões de trabalho
Com a integração do ARTSOFT com o Outlook, basta que agende as suas reuniões no Outlook para que estas fiquem integradas no ERP. Desta forma poderá diretamente no ERP consultar o seu calendário de reuniões.
📑 Encontre outras formas mais práticas para comunicar assuntos específicos
Nem todos os assuntos são motivos de reuniões. A comunicação assíncrona é um ativo muito importante que a sua empresa deve cultivar, pois aumenta a produtividade ao mesmo tempo que garante que a informação circula.
A título de exemplo conheça as várias ferramentas de comunicação assíncronas que o ERP ARTSOFT disponibiliza: Envio de e-mail ou sms diretamente do ERP para um colega, cliente ou fornecedor. Notificações diversas entre o ERP e as APP ARTSOFT, para que os utilizadores das aplicações sejam notificados de informações relevantes. Chat disponível entre todos os utilizadores do ERP, para rápida partilha de mensagens. Criação de notas/lembretes em diversas janelas de trabalho do software de gestão, que podem ser criadas e partilhadas para que outros utilizadores vejam as notas que deixou.
👨💼 Tenha processos automatizados para permitir a circulação de informação sem margem de erro
Dois dos maiores motivos para a marcação de reuniões internas são esclarecimentos de dúvidas ou necessidade de confirmar que o colega ouviu/viu o que se pretende. Com a criação de workflows no ARTSOFT, grande parte das reuniões deste tipo são evitadas, na medida em que estes workflows garantem que os utilizadores recebam follow ups de acordo com os workflows em que estão envolvidos.
💼 Se as suas reuniões se devem à existência de Projetos na sua empresa, pondere uma solução dedicada ao tema
Os gestores de projetos têm frequentemente necessidade de reuniões com as diferentes equipas. Para que estas reuniões possam ser produtivas, o ERP ARTSOFT disponibiliza uma solução completa de Gestão de Projetos que permite não só o planeamento de tarefas como também o acompanhamento e respetiva monitorização.
✅ Crie eventos/tickets que tenham todo o histórico da reunião e que tenham registados os próximos passos
Para que haja um documento comum a todos os participantes na reunião, utilize o ARTSOFT Business Process Management onde poderá criar eventos por reunião e assim assegurar que todos trabalham sob a mesma base. Este evento ficará depois disponível a todos os participantes, onde poderão ser registados follow ups de ações que tenham ficado definidas.
⏰ Crie alertas dentro do ERP para não se esquecer das reuniões planeada
Com o sistema de alarmística disponível no ERP pode criar alertas à sua medida, para si ou para outros utilizadores, garantindo a sua presença em reuniões. Esta funcionalidade é especialmente importante para profissionais com uma agenda muito preenchida.
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ARTSOFT Software de gestão – O Software ERP para Empresas de todas as dimensões
Software de gestão desenvolvido para se ajustar rapidamente às mudanças empresariais, estruturais e governamentais. Com esta solução, disponível até 15 utilizadores, garante que a sua empresa tem uma capacidade de resposta acima da média, onde poderá incorporar soluções à medida das suas necessidades.
De fácil utilização, este software de gestão é uma resposta completa para todos os departamentos da sua empresa.
Com este software intuitivo, a sua empresa estará apta para responder a todas as tarefas comerciais, contabilidade, recursos humanos, assiduidades, monitorização, serviço pós-venda, gestão, etc., podendo adquirir apenas as soluções que precisar e quando precisar.
Aliada a esses benefícios, está também a segurança de lhe ser atribuído um parceiro próximo, que poderá recorrer para um suporte totalmente personalizado.
Mais tarde, poderá adquirir mais módulos à medida, sem ter de mudar toda a estrutura empresarial já inserida no software.
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