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10 Março 2022

Gestão de projetos nas empresas com o apoio do software ARTSOFT

Gestão de Projetos: Avalie a sua empresa ao nível da Gestão de Projetos

A Gestão de Projetos é importante para qualquer empresa e é transversal ao seu setor e dimensão. Quer isto dizer que não é algo exclusivo de multinacionais, consultoras ou construtoras, como podíamos pensar.

Na verdade, hoje em dia não há empresas que, desde que tenham objetivos definidos, não sintam necessidade de gerir projetos. ‘– Ah, mas na minha empresa não fazemos gestão de projetos‘ , pode estar agora o(a) leitor(a) a pensar. Mas será mesmo que não fazem?

Da nossa experiência, o que temos reparado e muitas vezes acontece é que grande parte das empresas gere projetos sem ter perceção que o faz, ou seja, não há uma gestão de projetos estruturada e sistematizada, que a longo prazo possa resultar em benefícios. Estas empresas mantém-se ao longo do tempo num nível inicial de maturidade na gestão de projetos, o que não quer dizer que não o façam.

Por outro lado há outras empresas que, à medida que evoluem na sua gestão de projetos, vão ganhando maturidade e percebendo que precisam fazer melhorias. Daí surgiu o conceito de MMGP (Modelo de Maturidade em Gestão de Projetos), uma matriz criada em 1999 por Darci Prado que ilustra a evolução da gestão de projetos numa organização.

Quiz para empresários – Qual o nível de maturidade da empresa em gestão de projetos?

Neste artigo, e tendo como base a matriz que acabámos de falar, convidamos a sua empresa a testar o nível de maturidade em que a sua gestão de projetos se encontra. Através de um quiz gratuito e sem necessidade de deixar os contactos (o resultado fica logo disponível) vai ficar com uma ideia rápida do ponto de situação em que a sua empresa se encontra.

Depois do teste, apresentamos-lhe uma descrição de cada nível e no final damos-lhe a conhecer o software de gestão de projetos ARTSOFT, desenvolvido precisamente com o propósito de ajudar as empresas, independentemente do seu setor e dimensão, a evoluir. O objetivo? Padronizar a forma como se gerem projetos na empresa. Vamos começar?

Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:

Fazer o Quiz | Níveis de Maturidade | Vídeo de apresentação da solução

Modelos de maturidade em gestão de projetos e o que isso significa

Falar de modelos de maturidade em gestão de projetos é falar na própria definição de maturidade, ou seja, a qualidade ou estado de ser maduro.

Tal como o ser humano, que evolui com o passar do tempo para diferentes níveis de maturidade, também as organizações alcançam estados de maturidade que as permitem alcançar melhores condições para atingir os seus objetivos. Perante isto, tornou-se evidente a necessidade de criar então os chamados modelos de maturidade.

Estes modelos têm hoje em dia um papel muito importante, não só porque ajudam a caracterizar e definir os diferentes níveis como também mostram que todos os processos relativos à gestão de projetos são dependentes de capacidades e competências e que estas podem ser medidas ou avaliadas. Trata-se por isso de uma gestão em melhoria contínua.

Ao longo dos tempos foram surgidos vários modelos de maturidade

Atualmente existem vários modelos de maturidade de projetos que podem ser utilizados. Desde o CMMI (Capability Maturity Model Integration), ao PMMM (Project Management Maturity Model), MMGP (Modelo de Maturidade em Gestão de Projetos) ou OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model), entre outros, todos estes modelos apresentam fatores chave de sucesso que permitem ajudar as empresas a atingir com sucesso os seus objetivos.

Neste artigo vamos destacar o modelo MMGP, idealizado pelo professor, engenheiro químico e escritor Darci Prado, por ser simples e muito fácil de colocar em prática.

Na imagem abaixo partilhamos os cinco níveis de maturidade deste modelo e que devem ser observados tendo como base seis dimensões a avaliar: Conhecimentos de Gestão, Prática de Metodologias, Digitalização, Colaboração, Estrutura Organizacional e Alinhamento com os Negócios.

gestão de projetos empresas — Gestão de Projetos: Níveis de Maturidade segundo o modelo MMGP

Para ajudarmos o leitor a compreender este modelo, elaboramos um quiz com cinco perguntas que pretendem ajudar na identificação do seu nível de maturidade.

Selecione as respostas com base nas que mais se aproximarem da sua realidade. No final conheça o nível de maturidade em que a sua empresa, provavelmente, se encontra.

Conheça os níveis de forma mais detalhada

Com base no resultado do seu teste, verifique abaixo o que cada nível significa.

Nível 1 – Inicial – Começar é palavra de ordem

Se a sua empresa se encontra neste nível, provavelmente ainda não existiu uma oportunidade para organizar a gestão de projetos. Nesta fase é comum existirem apenas tentativas de gestão isolada de alguns colaboradores e alguma resistência à implementação de uma nova cultura. Isto pode implicar desalinhamento total e pode conduzir a um índice de sucesso baixo.

É também frequente a inexistência de processos de gestão de projetos bem implementados. Provavelmente, as tarefas são feitas de forma aleatória e é um desafio prever o seu sucesso já que tudo é feito numa perspetiva ad hoc. Disto pode resultar a ausência de responsabilidade e coesão entre as equipas. O facto de existir pouca documentação ou nenhuma dificultará também a avaliação do sucesso.

No entanto é importante relembrar que este é apenas um nível inicial e não necessariamente algo negativo. Neste nível a empresa precisa somente de estar consciente do patamar em que se encontra e tomar medidas de melhoria, por exemplo criar alguns processos básicos com as etapas dos projetos e começar a preparar alguma documentação que possa ajudar os colaboradores.

Nível 2 – Conhecido – Repensar e estruturar são os próximos passos

Neste nível pode ser necessário que as equipas de projetos procurem formação ou documentação que os apoie a repensar ou estruturar os seus processos. Aqui é essencial que se inicie um plano que uniformize a gestão de projetos junto de todos, para que haja uma linguagem comum aos intervenientes.

A característica mais importante que a empresa deve ganhar consciência nesta fase é o alinhamento da gestão de projeto ao próprio negócio, para que haja um propósito comum e isso conduza a uma melhoria no seu core business.

Tenha isto em mente: a gestão de um projeto não pode nem deve ser pensada de forma separada aos objetivos estratégicos da empresa.

⭐ Tenha isto em mente: a gestão de um projeto não pode nem deve ser pensada de forma separada aos objetivos estratégicos da empresa.

Portanto este é o nível em que deve haver coesão e não apenas gestão de projetos separados e individuais. Uniformizar de uma vez por todas a metodologia a utilizar e comunicá-la junto de toda a organização é o primeiro passo a dar em direção à melhoria. Por exemplo: como é que a sua equipa comercial organiza os seus projetos e tarefas? Será que a sua equipa de logística ou de marketing adota a mesma gestão? Considerando que estas áreas precisam de estar muito alinhadas, será que faz sentido continuarem numa gestão de silos? A este nível procure conhecer a nossa solução de projetos que permite integração completa de toda a estrutura da empresa num só software.

Recomendamos também que se reúna com os diretores dos vários departamentos da sua empresa e os convide a criarem uma metodologia única para a empresa em vez de apenas para as suas equipas. Desta forma a avaliação tornar-se-á mais fácil e entendível por todos. Começar a padronizar processos na empresa tornará a mesma mais ágil e eficiente, melhorando substancialmente o poder da sua empresa como um todo. Já dizia Aristóteles: “o todo é maior do que a soma das suas partes”.

Nível 3 – Padronizado – A par e passo com o que rodeia a empresa

O nível três deste modelo de maturidade em gestão de projetos significa que a sua empresa já entendeu a importância de uma gestão de projetos assente numa metodologia avançada, implementada e comprovada. Já se efetuaram todos os testes pilotos, já se aprendeu com os erros e a sua empresa já fala toda a mesma língua no que respeita à metodologia que seguem. Nesta fase é comum as empresas já se socorrerem de um apoio tecnológico na gestão de projetos. Se a sua empresa se encontra neste nível e ainda não tem uma ferramenta tecnológica de apoio à gestão de projetos recomendamos que navegue até ao fim deste artigo, pois é este o momento certo para nos consultar.

Até porque esta é a fase em que a administração mais se deve envolver na gestão de projetos, promovendo uma cultura de melhoria contínua e de mudanças quando necessário. Por outro lado, é recomendado, uma vez que os processos já estão bem implementados, que sejam também eles documentados para que novos membros possam assimilar a mesma formação que a equipa rotinada já tem. Também aqui devem ser preparados – se se justificar na sua empresa – planos de contingência claros para as várias tipologias de projetos em situações de imprevisibilidade.

Um exemplo claro deu-se a propósito da pandemia covid-19, onde as empresas foram obrigadas a reformular processos de trabalho devido a uma condicionante externa.

Nível 4 – Gerido – Quase um caso de sucesso

Este já um nível bastante avançado na gestão de projetos. Aqui a sua empresa já procura comparar a sua gestão com empresas conhecidas como casos de sucesso na gestão de projetos. O objetivo é percecionar tendências e inovações no mundo da gestão dos projetos para análise e possível adaptação à realidade do vosso negócio.

Nesta fase a sua empresa provavelmente já utiliza algum software ou aplicação de apoio à gestão de projetos ou não tendo, está à procura de uma solução.

No caso de já ter, é comum haver necessidade de desenvolvimento específico na ferramenta de trabalho que a empresa utiliza na gestão de projetos ou se esta não suportar, ponderar uma nova solução. Porquê? Porque a sua empresa já tem uma noção muito clara de como alcançar o sucesso. Com base em experiências passadas e métricas, é provável que a empresa queira otimizar o seu software para ir ao encontro de necessidades que lhe sejam mais concretas. Se este é o seu caso, saiba que nós, na ARTSOFT, podemos ajudar.

O nosso software de gestão de projetos permite desenvolvimento específico e parametrizações às regras de negócio da própria empresa. Quer isto dizer que este software – ao contrário de outras soluções fechadas de gestão de projetos, normalmente disponíveis apenas online – tem o benefício de poder adaptar-se totalmente à empresa. Basta uma partilha dos requisitos junto da nossa equipa de desenvolvimento para que a sua empresa receba uma proposta e solução à medida.

Nível 5 – Otimizado – A perfeição não existe, mas é preciso caminhar na sua direção

Aqui a palavra de ordem é a melhoria contínua. Tal como no nível 4 – Gerido, também neste nível é frequente as empresas ponderarem adicionar desenvolvimento específico ao seu software de gestão de projetos e também aqui nós podemos ajudar.

No nível otimizado, os esforços das equipas de gestão de projetos estão muito direcionados para manter a eficiência e a produtividade, porque já se encontram num nível bastante elevado, isto é, se a sua empresa se encontra já neste estado de maturidade, o vosso índice de sucesso já se encontra muito perto dos 100%.

É agora tempo para adotar uma política de melhoria contínua e até de assumir maiores riscos e projetos, na medida em que a empresa já provou ter capacidade de resposta ou não tendo, sabe como lá chegar.

Mais que não seja porque entretanto já descobriu neste artigo que em Portugal há uma solução de gestão de projetos preparada para ajudar no que precisar. Vamos lá?

Como pode um software de gestão de projetos ajudar a sua empresa?

Agora que tem uma ideia de qual poderá ser o nível de maturidade da sua empresa, é importante identificar que melhorias ou decisões deve tomar para uma melhor gestão de projetos. Nesta medida pode ser pertinente equacionar o apoio tecnológico de um software, ou seja, uma ferramenta de trabalho que centralize tudo o que acontece numa gestão de projetos.

Neste âmbito, o software de gestão de projetos ARTSOFT pode ser a solução a ponderar. Não só porque dá resposta a todas as fases, desde o planeamento, orçamentação, acompanhamento e monitorização, como também está pensada para integrar com outras soluções de gestão que as empresas utilizam diariamente, como a gestão comercial, contabilidade, recursos humanos e assiduidades. Desta forma, as empresas utilizam um só software, onde tudo está ligado e sincronizado.

Abaixo pode conhecer algumas características da solução.