O que é a assinatura digital de uma fatura e como verificar se é válida?
Assinatura digital de uma fatura, o que precisa saber?
Uma fatura torna-se eletrónica a partir do momento em que tem incorporada uma assinatura digital. Ao utilizar faturas eletrónicas está a investir na segurança, eficiência e desmaterialização da sua empresa.
Para sua comodidade, respondemos a algumas perguntas frequentes sobre Assinatura Digital e Faturas ou navegue rapidamente para assuntos específicos:
Faturas por e-mail | Verificar faturas
O que é a assinatura digital de uma fatura?
Uma assinatura digital é uma identificação exclusiva e intransmissível, gerada a computador e altamente encriptada e que serve para as empresas assinarem faturas ou outros documentos, tornando-os autênticos ao nível da origem e íntegros ao nível do conteúdo.
Ao ter a assinatura digital, pode enviar a fatura por mail?
Sim, se quer enviar faturas por via eletrónica, precisa de obter obrigatoriamente um certificado digital qualificado que incluí em exclusivo uma assinatura e chave encriptada. Em Portugal há várias Entidades Certificadoras Credenciadas onde o pode adquirir.
Esse Certificado Digital irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia e é apropriado para documentos onde a prova de identidade e o reconhecimento legal sejam essenciais, como é o caso das faturas.
No software de gestão ARTSOFT apenas precisa de o instalar uma vez para que os documentos tenham a assinatura digital incorporada. Após esta integração passa a poder enviar as faturas eletrónicas.
Recomendamos também que solicite a autorização ao seu cliente sobre a receção desses documentos via e-mail. Para o efeito basta ter uma declaração assinada que salvaguarde a sua empresa. Partilhamos como sugestão:
“(…) Tomei conhecimento que as faturas deixarão de ser enviadas em formato papel, para o e-mail que acima indiquei, bem como das exigências do Código do IVA, Artigo 52 nº 1 e nº 4 e Artigo 78.º nº5. Tomei conhecimento de que sou responsável pela manutenção do email registado para receção de Fatura Eletrónica ou, caso entenda alterar o e-mail, seja enviado comunicação com o novo e-mail. (….) “
E o seu cliente, como verifica a assinatura digital?
Para verificar se um documento, nomeadamente uma fatura, contém assinatura digital , e quem o assinou, o seu cliente deve aceder ao painel de assinaturas digitais do leitor de documentos .PDF do Acrobat Reader (versão DC).
No painel deve constar, entre outras, as seguintes informações: A assinatura digital é válida; O certificado associado à assinatura digital é atual (não expirou). A entidade do assinante é válida. O documento não foi modificado desde que esta assinatura foi aplicada.
Para garantir acesso permanente ao painel aceda ao menu Visualizar, Mostrar/ocultar, Painéis de navegação, Assinaturas e, ligar a “marca” visto.
Por fim, relembramos que a validade legal destes documentos com efeito fiscal está pendente de assinatura, que quando omissa, põe em causa a eventual dedução de IVA que a empresa tem direito. Consulte o Decreto-Lei 28/2019 de 15 de fevereiro e a Portaria 144/2019 de 15 de maio para mais informações.
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