Software ERP – O Guia que precisa ler antes de adquirir o mais importante software da sua empresa!

06 Maio 2021
Software ERP – O Guia que precisa ler antes de adquirir o mais importante software da sua empresa!

Software ERP (Enterprise Resource Planning) para empresas portuguesas, o guia de apoio ao comprador

Software ERP – O Guia obrigatório que precisa ler antes de adquirir um!

O Software ERP Enterprise Resource Planning tornou-se no final do séc. XX, um dos mais importantes software para empresas. Desde então, é considerado como a ferramenta essencial de apoio à gestão empresarial, não sendo mais um software de multinacionais, muito pelo contrário:

É o software de gestão mais preparado para responder à dimensão, setor ou tipologia de negócio ou especificidade de cada empresa.

Qualquer empresa que esteja hoje em processos de aquisição de sistemas para apoiar uma das seguintes áreas: Gestão Comercial, Contabilidade, Gestão de Compras, apoio Logístico, Automatização e BPM, Produção, Assiduidades, Recursos Humanos, Business Intelligence, Gestão de Projetos, Serviço Pós-venda ou outra no âmbito da sua atividade, deve considerar consolidar todas estas soluções num só software ERP.

Este guia de apoio ao comprador pretende, acima de tudo, ajudar responsáveis pela aquisição de ERP. Por isso inclui: soluções e benefícios de utilização, simulações de ERP por dimensão/tipologia e no final um e-book que o vai apoiar, passo a passo, na compra do melhor ERP para a sua empresa.

Sobre a definição de ERP recomendamos também a leitura:

Vamos começar?


Guia de apoio ao Comprador de ERP

▼ Navegue pelos temas:

O que é um ERP Software?

O software Enterprise Resource Planning (ERP) é um software que combina vários tipos de soluções criticas para a atividade da empresa num só sistema informático. Um software ERP normalmente inclui toda a gestão comercial da empresa, a logística, a contabilidade e a sua gestão RH, mas o principal diferencial são as combinações de módulos que o software disponibiliza para responder às necessidades particulares de cada negócio.

Devido ao número de recursos, módulos e soluções dos ERP, a princípio (no ano de 2000) as grandes empresas eram as principais interessadas num sistema de gestão empresarial integrado. No entanto, e com o passar dos anos, verificou-se a utilidade e necessidade das pequenas e médias empresas recorrerem a este software para se tornarem competitivas.

Com este guia, que tem como base a nossa experiência de mais de 33 anos na área dos ERP, iremos partilhar consigo (de forma idónea e transparente) o que realmente importa na aquisição de um ERP. Seja iniciante ou conhecedor deste mercado, este guia pretende antes de tudo esclarecer e ajudar a que rapidamente tome a melhor decisão no que respeita à aquisição do melhor software ERP para a sua empresa.

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Principais soluções e módulos que compõem um ERP

Os ERP divergem de acordo com a software house que os desenvolve. Da mesma forma que a ARTSOFT é a responsável por desenvolver o ERP ARTSOFT, encontra outros players no mercado que oferecem este tipo de software empresarial.

Assim, uma simples pesquisa no google por “software de gestão” poderá ser útil para conhecer os principais. Ainda assim, importa saber que os ERP são todos eles diferentes (como exemplo, veja a estrutura do ERP ARTSOFT), portanto mais do que pedir propostas a diferentes players sem ter uma ideia do que pretende, deve concentrar-se primeiro nas suas necessidades tendo em conta os principais pilares de um ERP:


Gestao Comercial Solucao ARTSOFT
Gestão Comercial

Gestão Comercial

Bem mais que faturação, os ERP com soluções de gestão de vendas e stocks trazem inegavelmente uma clara visão das ineficiências e oportunidades em todo o ciclo de vendas. Paralelamente são um forte apoio não só na automatização de tarefas como também na mobilidade das equipas comerciais.


Assiduidade Software Gestao ARTSOFT
Gestão de Assiduidades

Gestão de Assiduidades

No ERP pode ser feita uma total gestão de horários, escalas e registo de presenças dos colaboradores. Como resultado, é possível automatizar todo o controlo de Recursos Humanos disponíveis, evitando erros manuais e desperdício de tempo na gestão diária das assiduidades.


Rh Erp Software ARTSOFT
Recursos Humanos

Gestão de Recursos Humanos

Apesar de existirem software dedicados em exclusivo à Gestão de RH, os benefícios de integrar tudo num ERP são evidentes: Todos os custos envolvidos com estes recursos (despesas em serviço, processamentos, etc), estão em tempo real na contabilidade da empresa.


Contabilidade Porgrama ARTSOFT
Contabilidade

Contabilidade e Ativos

Antes de mais nada, esta é a solução do ERP que mais agrega informação de todos os outros recursos do ERP. É por isso essencial para uma visão completa e em tempo real da saúde financeira da empresa. Por outro lado, é um apoio crucial no cumprimento de obrigações fiscais.


Logistica Empresarial Artigos ARTSOFT
Logística

Logística e Compras

As empresas com uma solução de Logística e Compras incorporada no ERP, tornam as encomendas, gestão de stocks e entrega de mercadorias praticamente 100% automatizada. Assim, o ERP torna-se um suporte essencial à gestão de inventário, distribuição e aquisição de stocks.


Business Process Management ARTSOFT
Análise Gráfica de Tarefas

Organização e Processos

Um ERP que permita automatização e sistematização de tarefas, irá transformar a forma como a empresa se diferencia no mercado. De maneira idêntica, são facilitadores de gestão na área de Projetos, Processos, Gestão documental. Ou seja, dão às equipas total apoio no dia a dia das suas atividades.


Producao Industria Software Gestao ARTSOFT
Gestão de Produção

Verticais e Desenvolvimento Específico

Por fim, há alguns ERP no mercado nacional que têm ou desenvolvem soluções para setores específicos. Por exemplo, MRP Gestão de Produção é uma solução que não sendo uma oferta de todos os ERP nacionais, é uma das mais importantes para o setor da Indústria.


Exemplo de Estrutura de Soluções do ERP ARTSOFT

Consulte o esquema em tamanho grande das soluções do ERP ARTSOFT.

ERP software de gestão
Exemplo de soluções e módulos que compõem o ERP ARTSOFT

Agora que já tem noção do que um ERP tem para oferecer, importa perceber como é que este se pode adequar à empresa.

Para o ajudarmos, acompanhe-nos no exercício de combinar possíveis soluções de acordo com a dimensão e tipologia de empresa. Assim, faça as suas anotações e questione-se:

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Adquirir um Software ERP perfeito, é possível?

Para os exemplos e tabelas apresentadas, tivemos como caso de uso o ERP ARTSOFT. Desta forma, poderá facilmente compreender como é que um ERP se pode moldar.

ERP para microempresas (até 10 colaboradores)

As pequenas empresas devem ponderar a aquisição de um ERP logo nos primeiros anos, por forma a agilizar os seus processos críticos, especialmente os comerciais.

Para estas empresas, até 10 colaboradores, o ERP pode ser um poderoso recurso de apoio à gestão, uma vez que pode haver algum desconhecimento ou falta de tempo para uma gestão empresarial equilibrada. Neste caso, o ERP vai atuar como uma ferramenta que vai sensibilizando o gestor para boas práticas empresariais.

Também para pequenas empresas, pode ser recomendável a aquisição do ERP em regime de avença mensal (on demand). Quer isto dizer que o investimento no software não se tornará um fator que condiciona a sua aquisição, uma vez que o valor é parcelado e a aquisição é na verdade uma subscrição.

Uma nota importante para estas empresas é a documentação, formação e apoio que o ERP disponibiliza. É essencial que encontre um ERP de fácil utilização e com boa documentação e suporte, caso contrário poderá não tirar total proveito desta poderosa ferramenta.

Veja agora que tipo de soluções pode uma microempresa combinar num ERP (tendo como exemplo o ERP ARTSOFT):

(Nota: Para maior perceção das diferenças entre setor, aconselhamos a visualização das tabelas em desktop)

Confira primeiro a Escala de adaptabilidade:

  • ⭐⭐⭐⭐⭐ Totalmente recomendado para a maioria das microempresas
  • ⭐⭐⭐ Recomendado, para microempresas com essa vertente de negócio
  • ⭐ Recomendado, como resposta a necessidades concretas

Exemplos de Soluções que pode combinar

MicroEmpresa Retalho Serviços Indústria

Tipo de Soluções ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Gestão Comercial

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

POS Android

⭐⭐⭐⭐⭐

RGPD Avançado

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

e-Commerce

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Gestão de Agendas (recursos)

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Resíduos

⭐⭐⭐

MRP Gestão de Produção

⭐⭐⭐⭐⭐

Assistências Técnicas

⭐⭐⭐⭐⭐

Business Intelligence

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Informação Empresarial com Informa D&B

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

À medida

✔️ ✔️ ✔️
Simulação de necessidades de soluções por setor e dimensão | Exemplo ERP ARTSOFT

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ERP para PME (entre 10 a 250 colaboradores)

Por norma, as PME já necessitam de um sistema ERP com mais recursos e soluções. Neste caso, já pode ser viável ponderar a aquisição lifetime do software, ainda que o mercado também ofereça a opção de aluguer. Também pode ser útil considerar a instalação do software em cloud, uma vez que pode precisar de uma infraestrutura um pouco mais robusta.

Para este tipo de empresa importa também considerar um ERP que ofereça soluções de mobilidade, monitorização e de melhoria de processos.

Uma nota importante: Mesmo que numa fase inicial não tenha necessidade de tudo o que o ERP oferece, é recomendável que fique com uma ideia do catálogo completo de soluções do sistema. Desta forma, poderá perceber se o ERP conseguirá acompanhar futuras necessidades.

Conheça agora exemplos de soluções que uma PME pode combinar num ERP (tendo como base o ERP ARTSOFT), por área de negócio:

(Nota: Para maior perceção das diferenças entre setor, aconselhamos a visualização das tabelas em desktop)

Confira primeiro a Escala de adaptabilidade:

  • ⭐⭐⭐⭐⭐ Totalmente recomendado para a maioria das PME
  • ⭐⭐⭐ Recomendado, para PME com esse departamento ou vertente de negócio
  • ⭐ Recomendado, como resposta a necessidades concretas

Exemplos de Soluções que pode combinar

PME Retalho Serviços Indústria

Tipo de Soluções ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Gestão Comercial

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Business Process Management

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

RGPD Avançado

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Aprovisionamento

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Lotes, Séries e Validade

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Contratos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Transações Eletrónicas

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Vendedores

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Ligação a TPA

⭐⭐⭐⭐⭐

Logística e Inventariação

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Sales Aplicação Móvel

⭐⭐⭐

Faturação Online

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Business Intelligence

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Contabilidade

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Tesouraria

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Análise Financeira

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Gestão de Ativos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Contabilidade Orçamental

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Recursos Humanos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Assiduidades

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Registo de Presenças (Time Clock) Aplicação Móvel

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

MRP Gestão de Produção

⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Projetos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Assistências Técnicas

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Informação Empresarial com Informa D&B

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Agendas (recursos)

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Resíduos

⭐⭐⭐⭐⭐

À medida

✔️ ✔️ ✔️
Simulação de necessidades de soluções por setor e dimensão | Exemplo ERP ARTSOFT

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ERP para grandes empresas (mais de 250 colaboradores)

Tanto quanto sabemos, um ERP é o único software capaz de concentrar todos os departamentos de uma grande empresa num só sistema. Ao mesmo tempo que promove a colaboração, os ERP permitem que cada utilizador tenha acesso apenas às funcionalidades, módulos e soluções que respeitam às suas funções. Desta forma o ERP adapta-se à função e ao colaborador, ficando salvaguardado o acesso a informação estratégica e financeira, caso o colaborador seja, por exemplo, um operacional.

Ainda que o mercado dos ERP providencie um acompanhamento contínuo para qualquer tipo de negócio, as grandes empresas são as principais interessadas em ter uma avença contínua. Como resultado, há um apoio constante na implementação de boas práticas de gestão com o ERP.

Paralelamente estas empresas podem recorrer a desenvolvimento específico para que o ERP se torne o mais adaptado possível à realidade da empresa.

No que respeita à sua aquisição estas empresas podem preferir a aquisição lifetime do software, porque a médio longo prazo compensará sempre. Também pode ser viável adquirir de imediato um pack de soluções sobre determinada área, ao invés de optar por compra isolada, ou seja, módulo a módulo.

Visualize agora exemplos de soluções que uma grande empresa pode ter interesse num ERP, de acordo com o seu setor de atividade (tendo como exemplo o ERP ARTSOFT):

(Nota: Para maior perceção das diferenças entre setor, aconselhamos a visualização das tabelas em desktop)

Confira primeiro a Escala de adaptabilidade:

  • ⭐⭐⭐⭐⭐ Totalmente recomendado para a maioria das Grandes Empresas
  • ⭐⭐⭐ Recomendado, para Grandes Empresas com esse departamento ou vertente
  • ⭐ Recomendado, como resposta a necessidades concretas

Exemplos de Soluções que pode combinar

Grande Empresa Retalho Serviços Indústria

Tipo de Soluções ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Pode ter interesse em ⬇️

Gestão Comercial

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Logística e Inventariação Aplicação Móvel

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Aprovisionamento

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Equipas Comerciais

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Gestão de Contratos

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Sales Aplicação Móvel

⭐⭐⭐⭐⭐

Paletização

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Faturação Online

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Lotes, Séries e Validade

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Intrastat

POS Android

⭐⭐⭐⭐⭐

Cartões de Fidelização

⭐⭐⭐⭐⭐

RGPD Avançado

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Transações Eletrónicas

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Projetos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Recursos Humanos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Formação

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Vales e Cartões de Refeição

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Independentes e Outros Rendimentos

Portal do Colaborador

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Assiduidades

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Registo Presença (TimeClock) Aplicação Móvel

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Contabilidade

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Análise Financeira

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Ativos

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Contabilidade Orçamental

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Tesouraria

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Resíduos

⭐⭐⭐⭐⭐

MRP Gestão de Produção

⭐⭐⭐⭐⭐

Assistências Técnicas

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Task Manager Aplicação Móvel

⭐⭐⭐⭐⭐

Business Intelligence

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Organização Documental

⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐

Informação Empresarial (Informa D&B)

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Business Process Management

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

Gestão de Agendas

⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

À medida

✔️ ✔️ ✔️
Simulação de necessidades de soluções por setor e dimensão | Exemplo ERP ARTSOFT

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Estas simulações são um exercício de compreensão de como um ERP se pode adaptar à dimensão e setor. Portanto, só lhe falta conhecer abaixo os benefícios e fazer o donwload do e-book de apoio à compra de ERP.

Sugestão: Uma vez que já tem uma ideia de como este software se molda à empresa, experimente criar o seu usando como exemplo o Catalogo Completo do ERP ARTSOFT.

Se preferir, também pode contactar diretamente um consultor em ERP ARTSOFT.

Benefícios e o que esperar de um ERP?

Por fim, partilhamos ainda alguns benefícios de utilizar um ERP no apoio à gestão da empresa. Em seguida, poderá descarregar gratuitamente o e-book Guia do Comprador de ERP, com uma lista passo-a-passo para o ajudar à melhor decisão.

🧱 Agilização de recursos, equipas e departamentos

Quando todos os ativos de uma empresa trabalham sob a mesma base, neste caso um ERP, a informação que circula ganha mais veracidade. Assim, os dados são mais precisos e as equipas trabalham sobre uma fonte fiável, o que permite maior agilização no dia a dia.

🔌 Sobrecarga reduzida de software

Acima de tudo a utilização de um só ERP deve permitir responder a todas as necessidades da empresa. Os benefícios são claros: evita redundância de dados, reduz a curva de aprendizagem e diminui os custos com aquisição de diversos softwares para diversos fins. Além disso, alguns dos ERP no mercado disponibilizam soluções Web e aplicações móveis que integram diretamente e em tempo real com o ERP.

🖇️ Padronização de processos , informações e documentos

A escolha de um ERP versus uma solução pré-parametrizada diferencia-se essencialmente pelos benefícios que a primeira traz na forma como se trabalha: Processos tornam-se simplificados e sistematizados dentro do aplicativo e vão ao encontro das regras de trabalho da própria empresa, uma vez que o ERP pode ser totalmente adaptado ao seu negócio.

🧲 Atualização e inovação constante

Todos os ERP estão em constante evolução, não só porque se vão adaptando às obrigações legais que o Estado impõe, como o próprio mercado empresarial assim o exige. A fim de usufruir destas inovações/atualizações as empresas devem ponderar subscrever um serviço de atualização permanente do próprio software. Assim, está a garantir que o ERP com que trabalha está sempre na última versão.

📏 Automatização como princípio, meio e fim

Por fim, automatizar é a palavra de ordem para um software ERP se tornar a melhor ferramenta de trabalho da empresa. Ou seja: quanto mais automatismos mais os colaboradores ganham tempo para desenvolver outro tipo de atividade mais proveitosa para o core business do negócio.

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e-Book Guia do Comprador com Lista passo a passo incluída

Fruto da experiência da ARTSOFT no mercado dos ERP, elaborámos um guia para os profissionais responsáveis por adquirir um ERP, com o propósito de o ajudar a tomar a melhor decisão.

Vai encontrar: Um documento pouco teórico e muito prático (poderá utilizá-lo como apoio em reuniões com revendedores ou produtores de ERP) e;

Poderá utilizá-lo: como guia passo a passo para que nenhuma pergunta/questão fique por fazer.

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