Sistema de inventário permanente ou intermitente?
A gestão de stocks é uma atividade importante a qualquer empresa comercial ou industrial, dependendo dela a maximização dos meios de produção e satisfação do mercado.
Para sua comodidade, respondemos a algumas perguntas frequentes sobre sistemas de inventário a utilizar ou navegue rapidamente para assuntos específicos:
Inventário Intermitente | Inventário Permanente
O que precisa de saber sobre inventários?
O sistema de inventário utilizado pode variar entre intermitente ou permanente. Sendo o sistema de inventário permanente obrigatório a todas as entidades que estejam a dotar o SNC, incluindo pequenas empresas.
| Pequenas entidades | Limites |
|---|---|
| Total do balanço | <3.500.000€ |
| Volume de negócios líquidos | <700.000€ |
| Nº médio trabalhadores | 10<x<50 |
Inventário intermitente
Utilizado em microempresas, com processos manuais ou sistemas informáticos simplificados, este método condiciona o apuramento do custo de venda ao inventário físico das mercadorias em armazém.
A empresa não consegue aceder de imediato ao valor em inventário, estando a fiabilidade dessa informação pendente da periodicidade estabelecida entre inventários (mensal, trimestral, semestral, anual).
Inventário permanente
Geralmente aplicado com o auxílio de um software ERP, este método integra os movimentos normais de venda (vendas, IVA, clientes c/c), e da compra (compras, IVA, fornecedores c/c), com o registo automático dos movimentos de inventário na contabilidade (compras /mercadorias /custo das mercadorias vendidas), permitindo o acesso imediato ao lucro bruto da sua empresa.
Guidelines para garantir a qualidade da implementação e gestão de um sistema de inventário permanente:
- Todas as compras devem ser precedidas do registo da respetiva nota de encomenda a fornecedor;
- Essa nota de encomenda deve estar devidamente valorizada (preferencialmente com os preços de compra exatos);
- A entrada da mercadoria deve respeitar um processo de ‘receção e conferência’, selecionando na nota de encomenda os produtos que foram entregues e confirmando as suas quantidades (em caso de entregas parciais);
- Garantir que todos os produtos estão etiquetados por forma a facilitar a sua leitura automática, reduzindo o erro humano e acelerando o processo de faturação ou inventário;
- Para acelerar o processo de inventariação, a empresa pode ainda optar por dispositivos portáteis de conferência (ex. PDA’s, tablets, etc.) com software específico de inventariação;
- Garantir procedimentos de controlo de quebras, sobras e furtos, bem como a realização periódica de contagens físicas de inventariação.
Apesar de as sobras não levantarem questões fiscais, as quebras ou furtos devem respeitar alguns requisitos, pelo que um processo de inventariação descuidado ou anual pode incorrer numa penalização fiscal para a empresa.
Conforme o art.º 86 do CIVA , “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais“.
Assim sendo, a não existência da mercadoria em stock pode conduzir à presunção de que o produto foi vendido de forma não documentada, pelo que esta ausência deve ser controlada e registada pela empresa, com respetivos documentos de quebras e regularização de existências no sistema (ex. certidão de furto comunicada à Polícia Judiciária).
“não existe obrigação legal de proceder a qualquer prévia diligência ou participação junto dos serviços da administração fiscal. Crê-se, no entanto, que os sujeitos passivos terão vantagem em ter na sua posse elementos justificativos das faltas nas suas existências dos bens destruídos ou inutilizados, como forma mais segura de elidir a presunção no citado artigo 86“.
Em suma, com o incremento das obrigações legais de reporte (como são exemplos o ficheiro SAF-T (PT) ou a comunicação obrigatória de inventários), o investimento num ERP (software de gestão) é cada vez mais uma necessidade. Uma ferramenta na otimização interna, com positivos impactos na gestão de stocks, otimização da cadeia de abastecimento e logística de compras, permitindo às empresas inventários com valores cada vez mais baixos, aumentando a rotatividade dos produtos e diminuindo o risco de obsolescência técnica ou financeira.
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