Benefícios de um ERP – Como calcular o ROI? Que vantagens e desvantagens?

Benefícios de um ERP e como calcular o ROI? Quais as vantagens e desvantagens de um Software de Gestão?

Os benefícios de um ERP nem sempre são fáceis de calcular e medir.

Muitas vezes até, a dificuldade em quantificar os benefícios, traz tantas dificuldades que apesar de se saber que serão visíveis a longo prazo, nota-se alguma desatenção e descuido na estimativa do ROI – Retorno do Investimento, aquando da decisão de compra.

No entanto, a ausência de uma estimativa do ROI, ou de outra métrica que analise o investimento, traz desde logo desvantagens (chamemos-lhe inconvenientes) na utilização do futuro ERP na empresa. E atenção que estas desvantagens não são do software de gestão, mas sim da possível falta de preparação dos empresários nesta que pode ser a maior cirurgia de coração aberto à sua empresa.

Por essa razão, neste artigo vamos ajudar a sua organização para este momento decisivo.

Aqui poderá conhecer que benefícios são esperados, que vantagens e desvantagens têm sido reportados na utilização do ERP e no final, poderá ainda fazer o download gratuito de um guia de apoio ao Cálculo de quatro métricas muito importantes: O ROI, o TCO o Payback e o TIR.

Melhor que isto? Só continuar a ler até todas as suas dúvidas se dissiparem. Vamos lá?

Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:

Benefícios tangíveis | Benefícios Intangíveis | Vantagens e desvantagens de um ERP | Estatísticas e Tendências | Download e-book: Como analisar o investimento num ERP?

Quais os benefícios de um ERP mais reportados por empresas?

Os benefícios de um ERP são diferentes de empresa para empresa, pois além de variarem pelos processos e necessidades de cada organização, também variam com base nas soluções que vai adicionar e integrar no software de gestão.

No entanto, é possível identificarmos alguns benefícios comuns, divididos em duas categorias: Tangíveis (também conhecidos como benefícios financeiros) e os Intangíveis, aqueles que advém da compra de um sistema como um ERP mas que não têm impacto direto no orçamento e finanças da empresa.

A título de exemplo, nesta tabela partilhamos os benefícios mais reportados por empresas que utilizam atualmente um software de gestão. ⬇

Benefícios Tangíveis ✅

Benefícios Intangíveis ✅

Apesar destes benefícios serem os mais evidenciados, há outros que poderão ser específicos da sua empresa. Na verdade, consoante a razão que leva a sua empresa a ponderar um ERP assim serão os benefícios.

Imagine a aquisição ou abertura de uma segunda empresa. Neste caso, é óbvio que um dos benefícios será a integração das duas empresas num só software. Mas como o pode calcular? Simples: compare o tempo que agora perde a aceder a informação dispersa das duas empresas com o tempo que vai poupar com o ERP, e facilmente perceberá o que ganhou.

Agora é fazer o mesmo para todos os outros motivos pelos quais está a ponderar um ERP. Identifique, para cada um, os tempos e os gastos que a sua empresa atualmente tem no dia a dia sem o ERP. Dessa forma irá poder comparar e perceber verdadeiramente quais foram os benefícios que a aquisição do software trouxe para a sua empresa.

O que lhe parece? Está agora mais preparado para começar a quantificar os benefícios?

Mas não comece sem antes espreitar as estatísticas! O que será que dizem os empresários após implementarem um ERP?

Recolhemos para si as vantagens e desvantagens mais referidas. Desta forma, poderá ter uma noção mais real dos cenários que poderão ocorrer na sua empresa e preparar-se para os mesmos.

Que vantagens e desvantagens pode contar na implementação e na utilização de um ERP?

Como referimos os benefícios são os ganhos que a sua empresa vai ter com um ERP, daí serem específicos do seu negócio. Ou seja, diferenciam-se das vantagens na medida em que devem ser apurados com base na sua empresa e necessidades. As vantagens, tais como as desvantagens, são mais generalistas e estão por norma relacionadas com o ERP enquanto ferramenta de gestão.

✅ 5 vantagens a saber

Fluxos de Informação otimizados

ERP são conhecidos pela sua vasta oferta de soluções que podem ser integradas num só software. Por essa razão são conhecidos por acelerar processos e melhorar a comunicação entre departamentos. Ex: Assim que o departamento de RH introduz um novo colaborador no sistema, os financeiros podem logo incluí-lo nos processos de pagamentos mensais.

Segurança dos dados

Os níveis de permissão de um ERP são um dos principais fatores de sucesso na utilização de um sistema comum a toda a empresa. Ex: Quando implementar um ERP saiba que pode restringir acesso a menus, informações e ações dentro do ERP. As permissões podem ser atribuídas por departamento e também por utilizador.

Zero redundância de dados

Com um software de gestão não há redundância de dados porque a informação circula pelos vários módulos do ERP sem que haja repetição ou reinserção da mesma. E disto resulta outra vantagem: os utilizadores de um ERP têm sempre informação ao dispor para poderem tomar decisões acertadas.

Um software para a vida

A escalabilidade e a evolução constante deste software garantem que este dificilmente se torne obsoleto. No início pode adquirir apenas as soluções mais cruciais para a realidade atual da sua empresa e posteriormente pode ir adicionando módulos à medida. E mais: um software de gestão garante uma constante adaptação às obrigações legais em vigor. Por essa razão é essencial que se adquira um contrato de atualização permanente.

Auxílio nas melhores práticas de gestão

O desenvolvimento de um ERP é feito tendo sempre como base as melhores práticas de gestão empresarial. Por essa razão, a empresa pode contar com este ERP para aperfeiçoar e ganhar noções de gestão, mesmo que o empresário tenha poucos conhecimentos de gestão estratégica e operacional.

⭕ 5 desvantagens a reter

Implementação é mais demorada que um “software chave na mão”

Pela sua parametrização e capacidade de adaptação à empresa, é esperado que o tempo de implementação de um software numa PME possa demorar mais do que o desejado. Ex: Para uma PME ou Grande Empresa que adquira soluções de Gestão Comercial, RH, Contabilidade, Ativos, MRP ou Gestão de Projetos o tempo de implementação pode ascender a um ano.

Migração dos dados para o novo sistema ERP

Sempre que se substitui um software, a migração dos dados para o novo sistema pode ser mais complexo do que o esperado. Aqui importam duas coisas: Ter um especialista interno ou externo que apoie esta migração e certificar-se de que o novo software de gestão tem compatibilidade com outros sistemas de armazenamento de dados.

É um software caro, quer na aquisição quer na manutenção

É um dado adquirido. Comprar um software de gestão é um grande investimento, mas há uma boa razão: é que este é o software que vai verdadeiramente unificar toda a sua empresa. Por conseguinte será o investimento que mais vai ajudar a sua empresa a poupar.

Complexidade do software requer bastante aprendizagem

Por ser um software bastante completo tem a desvantagem de se poder também tornar bastante complexo. Por essa razão será frequente a necessidade de assistir a formação sobre o software, que pode ser fornecida por parceiros ou pela própria software house.

O ROI não é imediato

O Retorno do investimento da compra de um ERP não é visível logo após a sua compra. É necessário algum tempo até que o ERP justifique o seu retorno. Leia o guia que disponibilizamos no final deste artigo para saber mais sobre este assunto.

📊 5 estatísticas (tendências) verificadas em empresas

ERP como ajuda crucial para o sucesso

88% das empresas que utilizam um ERP dizem que este contribui ativamente para o seu sucesso. Panorama Consulting

Redução de custos em mais de 20%

Segundo estudo da Aberdeen Group, um ERP pode reduzir os custos operacionais em 23%, os custos de administração em 22% e aumentar o prazo de entrega em 24%.

ERP é a principal fonte de dados das empresas

60% dos utilizadores do ERP retiram relatórios sobre diversas áreas da empresa diretamente do sistema, já 49% preferem utilizar ferramentas externas para criar os relatórios com dados extraídos do ERP. Mas independentemente da forma, é o ERP a principal fonte de dados das empresas que o utilizam. Global Enterprise Resource Planning Market Growth Trends Covid-10, Impact and Forecasts

Colaboradores gostam de ter o apoio de um sistema ERP

Num estudo feito pela Panorama Consulting apenas 10% dos colaboradores se mostram insatisfeitos ou muito insatisfeitos com a introdução de um ERP na empresa.

Contabilidade como a solução mais procurada dentro de um ERP

No momento da compra de um ERP, as soluções financeiras são as mais procuradas. 57% das empresas exigem a solução de Contabilidade desde o 1.º momento. Software path

A importância de calcular o ROI e outras métricas de análise ao investimento. Como calcular?

Ao longo deste artigo falámos de benefícios, vantagens e desvantagens mas nada disto é tão importante quanto saber que:

Quando a sua empresa adquire um ERP está a comprar dinheiro para ela própria, ou seja, a aquisição de um ERP significa que vai despender de um orçamento agora, que mais tarde, além de o reaver, lhe trará receita.

E isso é um ponto assente na compra de um ERP: o seu software de gestão vai gerar-lhe uma grande quantidade de dinheiro.

Mas para que tal seja visível é necessário que a empresa procure obter dados que lhe permitam calcular o ROI (retorno sobre o investimento) e outras métricas que ajudem a analisar o investimento feito.

Por outro lado, esses cálculos são igualmente importante no momento da decisão sobre o ERP a adquirir. Veja o exemplo a seguir.

Analisar o ROI de dois ERPs e os seus benefícios

Imagine que está na dúvida sobre dois ERP, com custos iguais, e quer ter uma noção de qual lhe vai trazer o melhor retorno.

Numa primeira abordagem diríamos que o ROI é igual para ambos. No entanto, se analisar a fundo e verificar a forma como vai pagar o software e qual lhe vai trazer retorno mais rápido pode vir a concluir que:

Um ERP que tenha custos distribuídos ao longo dos meses e que lhe traga retorno mais rápido, pode ser uma decisão mais inteligente.

Como vê a compra de um ERP não é tão linear quanto parece.

Portanto além de identificar os custos e os benefícios para assim calcular o ROI, poderá ser útil ter também em atenção às fórmulas:

• TIR –  Taxa interna de retorno, que é a taxa anual de crescimento que se espera que um investimento gere.
• Período de Recuperação do Investimento (conhecimento como Payback), que é o tempo necessário para que a receita se iguale ao investimento inicial do ERP.
• TCO – Custo total de Propriedade, que lhe vai dizer concretamente quais são os custos de aquisição do ERP ao longo do seu tempo de vida útil.

➡️ No e-book Métricas que deve calcular quando compra um ERP encontra informação para obter estes valores para a sua empresa. Descarregue já.

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Fruto da experiência da ARTSOFT, elaborámos um guia para os profissionais responsáveis por adquirir um ERP, com o propósito de o apoiar no cálculo do retorno do investimento.

✔️ Vai encontrar: Informações sobre como calcular as métricas

✔️ Poderá utilizá-lo: para identificar como e quando é que o seu novo ERP lhe vai trazer o investimento esperado

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