Aumento dos Combustíveis: como pode o ARTSOFT ajudar a sua empresa a minimizar esta despesa?

31 Março 2022

Com os combustíveis a aumentar que desafios encontram as empresas? E como pode o ARTSOFT ajudar?

O aumento dos Combustíveis, por conta do conflito da Rússia com a Ucrânia, tem-se feito sentir (e muito) no bolso dos portugueses e em especial nas empresas, já que esta despesa pode representar cerca de 30% dos custos gerais da sua frota automóvel.

Devido a este aumento, que em 2022 está a atingir máximos históricos, o Governo já disponibilizou um conjunto de medidas de apoio aos contribuintes, desde a iniciativa AUTOvoucher até à redução do Imposto sobre os Produtos Petrolíferos. Já no que respeita às empresas, está também disponível uma linha de crédito de 400 milhões de euros à tesouraria das empresas que são altamente dependentes de combustíveis.

Apesar deste aumento dos combustíveis estar a merecer bastante atenção do Governo, as empresas começam agora a sentir os efeitos destas despesas extraordinárias.

Para termos uma noção, os 10 aumentos sucessivos, desde o início de 2022, têm resultado num impacto muito negativo nos custos de produção e de distribuição, com reflexo no aumento dos custos das matérias primas. Já pensou no que isto significa para as empresas?

A Entidade Nacional Para o Setor Energético E.P.E classifica a situação como:

“Existência de indícios de possíveis problemas que possam afetar significativamente o setor petrolífero. Causas: Instabilidade no setor provocada pelo conflito Ucrânia – Guerra”, pode ler-se no site, no alerta do nível de risco sobre o setor.

Perante esta realidade, é urgente que as empresas adotem medidas internas de minimização do impacto desta despesa nos seus custos variáveis.

Por isso, partilhamos hoje um conjunto de sugestões que podem ajudar os utilizadores do ERP ARTSOFT. Queremos que os nossos clientes saibam que estamos atentos às suas preocupações.

Novo relatório “Análise de despesas com combustíveis”

Porque não queremos ficar apenas por palavras, os nossos consultores técnicos criaram também um novo relatório de análise aos custos dos combustíveis e que está já hoje à disposição de todos os nossos clientes.

Para o obter (o relatório é gratuito, apenas paga a parametrização) apenas deve pedir-nos acesso ao mesmo. Continue a ler o artigo para saber mais.

Para sua comodidade, navegue rapidamente para assuntos específicos:

Recomendações para reduzir gastos com combustíveis | Relatório ARTSOFT: Análise aos Custos dos Combustíveis na Empresa | Como pedir acesso ao relatório?

Listamos algumas recomendações que poderá querer ponderar como forma de reduzir ou minimizar o impacto do aumento dos combustíveis

1- Acompanhe em tempo real as despesas em combustíveis da sua empresa

Se a sua empresa tem comerciais ou técnicos no exterior a utilizar as aplicações Sales ou TaskManager, sabe que estas sincronizam em segundos com o ERP ARTSOFT.

Assim, todas as despesas em combustível que estes colaboradores registem nas suas aplicações de trabalho ficam visíveis em tempo real no ARTSOFT. O que significa isto? Que não precisa esperar pelo fim do mês ou fim do dia para conhecer os gastos reais.

Ao saber, em tempo real, os custos em combustíveis vai poder tomar melhores e mais atempadas decisões. Imagine que a meio do mês já ultrapassou o plafond que tinha planeado para o mês todo. Neste cenário, poderá ser viável uma medida de contenção.

E atenção: esta funcionalidade de registo de despesas em serviço também se encontra disponível na plataforma web Portal do Colaborador que sincroniza igualmente com o ARTSOFT. Portanto, qualquer colaborador que faça despesas de combustível em nome da empresa pode utilizar este portal para enviar rapidamente os seus gastos.

Por outro lado, e como estamos a falar de web e tempo real, já conhece o portal precoscombustiveis.dgeg.gov.pt? Esta é uma iniciativa governamental para informar o consumidor sobre os preços dos combustíveis por posto de abastecimento e município, e que pode ser útil à sua empresa. Como? Sempre que encontrar no site um posto de abastecimento com valores abaixo do normal e que coincida com as rotas dos comerciais da sua empresa, porque não utilizar o SMS Notification do ARTSOFT para enviar uma mensagem para o telemóvel do motorista com a informação?

2- Evite que os veículos fiquem parados durante muito tempo

Como sabe, um veículo parado muito tempo pode tornar-se menos eficiente e apresentar um desempenho pior no que respeita ao consumo de combustível.

Aqui, o ERP pode ajudar, não só numa perspetiva de longo prazo, com a solução de Ativos (que faz controlo de viaturas) como também, se colocar as viaturas por centros de custos, poderá analisar os custos detalhados que tem por mês com cada uma. Por outro lado, também é recomendado que analise a rotatividade das viaturas no dia a dia da empresa, especialmente as que são utilizadas no transporte de mercadorias. Quanto mais consistência, melhor performance.

3- Controle o peso das mercadorias em cada veículo e pondere as melhores opções

Considerando que a Gestão Comercial do ARTSOFT permite o registo dos pesos das mercadorias a transportar, pode ser relevante equacionar qual o melhor veículo a utilizar. Para isso, deve considerar analisar o que será mais rentável: enviar mais de um veículo ou uma única viatura com todos os artigos? Em alguns casos, o sobrepeso pode fazer com que a viatura consuma mais combustível.

4- Prepare-se para fazer um melhor planeamento de rotas comerciais

Um bom planeamento de rotas comerciais é crucial em qualquer altura, mas agora diríamos que é imprescindível. Com o apoio da aplicação móvel Sales, é possível criar uma lista de clientes a visitar numa determinada rota e visualizá-la dentro da aplicação, através da ligação ao googlemaps. Através desta opção, pode desenhar a melhor rota para poupar no consumo dos combustíveis pois vai ter uma visão geral da localização dos clientes. Após a visita feita, basta fazer esse registo na aplicação e a cor do “pin” associada a essa localização passa a verde. Assim terá sempre uma noção real do trajeto a fazer.

No caso de não ter a aplicação Sales, pode utilizar a funcionalidade da solução de Gestão Comercial do ARTSOFT “Expedição de documentos”. Utilizando o “Filtro de Rotas”, os documentos serão impressos pela ordem de clientes definida na tabela de expedição. Desta forma, poderá também aqui planear a melhor rota.

5- Pondere reorganizar reuniões de colaboradores no exterior e pondere ainda a opção do teletrabalho

Com a solução de Agendas do ARTSOFT, os seus colaboradores têm acesso às agendas de reuniões de outros colegas de equipa e também à informação de quais viaturas estão reservadas em determinados dias. Estes dados podem ser úteis para reorganizar viagens que possam ser feitas utilizando um só veículo. Imagine que dois colegas vão no dia x para a mesma zona: em vez de utilizarem duas viaturas, pode ser viável uma deslocação conjunta.

Por outro lado, também pode ser útil alguma alteração às escalas de teletrabalho. Para minimizar os consumos em combustíveis dos colaboradores, pondere analisar essa opção durante um período de tempo com o apoio da solução de Gestão de Assiduidades.

6- Pondere se há necessidade de efetuar compras em meses de despesas incertas

Como o ARTSOFT permite um controlo rigoroso de stocks, o utilizador pode analisar se é sensato manter a política de compras que tinha definida nestes meses mais atípicos, ou se há alguns produtos que podem ser adquiridos mais tarde sem que isso implique rutura de stocks. Isto porque há grande probabilidade de muitos produtos virem a sofrer subida de preços, não só devido ao aumento dos combustíveis, como também pelos condicionamentos no acesso a alguns produtos que já se fazem sentir devido à guerra.

7- Faça uma previsão de gastos com combustível e compare com os gastos reais

Para apoiar os gestores na análise do impacto que a subida de combustíveis pode ter no negócio, é importante que as empresas consigam ter uma visão detalhada dos gastos atuais.

Nesse sentido, todos os utilizadores do ERP ARTSOFT podem, desde já, solicitar acesso a um novo relatório (criado esta semana pela nossa equipa técnica) que permite uma visão clara e objetiva dos custos com esta despesa.

⭐ Análise de despesas com combustíveis: Neste relatório vai poder consultar os consumos de combustível por mês e por viatura e, com isso, entender os desvios face a previsões ou anos anteriores.

No vídeo abaixo explicamos o que deve ser registado no ARTSOFT para que o relatório mostre os gastos com combustíveis. Depois é só pedir acesso e esperar o contacto do parceiro ARTSOFT que vai ajudar a parametrizar o relatório no seu software.