Faturação eletrónica em 2023 obriga a Assinatura Eletrónica Qualificada no final do ano. Saiba se já a tem.
Já tem faturação eletrónica em 2023. Mas será que tem a Assinatura Eletrónica Qualificada?
Envia faturas em PDF? Saiba que até 31 de dezembro de 2024 estas serão aceites e consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal. No entanto, e depois de 1 de janeiro de 2025, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, como guias de transporte, recibos, etc, obrigam à presença da Assinatura Eletrónica Qualificada, novidade que surgiu do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Esta nova obrigação tem deixado algumas dúvidas nas empresas, por muitas destas já terem um ‘certificado digital’, outrora obrigatório e que agora deverá ser substituído pela Assinatura Eletrónica Qualificada. Neste artigo pretendemos esclarecer todas as dúvidas dos empresários. Saiba também quais as datas em que esta “novidade” é obrigatória.
Confira abaixo tudo o que precisa saber sobre a “Assinatura Eletrónica Qualificada“, também conhecida como Assinatura Digital
Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:
O que é a Assinatura Eletrónica Qualificada e prazos | Como adquirir a Assinatura Eletrónica Qualificada | Já tem faturação eletrónica mas não sabe se tem esta Assinatura? | Sobre Faturação Eletrónica
O que é a Assinatura Eletrónica Qualificada?
Segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, nos termos do disposto no n.2 do artigo 12.º, todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, quando emitidos por via eletrónica, devem garantir a autenticidade de origem e a integridade de conteúdo.
Assim, empresas que optem pela ‘Faturação Eletrónica’ são obrigadas a incluir:
- Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais (que conterá informação da pessoa que está a assinar o documento);
- Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014 (que conterá informação encriptada com a identificação da empresa).
Perante isto importa esclarecer que, embora sejam duas coisas distintas, a Assinatura Eletrónica Qualificada e o Selo Eletrónico Qualificado, ambas cumprem o mesmo objetivo de autenticação. Desta forma basta que a sua empresa adquira um único serviço de assinatura eletrónica qualificada, que este já incluirá o selo eletrónico.
Quando é obrigatória? 01 de janeiro de 2025 é a nova data a fixar.
Segundo o Orçamento de Estado para 2024, o mês de janeiro de 2025 é a data final para a Autoridade Tributária considerar faturas em PDF como faturas eletrónicas.
Portanto, se a sua empresa passa faturas eletrónicas em 2024 tem até 31 de dezembro para cumprir esta nova obrigação.
Data a saber 👆
Agora, como implementar esta Assinatura nas faturas e outros documentos fiscais? O seu software pode ajudar
Se já tem faturação eletrónica na sua empresa, é praticamente certo que o seu software de gestão ou programa de faturação tenha já implementado no sistema um serviço de integração com pelo menos uma entidade certificadora pela União Europeia.
Assim sendo, recomendamos que fale com a empresa que lhe implementou o software para receber informação sobre o assunto.
No caso do software de gestão ARTSOFT, se é um dos nossos muitos clientes, saiba que temos desde o início do ano uma parceria com as duas grandes entidades certificadoras – a DigitalSign e a Multicert, e que podem disponibilizar à sua empresa este serviço por intermediário do seu parceiro ARTSOFT (pode pedir cotação diretamente ao seu revendedor).
Ao optar por uma destas entidades, o ARTSOFT está já preparado para automatizar (sem custos) todo o processo, bastando somente no ERP ativar o serviço com os dados que a entidade lhe fornecer.
Mais informamos que o ARTSOFT disponibiliza ainda uma terceira opção para associar a Assinatura Eletrónica Qualificada a faturas e documentos comerciais, esta manual e por via smartcard/Token USB, onde precisará de:
- Aderir ao sistema de certificação de atributos empresariais (SCAP) e depois;
- Associar o certificado de assinatura no software. Informe-se aqui para saber mais sobre o SCAP.
Se ainda não tem faturação eletrónica, saiba porque deve aderir o quanto antes.
Passa faturas eletrónicas mas não sabe se tem a Assinatura Eletrónica Qualificada? Saiba como verificar
Muitas empresas têm feito confusão sobre esta Assinatura e as assinatura digitais encriptadas ou certificados avançados com extensão CER ou PFX, que já asseguravam há alguns anos a integridade destes documentos. No entanto, estes certificados avançados não se enquadram no disposto no artigo 12.º do decreto-lei n.º28/2019 nem seguem as orientações do comunicado n.º1 deste ano do GSN (Gabinete de Segurança Nacional).
Desta forma, a única autenticação que assegura que em 2021 um documento comercial seja considerado eletrónico é esta Assinatura Eletrónica Qualificada, que pode ser verificada no PDF gerado (em verificar assinatura > detalhes do certificado > separador ‘confiança’) e que em Portugal pode ser emitida por uma das entidades aqui indicadas e as quais enunciamos:
- ACIN iCloud Solutions, Lda
- AMA – AGÊNCIA PARA A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA I. P.
- CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo
- Instituto dos Registos e do Notariado I.P.
- DigitalSign – Certificadora Digital
- MULTICERT – Serviços de Certificação Electrónica S.A.
Com a especial referência às duas últimas, que se dedicam à prestação deste serviço às empresas portuguesas.
Sobre faturação eletrónica em Portugal e os prazos previstos
A faturação eletrónica é hoje o caminho a seguir para empresas que forneçam serviços ou produtos a entidades estatais ou a empresas de grande volume de negócios.
Apesar da pandemia COVID-19 ter desacelerado esta obrigação, tendo o Estado adiado as datas previstas para a implementação obrigatória da faturação eletrónica para parte das empresas portuguesas, é um facto de que esta é uma realidade que está prestes a concretizar-se para breve.
Para sua comodidade partilhamos o resumo das datas anunciadas até à data da publicação deste artigo:
| Legislação | Prazos a considerar |
|---|---|
| Segundo o OE 2024 | As faturas em PDF são faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, até 31 de dezembro de 2024. |
| Comunicado do Conselho de Ministros | As pequenas e médias empresas que forneçam serviços ou produtos a entidades públicas têm de preparar-se para passar faturas a esta entidade por via eletrónica, até 31 de dezembro 2022. (atenção, não basta ter a assinatura qualificada – leia sobre isto neste artigo sobre EDI) |
| Comunicado do Conselho de Ministros | As microempresas que forneçam serviços ou produtos a entidades públicas têm de preparar-se para passar faturas a esta entidade por via eletrónica, até 31 de dezembro. (atenção, não basta ter a assinatura qualificada – leia sobre isto neste artigo sobre EDI) |
Esta tabela não substitui a recomendação de consultar o Diário da República para ficar com informação atual destas e outras alterações legais.
Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.
