Faturação eletrónica em 2021 obriga a Assinatura Eletrónica Qualificada. Saiba se já a tem.

27 Maio 2021
Faturação eletrónica em 2021 obriga a Assinatura Eletrónica Qualificada. Saiba se já a tem.

Já tem faturação eletrónica em 2021. Mas será que tem a Assinatura Eletrónica Qualificada?

A partir de 1 de outubro de 2021, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, como guias de transporte, recibos, etc,  obrigam à presença da Assinatura Eletrónica Qualificada, novidade que surgiu do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Esta nova obrigação tem deixado algumas dúvidas nas empresas, por muitas destas já terem um ‘certificado digital’, outrora obrigatório e que agora deverá ser substituído pela Assinatura Eletrónica Qualificada. Neste artigo pretendemos esclarecer todas as dúvidas dos empresários. Saiba também quais as datas em que esta “novidade” é obrigatória.

Confira abaixo tudo o que precisa saber sobre a “Assinatura Eletrónica Qualificada“, também conhecida como Assinatura Digital

Para sua comodidade, também pode navegar rapidamente para assuntos específicos:

O que é a Assinatura Eletrónica Qualificada e prazos | Como adquirir a Assinatura Eletrónica Qualificada | Já tem faturação eletrónica mas não sabe se tem esta Assinatura? | Sobre Faturação Eletrónica


O que é a Assinatura Eletrónica Qualificada?

Segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, nos termos do disposto no n.2 do artigo 12.º, todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, quando emitidos por via eletrónica, devem garantir a autenticidade de origem e a integridade de conteúdo.

Assim, empresas que optem pela ‘Faturação Eletrónica’ são obrigadas a incluir:

  • Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais (que conterá informação da pessoa que está a assinar o documento);
  • Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014 (que conterá informação encriptada com a identificação da empresa).

Perante isto importa esclarecer que, embora sejam duas coisas distintas, a Assinatura Eletrónica Qualificada e o Selo Eletrónico Qualificado, ambas cumprem o mesmo objetivo de autenticação. Desta forma basta que a sua empresa adquira um único serviço de assinatura eletrónica qualificada, que este já incluirá o selo eletrónico.


Quando é obrigatória? 1 de outubro é a nova data a fixar.

Segundo o Despacho nº 72/2021-XXII, o mês de junho de 2021 era a data final para a Autoridade Tributária considerar faturas em PDF como faturas eletrónicas. No entanto, e ainda por causa da pandemia COVID-19, o Despacho nº 133/2021-XXII veio prorrogar esta data até ao próximo 30 de setembro.

Portanto, se a sua empresa passa faturas eletrónicas em 2021 tem até 1 de outubro deste ano para cumprir esta nova obrigação.

Data a saber 👆


Agora, como implementar esta Assinatura nas faturas e outros documentos fiscais? O seu software pode ajudar

Se já tem faturação eletrónica na sua empresa, é praticamente certo que o seu software de gestão ou programa de faturação tenha já implementado no sistema um serviço de integração com pelo menos uma entidade certificadora pela União Europeia.

Assim sendo, recomendamos que fale com a empresa que lhe implementou o software para receber informação sobre o assunto.

No caso do software de gestão ARTSOFT, se é um dos nossos muitos clientes, saiba que temos desde o início do ano uma parceria com as duas grandes entidades certificadoras – a DigitalSign e a Multicert, e que podem disponibilizar à sua empresa este serviço por intermediário do seu parceiro ARTSOFT (pode pedir cotação diretamente ao seu revendedor).

Ao optar por uma destas entidades, o ARTSOFT está já preparado para automatizar (sem custos) todo o processo, bastando somente no ERP ativar o serviço com os dados que a entidade lhe fornecer.

Mais informamos que o ARTSOFT disponibiliza ainda uma terceira opção para associar a Assinatura Eletrónica Qualificada a faturas e documentos comerciais, esta manual e por via smartcard/Token USB, onde precisará de:

  1. Aderir ao sistema de certificação de atributos empresariais (SCAP) e depois;
  2. Associar o certificado de assinatura no software. Informe-se aqui para saber mais sobre o SCAP.

Se ainda não tem faturação eletrónica, saiba porque deve aderir o quanto antes.


Passa faturas eletrónicas mas não sabe se tem a Assinatura Eletrónica Qualificada? Saiba como verificar

Muitas empresas têm feito confusão sobre esta Assinatura e as assinatura digitais encriptadas ou certificados avançados com extensão CER ou PFX, que já asseguravam há alguns anos a integridade destes documentos. No entanto, estes certificados avançados não se enquadram no disposto no artigo 12.º do decreto-lei n.º28/2019 nem seguem as orientações do comunicado n.º1 deste ano do GSN (Gabinete de Segurança Nacional).

Desta forma, a única autenticação que assegura que em 2021 um documento comercial seja considerado eletrónico é esta Assinatura Eletrónica Qualificada, que pode ser verificada no PDF gerado (em verificar assinatura > detalhes do certificado > separador ‘confiança’) e que em Portugal pode ser emitida por uma das entidades aqui indicadas e as quais enunciamos:

Com a especial referência às duas últimas, que se dedicam à prestação deste serviço às empresas portuguesas.

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Sobre faturação eletrónica em Portugal e os prazos previstos

A faturação eletrónica é hoje o caminho a seguir para empresas que forneçam serviços ou produtos a entidades estatais ou a empresas de grande volume de negócios.

Apesar da pandemia COVID-19 ter desacelerado esta obrigação, tendo o Estado adiado as datas previstas para a implementação obrigatória da faturação eletrónica para parte das empresas portuguesas, é um facto de que esta é uma realidade que está prestes a concretizar-se para breve.

Para sua comodidade partilhamos o resumo das datas anunciadas até à data da publicação deste artigo:

LegislaçãoPrazos a considerar
Despacho 133/2021As faturas em PDF são faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, até 30 de setembro de 2021.
Decreto-Lei n.º 14-A/2020As pequenas e médias empresas que forneçam serviços ou produtos a entidades públicas têm de preparar-se para passar faturas a esta entidade por via eletrónica, até 30 de junho.
Decreto-Lei n.º 14-A/2020As microempresas que forneçam serviços ou produtos a entidades públicas têm de preparar-se para passar faturas a esta entidade por via eletrónica, até 31 de dezembro.

Esta tabela não substitui a recomendação de consultar o Diário da República para ficar com informação atual destas e outras alterações legais.


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