Emissão de faturas e documentos comerciais

23 Outubro 2020

Emissão de faturas e documentos comerciais – procedimentos

Com a entrada em vigor da legislação sobre software certificado e regime de bens em circulação, tem-se verificado que muitas empresas continuam a não cumprir os requisitos mínimos para emissão de documentos legais, com as potenciais consequências negativas que tal pode trazer para a empresa e para os seus clientes sujeitos passivos de IVA.

Para sua comodidade, conheça uma lista de procedimentos e regras a ter em conta na emissão de faturas e documentos ou navegue rapidamente para assuntos específicos:

faturas e documentos de transporte | documentos eletrónicos | programas certificados

Lista de procedimentos e regras a saber

Qualquer transação tem que originar uma fatura seja qual for o adquirente, ainda que este não a solicite.
Qualquer mercadoria em circulação tem que ser acompanhada por um documento de transporte (guia de transporte/remessa ou fatura), onde constem os locais de carga e descarga, data e hora do início do transporte. Se faltarem estes elementos, é considerado o local de carga a morada da empresa fornecedora, de descarga a morada do cliente, a data e hora de início de transporte, a da emissão do documento, e neste caso a hora de emissão tem que ser impressa.
Se no ano anterior a empresa teve um volume de negócios superior a €100.000 é obrigada a comunicar á AT todas as guias de remessa/transporte, antes do início do transporte. As faturas não necessitam de comunicação prévia.
A lista dos bens ou serviços constantes num documento (fatura ou guia) deverá conter a descrição dos mesmos de tal forma que seja possível identificar qual a taxa de IVA aplicável. Esta norma impossibilita o uso de descrições genéricas do tipo ‘Diversos’ ou ‘Serviços prestados’, pois não permitem determinar qual a taxa aplicável.
Se um documento não estiver passado na forma legal, impede que o adquirente possa deduzir o valor do IVA correspondente. Se o fizer fica sujeito a uma coima, bem como à restituição do IVA deduzido. Isto obriga o adquirente, ou o seu técnico de contas, a verificar se todas as faturas recebidas estão ‘na forma legal’ antes de deduzir o IVA.
Um documento recebido por email não substitui o mesmo em papel, por correio normal. Para que um documento eletrónico seja considerado ‘na forma legal’, é necessário que o mesmo contenha uma assinatura eletrónica avançada (produzida através de um certificado digital da empresa), ou emitido via EDI-Intercâmbio eletrónico de dados.
Um documento eletrónico que contenha uma assinatura eletrónica avançada, para fins legais, não pode ser impresso e arquivado. O documento eletrónico deverá ser guardado no sistema informático e disponível ‘em linha’ durante 10 anos.
Quaisquer documentos que não sejam faturas ou notas de crédito, se forem entregues aos clientes têm de conter a expressão ‘Este documento não serve de fatura‘.
Mesmo que seja usado papel pré-impresso, a impressão de documentos processados por programas certificados tem que imprimir o tipo e nome do documento e todos os elementos identificativos da empresa emitente.
A emissão de documentos de transporte/faturas só pode ser efetuada por programas certificados. No caso de inoperância do sistema informático, só é possível recorrer a faturas manuais impressas em tipografias autorizadas. Não existe suporte legal para ‘faturas ou guias provisórias’ emitidas por computador/software não certificado (folhas de cálculo ou processadores de texto, etc.).
Se a empresa operar em vários locais existindo dependência de comunicações, e para contornar o problema da inoperância do sistema informático remoto, deverá ter um plano de contingência com software e base de dados locais, com série de documentos própria por local remoto, permitindo continuar a operação ‘off-line’, podendo integrar os dados de faturação na aplicação central na respetiva série quando as comunicações forem restabelecidas.

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Legislação sobre emissão de faturas e outros documentos

Regime de bens em circulação: DL 198/2012

Art.º 1: “Todos os bens em circulação, em território nacional, seja qual for a sua natureza ou espécie, que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado deverão ser acompanhados de documentos de transporte processados nos termos do presente diploma”;
Art.º 2: “…Consideram-se ‘bens em circulação’ todos os que se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, transformação, exposição, dos estabelecimentos de venda por grosso e a retalho ou de armazém de retém, por motivo de transmissão onerosa, incluindo a troca, de transmissão gratuita, de devolução, de afetação a uso próprio, de entrega à experiência ou para fins de demonstração, ou de incorporação em prestações de serviços, de remessa à consignação ou de simples transferência, efetuadas pelos sujeitos passivos referidos no Art.º 2 do CIVA”; “Consideram-se ainda bens em circulação os bens encontrados em veículos nos atos de descarga ou transbordo mesmo quando tenham lugar no interior dos estabelecimentos comerciais, lojas, armazéns ou recintos fechados que não sejam casa de habitação, bem como os bens expostos para venda em feiras e mercados…”;
Art.º 4, nºs 4 e 5: “As faturas, guias de remessa … devem ainda indicar os locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data e hora em que se inicia o transporte.” “Na falta de menção expressa dos locais de carga e descarga e da data do início do transporte, presumir-se-ão como tais os constantes do documento de transporte”;
Art.º 5, nº 5: “Os sujeitos passivos são obrigados a comunicar à AT os elementos dos documentos … antes do início do transporte”, para contribuintes que no período de tributação anterior tiveram um volume de negócios superior a €100,000 (art.º 5, nº 10);
Art.º 5 nºs 7 e 8: “…a AT atribui um código de identificação ao documento” e “… sempre que o transportador disponha de código fornecido pela AT fica dispensado da impressão do documento de transporte”.

Código do IVA

Art.º 29, nº 1-b: “Emitir obrigatoriamente uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como vêm definidas nos artigos 3.º e 4.º, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços”;
Art.º 29, nº 1-c: “Enviar mensalmente uma declaração relativa às operações efetuadas no exercício da sua atividade no decurso do segundo mês precedente, com a indicação do imposto devido ou do crédito existente e dos elementos que serviram de base ao respetivo cálculo”;
Art.º 29, nº 6: “Quando o julgue conveniente, o sujeito passivo pode recorrer ao processamento de faturas globais, respeitantes a cada mês ou a períodos inferiores, desde que por cada transação seja emitida guia ou nota de remessa…”;
Art.º 36 nº 5-b: Na fatura deverá constar “a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável…”;
Art.º 19, nº 2: “O direito á dedução de IVA suportado nas aquisições de bens ou prestações de serviços só pode ser exercido quando o sujeito passivo tiver ‘na sua posse e em seu nome’, o respetivo documento ‘passado na forma legal’ “;
Art.º 36, nº 10: “As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo … uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.”
Art.º 36, nº 14: “Nas faturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma ou a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento informático de faturação”;
Art.º 45, nº 2: “…as faturas, guias ou notas de devolução e outros documentos retificativos de faturas, incluindo os emitidos, em nome e por conta do sujeito passivo, pelo próprio adquirente dos bens ou por um terceiro, são identificados através das referidas designações e numerados sequencialmente, em uma ou mais séries convenientemente referenciadas, devendo conservar-se na respetiva ordem os seus duplicados e, bem assim, todos os exemplares dos que tiverem sido anulados ou inutilizados, com os averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituíram, se for caso disso.”;
Art.º 52 nº 1: “Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, …”;
Art.º 52 nº 4: “É permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas emitidas por via eletrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do conteúdo e a sua legibilidade.”;
Art.º 52, nº 7: “É ainda permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, …”.

1.2 – “Quaisquer documentos que não sejam faturas ou documentos retificativos de fatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, se suscetíveis de apresentação ao cliente … conter a expressão ‘Este documento não serve de fatura’ “;
2.2.6 – “Os documentos impressos pelo programa de faturação não devem conter valores negativos. Quando necessário, serão utilizados documentos retificativos de faturas … como documentos de correção de operações de compra e venda …”;
2.2.13 – Se para a impressão dos documentos … “for utilizado papel pré-impresso, a aplicação deve assegurar a impressão de todos os elementos fiscalmente relevantes incluindo as menções obrigatórias, os elementos identificativos do sujeito passivo emitente e a natureza do documento”.

Despacho 8632/2014 do Diretor Geral da Autoridade Tributária e Aduaneira

1.2 – “Quaisquer documentos que não sejam faturas ou documentos retificativos de fatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, se suscetíveis de apresentação ao cliente … conter a expressão ‘Este documento não serve de fatura’ “;
2.2.6 – “Os documentos impressos pelo programa de faturação não devem conter valores negativos. Quando necessário, serão utilizados documentos retificativos de faturas … como documentos de correção de operações de compra e venda …”;
2.2.13 – Se para a impressão dos documentos … “for utilizado papel pré-impresso, a aplicação deve assegurar a impressão de todos os elementos fiscalmente relevantes incluindo as menções obrigatórias, os elementos identificativos do sujeito passivo emitente e a natureza do documento”.

Lei 83C/2013

Art.º 189: “Os documentos … são emitidos em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e contínua, dentro de cada série, por um período não inferior a um ano fiscal”.

Para informação pormenorizada sobre o assunto consulte o diário da república eletrónico.

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