Arquivo Digital Contabilidade – Porque devem os contabilistas arquivar eletronicamente os documentos dos clientes?

24 Maio 2024
Arquivo Digital Contabilidade – Porque devem os contabilistas arquivar eletronicamente os documentos dos clientes?

Arquivo Digital de Contabilidade explicado ao detalhe

Arquivo Digital na Contabilidade explicado de A a Z para contabilistas e empresas de contabilidade em Portugal.

Neste artigo vamos dar corpo às questões mais críticas e relevantes para contabilistas no que respeita ao Arquivo Digital na Contabilidade.

Com base nos insights de dezenas de contabilistas portugueses, com os quais lidamos diariamente, vai conhecer as questões que mais preocupam estes profissionais no tema – Arquivo Digital Contabilidade.

Vai também saber porque querem os contabilistas, nos seus Gabinetes de Contabilidade, ter à sua medida um arquivo eletrónico dos documentos fiscalmente relevantes dos seus clientes.

Fique agora por dentro do que precisa saber em 2024 sobre o Arquivo Digital de Contabilidade e como o pode fazer na prática com o apoio único de um dos softwares mais reconhecidos em Portugal para contabilistas, o ARTSOFT CC.


O que é o Arquivo Digital em Contabilidade?

O Arquivo Digital na Contabilidade refere-se a uma forma de armazenamento eletrónico que permite às empresas de contabilidade e responsáveis financeiros gerir e guardar de forma segura os documentos fiscalmente relevantes e contabilísticos.

O Arquivo Digital, que também pode ser chamado de arquivo eletrónico, tem, nos últimos anos, transformado a forma como as informações financeiras são processadas e arquivadas, garantindo acessibilidade e acima de tudo eficiência.

Sabia que? O conceito de arquivo digital começou a ser falado em Portugal na década de 1990, à medida que as tecnologias de informação se desenvolviam e três anos depois de começarmos a desenvolver o nosso software de gestão. No entanto, só no ano 2000 é que o conceito ganhou expressão, quando o tema desmaterialização começou a ganhar relevância.

Porque querem os contabilistas ter um arquivo digital dos documentos contabilísticos dos seus clientes?

São várias razões apontadas para se adoptar um arquivo digital dos documentos contabilísticos dos clientes. Partilhamos algumas:

“Desde que migramos para o arquivo eletrónico, notamos uma redução drástica no tempo gasto à procura de documentos. Agora, tudo o que precisamos está a apenas alguns cliques de distância, permitindo-nos dedicar mais tempo à consultoria financeira.”

“O arquivo digital mudou completamente a forma como trabalho com os meus clientes. Posso aceder facilmente a todos os documentos necessários, o que é especialmente valioso no trabalho remoto. A flexibilidade é incrível.”

“Reduzimos significativamente os custos com impressão e armazenamento de papel desde que adoptámos o arquivo digital. Além disso, a economia de espaço foi um bónus inesperado que permitiu reorganizar o escritório.”

“A velocidade e a precisão com que agora podemos ver a informação atualizada dos nossos clientes tem ajudado a fornecer insights muito mais relevantes. A tomada de decisão tornou-se mais rápida e fundamentada, beneficiando todos os envolvidos.”

Como resumo das razões apontadas, partilhamos de seguida a importância de um arquivo digital de contabilidade em gabinetes de contabilistas.

Importância do Arquivo Digital para Contabilistas

Ter um arquivo digital para documentos contabilísticos é importante, e até indispensável, porque tem permitido aos contabilistas oferecer um serviço mais eficaz, seguro e adaptável, melhorando substancialmente a qualidade geral do seu trabalho e a satisfação dos clientes.

Destacamos em especial:

  • Eficiência Operacional: A digitalização dos documentos contabilísticos permite uma organização e recuperação mais rápidas e fáceis. Com isto, há uma redução significativa do tempo gasto na procura de documentos em arquivos físicos, permitindo que os contabilistas se concentrem mais no planeamento financeiro e menos na gestão de papéis.
  • Acesso Remoto e Flexibilidade: Com os documentos armazenados digitalmente, os contabilistas podem aceder aos documentos a qualquer momento. Isto é especialmente útil em cenários de trabalho remoto ou para empresas com várias localizações. A flexibilidade de acesso melhora a colaboração entre os contabilistas e os seus clientes.
  • Redução de Custos: Manter documentos físicos requer espaço de armazenamento e incursão em custos com impressão e manutenção. Ao migrar para um arquivo digital, os contabilistas podem reduzir ou eliminar esses custos, além de minimizar a necessidade de espaço físico para arquivos.

Como implementar um Arquivo Digital?

Para implementar um arquivo digital na contabilidade é importante que, acima de tudo, sejam primeiramente identificadas as necessidades específicas do seu escritório.

Na verdade, e ainda que hoje em dia seja relativamente fácil encontrar uma solução de arquivo digital para contabilistas, nem todas poderão ir ao encontro do que a sua empresa realmente precisa.

Sabia que? A solução de arquivo eletrónico ARTSOFT, conhecida como Contabilidade Inteligente, foi desenvolvida com base nos insights de dezenas de contabilistas portugueses e especialistas em gestão? O objetivo: Dar uma resposta efetiva a todos os gabinetes, independente da sua dimensão ou número de clientes.

Siga as nossas recomendações para implementar o arquivo digital que mais responde às necessidades reais do seu escritório:

Quais os passos para criar um arquivo digital eficaz?

Para implementar um arquivo digital que vá ao encontro do que pretende, siga estes passos:

  1. Analise como chegam até si a maior parte dos documentos fiscais dos seus clientes. Em papel ou em formato digital?
  2. Depois de saber isso, perceba onde está o vosso maior esforço e tempo despendido e o que pretende otimizar.
  3. De seguida, precisa de encontrar uma solução de arquivo digital que se integre de forma fluida ao software que já utilizam ou ponderam adquirir. O que recomendamos: Ponderar a solução que o vosso software de contabilidade disponibiliza, se claro, responder às vossas necessidades.
  4. Capacitar a equipa para a utilização eficiente da nova ferramenta. Neste ponto importa perceber se a solução lhe dá formação e apoio técnico especializado. Por exemplo, no caso da solução ARTSOFT, encontra uma rede de parceiros de norte a sul do país que estão diariamente a apoiar os clientes.

Que ferramentas são indispensáveis para arquivar documentos da Contabilidade?

Entre as ferramentas essenciais, destacam-se:

  • Software de Contabilidade: Que tenha a opção de Arquivo Eletrónico ou que integre com uma solução de arquivo digital.
  • Ferramenta que permita digitalizar documentos em papel a partir do QR Code e que fotografe o mesmo: Por exemplo uma aplicação móvel, como é o caso da QR.Docs da nossa solução de Arquivo Eletrónico e Contabilidade Inteligente.
  • Soluções de Backup e Segurança: Protegem dados contra perdas e ataques cibernéticos.

Como funciona um Arquivo Digital na prática?

Um arquivo digital revoluciona os processos contabilísticos através da automação e acessibilidade.

Podemos dar-lhe o exemplo de como funciona um arquivo digital na prática através da nossa solução:

Caso de Uso: O Contabilista pretende fazer o Arquivo Eletrónico dos documentos fiscalmente relevantes do cliente Empresa Sapatos, lda

  • No caso dos documentos existirem já em formato digital numa pasta do seu PC, o Contabilista pode simplesmente selecionar todos os documentos existentes do cliente em questão e importá-los diretamente para o software.
  • O que vai acontecer? Os documentos que tenham QR Code vão ser lidos automaticamente pelo software, já para os documentos sem QR Code o contabilista poderá registá-los manualmente pois o software deteta a ausência do QR Code.
  • Desta forma o Arquivo Eletrónico fica feito, podendo o contabilista sempre que quiser consultar os documentos.
  • Importa também dizer que: A solução permite que, ao mesmo tempo que se está a fazer o Arquivo, os documentos fiquem preparados para, com base nas regras definidas, serem lançados na Contabilidade do cliente em questão.
  • No caso de existirem documentos em papel, desde que tenham QR Code, podem também ser facilmente registados e arquivados.
  • Neste caso o Contabilista poderá utilizar a app QR.Code (disponível com a solução de Arquivo Eletrónico e contabilidade Inteligente) e rapidamente através da aplicação móvel, ler o QR Code e guardar uma fotografia do documento.
  • O que vai acontecer? Os documentos lidos e registados pela aplicação móvel serão sincronizados com o software, onde serão: lançados na Contabilidade e Arquivados.
  • Importa também dizer que: Caso os documentos em papel estejam fisicamente com o cliente e não no escritório do Contabilista, a empresa cliente pode ela própria utilizar a aplicação móvel para fazer o registo dos documentos, sendo estes depois sincronizados e enviados para o software do contabilista e arquivados.

Desta forma o Contabilista fica com um arquivo eletrónico de todos os documentos do cliente em questão, podendo depois conciliá-los com os existentes no e-Fatura, e isto também com o apoio do software.

Arquivo Digital Contabilista Contabilidade
Exemplo de Arquivo Eletrónico do software de Contabilidade ARTSOFT CC

De que forma o Arquivo Digital está a transformar a contabilidade?

  • Automatização: Substitui processos manuais, reduzindo a margem de erro.
  • Acesso Imediato: Permite que os documentos sejam acedidos em qualquer momento e de forma rápida.

Quais as principais vantagens do Arquivo Digital para empresas de Contabilidade?


As principais vantagens incluem:

  • Redução de Custos: Diminui a necessidade de espaço físico e material impresso.
  • Colaboração Melhorada: Facilita o trabalho conjunto, mesmo à distância.

Como gerir eficientemente a receção e arquivo dos documentos, de forma integrada?

A gestão eficiente dos documentos dos clientes exige um uso estratégico das ferramentas disponíveis. Por essa razão é importante que o Contabilista tenha um método e processo bem implementado, não só no que respeita aos documentos que lhe chegam via digital como também aos documentos que existam ainda em papel, tendo em conta que cada cliente tem formas diferentes de trabalhar.

Que estratégias deve o Contabilista seguir para uma boa gestão de documentos digitais

Para uma gestão eficaz:

  • Estabeleça Procedimentos Padrão: Organize os documentos de maneira lógica e estabeleça com os clientes prazos ou formas claras para receber os documentos. Para isso é importante existir um processo que indique não só à equipa como também ao cliente qual é o método de receçao de documentos do cliente X e como será feito o arquivo eletrónico dos mesmos, bem como os responsáveis por este tema.
  • Invista em segurança e conformidade: Estabeleça politicas de backup regular para prevenir perda de dados e ter um plano de recuperação. Para isso é importante implementar soluções de segurança, incluindo firewalls, antivírus e passwords fortes.
  • Adaptação às práticas dos Clientes: Disponibilize canais seguros para a transferência de documentos (como é exemplo a nossa aplicação QR.Docs).

Como otimizar o arquivo de documentos na contabilidade dos clientes?

Otimizar o arquivo digital dos documentos dos seus clientes envolve:

  • Auditorias Regulares: Verifique e atualize o arquivo para manter a sua eficiência e conformidade.
  • Formação Contínua: Assegure que todos os envolvidos dominam as ferramentas e processos.
  • Valide a ausência de documentos: Por exemplo, valide se os documentos que tem no arquivo eletrónico estão conciliados no e-fatura ou se há algum documento em falta, que deve solicitar ao cliente.

O que deve incluir um Arquivo de Documentos Contabilísticos?

O que é essencial num Arquivo Contabilístico Digital?

A título de exemplo estas são algumas das funcionalidades que podem ser críticas e relevantes:

  • Armazenamento seguro dos documentos com ou sem QR Code no Arquivo Eletrónico;
  • Geração do ficheiro em formato SAF-T com o Arquivo Eletrónico – útil para inspeções efetuadas pela AT;
  • Facilidade de consulta dos documentos, por exemplo: visualização rápida do documento a partir do software;
  • Rapidez e automatização no arquivo dos documentos;
  • Os documentos devem estar acessíveis, sempre que for necessário.

Como garantir fiabilidade do arquivo contabilístico?

  • Suporte e apoio sempre disponível por parte dos especialistas da solução (lembramos que temos uma rede de parceiros especializados de norte a sul do país)
  • Utilização de software de Contabilidade fiável, atualizado e em conformidade com as Normas e Legislação Portuguesa
  • Políticas de Backup e Recuperação
  • Formação dos responsáveis pelo Arquivo Eletrónico dos documentos dos clientes

Ao seguir estas diretrizes, as empresas de Contabilidade podem garantir a fiabilidade e a segurança do seu arquivo contabilístico, reduzindo o risco de erros e perda de dados, de forma a assegurar que os dados financeiros dos clientes sejam precisos e confiáveis.


Que soluções existem no mercado para o arquivo digital para Contabilistas?

Antes de mais, e para sua conveniência, saiba que a ARTSOFT tem uma solução completa de arquivo eletrónico para contabilistas, disponível no nosso software de Contabilidade – o ARTSOFT CC.

As vantagens? Além de não necessitar de integrar um outro sistema ou solução ao seu já software de contabilidade (ainda não utiliza o nosso software? saiba mais aqui), também vai usufruir de uma solução que vai muito mais além do arquivo, pois esta automatiza e acelera os lançamentos dos documentos dos seus clientes na contabilidade.

Por outro lado tem ainda um benefício único: pode disponibilizar aos seus clientes a aplicação QR.Docs para estes digitalizarem e fotografarem os seus documentos fiscais. Estes serão depois sincronizados diretamente para o seu software onde os pode arquivar.

arquivo digital contabilidade aplicação móvel

Ainda assim, existem no mercado várias soluções de arquivo digital que, consoante as suas características, tem respostas às necessidades específicas dos contabilistas, como é o caso do C-Lab, solução externa ao ARTSOFT mas com o qual temos integração direta. Este tipo de soluções variam em complexidade, recursos e preço, pelo que é importante saber avaliar as mesmas e perceber se justifica o investimento. Siga as nossas recomendações.

Como avaliar as soluções de Arquivo Digital disponíveis no mercado?

Avaliar as soluções de arquivo digital disponíveis no mercado exige uma abordagem cuidadosa e criteriosa, principalmente para contabilistas que lidam com um volume grande e sensível de informações.

Aqui estão algumas etapas e critérios essenciais que podem ajudar na avaliação e seleção da solução de arquivo digital mais adequada:

1. Definição de Necessidades Específicas

  • Identificar Requisitos: Comece por entender o tipo de documentos que serão digitalizados, a frequência de acesso, e as necessidades específicas de armazenamento e segurança.
  • Volume e Escalabilidade: Considere o volume atual de documentos e a capacidade da solução crescer com o seu negócio.

2. Compatibilidade com o Software de Contabilidade

  • Integração com Sistemas Existentes: A solução deve integrar-se facilmente com o seu software de contabilidade.
  • Facilidade de Uso: Avalie a interface da solução para garantir que é intuitiva e fácil de usar para todos os níveis de habilidade técnica dentro da sua equipa.

3. Análise de Funcionalidades Específicas

  • Acesso aos Documentos: A solução deve oferecer uma pesquisa rápida e eficiente entre outras funcionalidades que lhe são importantes.
  • Colaboração: Verifique se a solução permite fácil acesso e colaboração dos seus funcionários.

4. Avaliação do Custo-Benefício

  • Estrutura de Preços: Analise os custos iniciais, as taxas de subscrição, e quaisquer outras despesas potenciais. Considere o retorno sobre o investimento (ROI) baseado na eficiência e benefícios trazidos pela solução.
  • Demonstração: Veja se existe a possibilidade de conhecer a solução antes de um compromisso de longo prazo.


Porquê utilizar a nossa solução de arquivo eletrónico e contabilidade inteligente?

A solução de Arquivo Eletrónico e Contabilidade Inteligente ARTSOFT foi desenvolvida com base nos insights recolhidos por dezenas de Contabilistas portugueses. O resultado? Uma solução inovadora e integrada no próprio software que dá resposta a necessidades como:

  • Leitura de QR Code em documentos PDF ou imagens, através da leitura automática dos documentos;
  • Digitalização e registo de documentos em papel, de forma rápida e fiável (através da aplicação móvel Qr.Docs);
  • Total rastreabilidade dos documentos a partir do software;
  • Geração do ficheiro em formato SAF-T com o Arquivo Eletrónico – útil para inspeções efetuadas pela AT;
  • Importação automática dos documentos arquivados para a Contabilidade Inteligente que vai automatizar os lançamentos na Contabilidade;
  • Conciliação automática com e-Fatura;
  • Integração com os diários contabilísticos;
  • Custo reduzido face a outras soluções no mercado;
  • Apoio técnico disponível através de parceiros ARTSOFT.

Como a solução responde às necessidades específicas dos contabilistas?

Neste vídeo poderá conhecer melhor como a solução dá resposta às necessidades das empresas de Contabilidade no que respeita ao Arquivo Eletrónico mas também à necessidade de acelerar e automatizar umas das tarefas mais morosas dos contabilistas – os lançamentos contabilísticos.

Quais os próximos passos para implementar o Arquivo Digital na sua empresa de Contabilidade?

Para começar:

  1. Solicite uma demonstração personalizada. Se quer conhecer a nossa solução deixe os seus contactos aqui.
  2. Comunique à sua equipa e clientes que têm agora uma forma mais eficiente de receber e arquivar os documentos.
  3. Inicie a transição para uma gestão documental mais inteligente e rápida.

Esperamos ter sido úteis. Recomendamos agora que leia sobre: IES explicada ao pormenor

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Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.


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