“Na pesquisa para encontrar um software de gestão multi-empresa que respondesse a todas as necessidades do grupo, ficamos com a convicção de ter encontrado no ArtSOFT uma das maiores capacidades de adaptação às diferentes áreas de negócio em que nos movimentamos.
A possibilidade de desenhar e adaptar os documentos às necessidades específicas de cada empresa, a criação de regras para cada acção desenvolvida, a segurança na criação das regras do negócio e a obrigatoriedade de estas serem respeitadas ao longo de toda a cadeia de valor, foram factores importantes para a nossa opção pela T.I. e, consequentemente, pelo ArtSOFT.
Mas podemos somar ao software uma equipa de profissionais que tem a consciência que o software de gestão tem de servir as empresas e não o contrário. No caso específico da implementação no grupo DIVIRIL, existiu uma preparação prévia de algumas rotinas que foram desenvolvidas propositadamente e constituíram uma mais-valia para todos os clientes T.I./ArtSOFT. A interacção entre a T.I. e os seus clientes é uma realidade.
A segurança dos dados, quer por definição clara dos acessos dos utilizadores, quer pela base de dados utilizada pela T.I., foi também decisiva na opção feita pelo grupo.”

David Pedro Moreira dos Santos Reis, Administrador
Novembro de 2004

Parceiro Associado
Maxprog Informática, Lda.
  

Apresentação da empresa

O Grupo DIVIRIL surge em 2003, resultado da consolidação de um conjunto de seis empresas que, tendo objectivos sociais diferentes e específicos, funcionam com o objectivo comum de engrandecer o Core Business do grupo: produção e distribuição de refrigerantes e sumos de fruta. Das várias marcas comercializadas destacam-se os sumos Ika.
A primeira empresa surge em Julho de 1967, tendo como objecto da sua actividade a distribuição de produtos alimentares. Em 1969 adquire uma pequena unidade industrial em Alenquer, com a qual inicia a sua actividade industrial na área dos refrigerantes e sumos de fruta.
Em 1976 desloca-se para o Carregado onde constrói uma nova unidade industrial.
Em 1986 lança em Portugal a 1ª embalagem de refrigerante em plástico.
Tendo sido pioneira neste tipo de embalagens, rapidamente perde a sua caracterização de empresa regional, conseguindo implementar os seus produtos a nível nacional.
Hoje, o grupo é constituído por duas empresas industriais, uma empresa de transportes, duas empresas comerciais e uma empresa na área de serviços e imobiliário.

Solução implementada

Após uma pesquisa minuciosa no mercado de software, a Diviril  escolheu o ArtSOFT como ferramenta integrada de gestão, abandonando definitivamente o marasmo da falha de informação em tempo útil e privilegiando a fiabilidade, segurança e rapidez da informação para a gestão do seu negócio.

A Diviril teve, do ponto de vista organizacional, a necessidade de definir e adaptar os vários circuitos documentais à realidade específica de cada empresa do grupo. A flexibilidade de configuração documental do ArtSOFT respondeu pacificamente a esta questão.
Tratando-se de uma empresa cuja principal actividade é a produção de refrigerantes e sumos de fruta, a gestão da linha de produção é, obviamente, uma prioridade.  

Gestão de Produção

Para fazer a implementação do módulo de produção, começamos por estruturar as fases de produção em processos documentais:

• Produção da própria matéria-prima (sumo);
• Produção de produto acabado (embalagem de sumo);
• Embalamento (transformação em packs).

A ordem de produção é registada no momento em que se inicia o fabrico, as matérias-primas são automaticamente abatidas em stock e o produto acabado dá entrada em armazém quando a ordem de fabrico é encerrada.
Tratando-se de produtos alimentares, a utilização das datas de validade é fundamental, tanto nos produtos fabricados, como nas matérias-primas utilizadas.
O ArtSOFT permite consultar todo o percurso de um determinado produto através do controlo de lotes na produção, o sistema de Workflow facilita esta pesquisa pois proporciona uma rastreabilidade documental, pode ser inclusivamente consultado o registo de controlo da qualidade do lote, obrigatório para garantir a continuidade de certificação dos seus produtos.
Durante o percurso de produção é assegurado o controlo efectivo de existências em stock, assim como dos produtos e trabalhos em curso - informação preciosa para a correcta gestão de aprovisionamento.  

Desmaterialização

No ArtSOFT é dada especial atenção ao conceito de desmaterialização, com incidência na extracção de informação sem recorrer ao suporte tradicional do papel.
Esta desmaterialização reflecte-se não só no tratamento electrónico de declarações fiscais, como também no tratamento electrónico, cada vez mais comum em transacções documentais entre parceiros comerciais.
O tratamento documental pode ser feito recorrendo ao suporte magnético através da integração de ficheiros em formato EDI (electronic data interchange). 

Rastreabilidade

Para garantir a qualidade dos seus produtos, a Diviril utiliza o sistema de rastreabilidade do ArtSOFT que acompanha todo o processo produtivo dos sumos.
O sistema implementado permite a detecção das causas e não conformidades dos produtos, assim como, determinar a localização de um lote com alguma anomalia de forma eficiente e com a maior rapidez, viabilizando a sua recolha do mercado.
O processo produtivo da Diviril é composto pelas seguintes etapas:
Preparação de matérias-primas; Produção; Engarrafamento; Embalamento; Stock de produto acabado; Expedição.

No processo que antecede a produção é feita a selecção de matérias-primas. O conjunto de ingredientes que compõem os xaropes é seleccionado tendo em conta uma análise prévia das suas características em relação ao lote e data de validade. Podem ser consultadas outras informações acerca destas matérias, tais como o stock disponível, fornecedores e respectivas condições comerciais.

A atribuição de lotes aos sumos produzidos é feita durante a fase de produção. Esta informação é impressa na garrafa de sumo durante o seu engarrafamento. O rótulo inclui o código de barras que identifica o produto (marca de sumo e sabor) e a tampa inclui a informação sobre a produção finalizada: data de produção, lote e data de validade.
No embalamento, as garrafas são agrupadas em embalagens / packs e coladas em stock de produto acabado. Em cada um dos packs é colada a etiqueta que identifica as seguintes variáveis: Produto (EAN 13); Quantidade de produto por embalagem (ITF 14); Lote e data de validade (UCC/EAN 128).
O tratamento de etiquetas por embalagem tem como principal objectivo a simplificação do processo de expedição de produtos acabados, através do qual é emitida a ordem de carregamento para todos os clientes de determinada rota.

O controlo de expedição de produtos através destas etiquetas facilita a movimentação de stocks, tanto internamente, como pelo seus parceiros comerciais que poderão registar a entrada de stocks de forma automática, através da leitura destes códigos de barras.
Para a Diviril, a implementação e controlo da rastreabilidade beneficia muito a empresa na medida em que possibilita, a qualquer momento, a resposta a questões de várias naturezas: 

• Validade das matérias-primas em stock; 
• Validade de produtos acabados em stock; 
• Localização de um lote de produtos acabados no qual foi detectada uma anomalia; 
• Localização de produtos nos quais foi utilizado um lote não conforme de matéria-prima.

Para as empresas de produção, a valorização de stocks e, por consequência, a correcta afectação dos resultados é um ponto crítico que resulta, na maioria das vezes, em falta de rigor nas análises de rentabilidade. No ArtSOFT, a qualidade da informação relativa a resultados operacionais e rácios de rentabilidade é assegurada na medida em que a valorização de stocks é feita em regime de inventário permanente. O valor das existências de matérias-primas e subsidiárias, assim como produtos acabados, é actualizado através do registo das várias fases de produção. O apuramento da variação da produção é efectuado online, à medida que os produtos acabados são escoados para o mercado.

Estamos convictos que o sucesso alcançado com a implementação do ArtSOFT na Diviril resultou numa melhoria da eficácia da gestão da empresa, acreditamos que a gestão baseada em informação fidedigna e atempada é factor de diferenciação entre empresas e factor fundamental para o sucesso.