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O ARTSOFT é um ERP fortemente
paramétrico,
permitindo a sua adaptação às necessidades da maioria das empresas pela simples
selecção das várias opções disponíveis, podendo ser complementado com outras funcionalidades
através de programação específica, que pode ser efectuada com o apoio dos Serviços XML disponíveis em
modo desktop
ou cliente / servidor, ou plugins desenvolvidos
pela T.I., de acordo com a especificação de requisitos pretendida pelo cliente.
A gestão de stocks
Características gerais
Na sua versão paramétrica base, o ARTSOFT está preparado
para gerir stocks desde o artigo mais simples até a produtos com números de
série / lotes / datas de validade, com controlo de rastreabilidade,
multidimensionais,
produtos idênticos mas com mutações, com controlo
de unidades secundárias, ficha de
constituição de produtos tipo pack (fixos ou variáveis), ficha técnica de
constituição de produtos acabados, e ainda a possibilidade de ter inúmeros tipos
de fichas adicionais definidas por parametrização que podem ser usadas para os
mais variados fins (gestão de qualidade, descrições técnicas, catálogos
electrónicos, etc.).
Com vista à maior automatização de tarefas, se o produto for
comercializado em loja electrónica, é possível colocar ou retirar o produto
on-line bem como sincronizar qualquer alteração efectuada na ficha deste. A
cada produto é possível associar imagens, som e vídeo, bem como descrever o
produto em cinco formas diferentes. Torna-se assim muito fácil usar o ARTSOFT como
backoffice de uma loja electrónica multilingue.
Cada produto pode conter até 18 dígitos de código, ser
organizado até seis níveis hierárquicos, ser agrupado por até três critérios, guardar
uma lista de negociações de preços e descontos com clientes e / ou
fornecedores, gerir produtos equivalentes, um ou mais códigos alternativos ou
de barras, controlar saldos físicos, disponíveis e totais cativos por
encomendas.
Cada produto pode conter um conjunto de códigos alternativos
até 29 dígitos, com associação a uma quantidade, que poderão servir para
movimentar embalagens com ‘x’ unidades, ou simplesmente, para associar outros
códigos (de barras, p.ex) alternativos.
Cada ficha de produto possui associada um tipo de taxa de
IVA, tornando extremamente simples o impacto das alterações de taxas de IVA.
Para os produtos constituídos por um conjunto de outros
produtos (ex. packs), o ARTSOFT permite uma associação rígida (são sempre
movimentados aqueles produtos) ou flexível (o utilizador deverá escolher quais
os produtos, de uma lista pré-configurada).
Cada artigo pode ter uma lista de referências de produtos
equivalentes,
permitindo a importação de catálogos de vários fornecedores, e a pesquisa
por esses códigos.
Gestão de preços
Cada produto pode conter uma lista de negociações com
diversos fornecedores ou clientes, permitindo registar o código interno de cada
fornecedor/cliente, bem como as datas de entrada em vigor e respectiva
validade de preços, descontos ou bónus, condicionados ou não a determinadas
quantidades mínimas, prazos de entrega e o mínimo de dias de validade obrigatório.
Sempre com vista à automatização de uma tarefa complicada e
arriscada, a gestão de preços por cada cliente, para além de ser possível registar
negociações específicas (indicados para o grande retalho), é possível também
definir preços ou descontos por escalões, consoante a quantidade vendida, ou
mediante uma matriz de tipo de produto / tipo de cliente.
Encomendas e produção
A elaboração de encomendas a fornecedores pode beneficiar de
um processo automático ou semi-automático que propõe as quantidades a
encomendar através de fórmulas previamente definidas.
Para produtos produzidos ou acabados na empresa, é possível
definir uma ficha técnica para a produção de ‘x’ unidades, com a lista de
matérias-primas principais ou alternativas, custos diversos em percentagem ou
valor. Nessa lista podem constar produtos básicos ou complexos (outros produtos
acabados). A valorização do produto acabado pode ser obtida a partir de uma das
15 formas disponíveis. Efectua a cativação das quantidades técnicas de
matérias-primas na altura em que é dada a ordem de produção, sendo possível na
altura da entrada dos produtos acabados, registar a quantidade efectivamente
usada.
Inventariação
O ARTSOFT dispõe de vários métodos para efectuar a
inventariação de stocks, disponibilizando
vários algoritmos que facilitam
esta tarefa em pequenos, médios ou grandes armazéns, sendo que as recolhas
podem ser efectuadas através de terminais portáteis tipo PDA.
A valorização das vendas é feita a preço médio de custo
ponderado, podendo-se ainda recalcular o o stock
médio, o stock de segurança, a rotação de stocks e a cobertura média.
Consoante as necessidades da empresa, o ARTSOFT está
preparado para processar contabilisticamente o inventário permanente,
integrando a cada venda o custo da mercadoria vendida, e para as empresas cujos
processos internos não consigam evitar stocks negativos, o ARTSOFT é
suficientemente tolerante para, ainda assim, produzir resultados correctos com
um mínimo de intervenção humana.
Relatórios e alertas
Dezenas de relatórios pré-parametrizados e uma poderosa
ferramenta gráfica para a elaboração de relatórios relacionados com a gestão de
stocks, resolvem a maioria das necessidades operacionais das empresas. Para
todos os outros casos, a concepção de relatórios específicos é sempre possível
com baixos custos.
O sistema de alertas e notificações do ARTSOFT informa os
utilizadores previamente configurados de tarefas importantes a realizar ou com
situações anormais que requerem a atenção dos mesmos. Por exemplo, a
notificação de alteração de um preço de venda ou um artigo que entrou em
ruptura.
Gestão de Terceiros ou Entidades
Características gerais
A gestão de terceiros do ARTSOFT
visa dar suporte às operações de gestão comercial e contabilística, podendo ser
impostas regras muito rígidas de abertura / modificação de registos. Para um
controlo efectivo da redundância de dados de terceiros, o ARTSOFT não permite o
registo de clientes com NIF iguais, existindo o conceito de ‘filial’ ou moradas
alternativas, para cobertura de todos os aspectos necessários à gestão de
contas correntes
e de logística.
Uma ficha de terceiro para além dos dados standard, poderá conter
dados deste como cliente, fornecedor, vendedor, empregado, profissional
liberal, bem como quaisquer outras que a empresa venha a necessitar, através da
criação de fichas de informação adicional.
Cada ficha pode conter uma lista de contactos devidamente
qualificados, permitindo guardar telefones, emails, aniversários e acessos
internet de cada contacto às actividades que a empresa pretenda expor on-line.
Cada cliente pode ter um limite de crédito, descontos comerciais
fixos, uma tabela de preços específica, preços negociados, descontos
pré-fixados, ou por matriz cliente/artigo. Na ficha de cada fornecedor pode ter
registado qual o limite de crédito concedido, preços negociados ou descontos
pré-fixados.
As seguintes funcionalidades são muito apreciadas pelos
nossos utilizadores:
·
O nome de ‘cliente’ e/ou ‘fornecedor’ pode ser
redefinido para outro nome mais apropriado, como no exemplo de associações, por
‘associado’.
·
Através de algoritmos proprietários de procura é
possível localizar, quase instantaneamente, qualquer ficha de terceiro após a
digitação de parte do nome;
·
Cada terceiro poderá ter um código de
identificação por empresa ou por filial para uso em operações EDI (comércio
electrónico) ou outras específicas da empresa;
·
Se a ficha contiver as coordenadas geográficas
do terceiro, é possível consultar a sua localização geográfica através do
Google Earth ou do Google Maps;
·
É possível associar várias notas
em cada ficha, para todos os utilizadores ou para uso específico de um
utilizador, podendo as mesmas conter uma data de alerta para determinada tarefa
descrita nessa nota;
·
Existindo as ligações necessárias, é possivel
efectuar chamadas, enviar emails, SMS ou consultar a página internet do
terceiro directamente a partir da sua ficha.
Gestão / Marketing / CRM
Directamente da ficha de terceiro, é possível consultar de
imediato a lista de documentos pendentes ou elaborados para este, consultar o
documento seleccionado, bem como todos os outros relacionados (ex:
factura/guia de remessa/encomenda/proposta), a negociação de artigos, os
extractos de vendas de produtos, o(s) extracto(s) de conta corrente (c/c).
O ARTSOFT possui um poderoso sistema de gestão de eventos de
relacionamento com o terceiro (exposto à frente no item Gestão
Operacional) que podem ser criados ou consultados directamente na
respectiva ficha.
A gestão de terceiros permite a elaboração de listas
(descartáveis ou não) de terceiros através de critérios de segmentação desde os
mais simples (listas de intervalos sobre vários campos) aos mais complexos via
SQL. Estas listas poderão servir para fins estatísticos, para
marketing, controlo de qualidade / inquéritos de satisfação, etc.
É possível criar listas de terceiros diversos ou de
prospecção, com uma data de validade de um ano, modificável manualmente, finda
a qual não transitará para o ano fiscal seguinte, evitando assim a proliferação
de dados desnecessários no ficheiro. Qualquer terceiro diverso ou de prospecção
poderá conter fichas adicionais, de contactos, etc. como qualquer outra ficha de
terceiro efectivo, e todos os seus dados transitarão para a respectiva ficha de
terceiro, cliente ou fornecedor, quando esta for reclassificada.
Para os utilizadores que não tenham acesso a modificar
fichas de terceiros, o ARTSOFT propõe a criação de um pedido de alteração da
ficha, que será validado e actualizado (ou não) na ficha principal por outra
pessoa autorizada.
Contas Correntes
Cada cliente ou fornecedor pode ter uma ou mais contas
contabilísticas,
mantendo sempre esta ficha como ‘agregadora’ de todas as contas, garantindo um
correcto saldo de responsabilidades, independentemente dos movimentos de cada
conta.
A conta corrente permite a liquidação de um documento com
vários pagamentos parciais, ou que um pagamento liquide vários documentos.
Todos os documentos de débito (clientes) ou crédito (fornecedores) podem estar
sujeitos a um mecanismo de aprovação, sem o qual não será possível efectuar
qualquer liquidação, dando suporte às necessidades de algumas empresas que usam
este processo de controlo das c/c.
A regularização de contas correntes permite associar a
imagem digitalizada do documento
de liquidação (cheque emitido para fornecedor ou recebido de cliente), evitando
fotocópias e manutenção do respectivo arquivo.
A emissão de letras e o respectivo acompanhamento pode ser
feito com total rastreabilidade das
responsabilidades do cliente / ao fornecedor.
Os pagamentos a fornecedores podem ser feitos por impressão
de cheques ou por transferência bancária, sendo gerado um ficheiro em formato
PS2, que pode ser enviado electronicamente para o banco.
Os recebimentos de clientes podem ser efectuados via
importação de ficheiro da SIBS: esta envia um
ficheiro que contém indicações que permitem regularizar automaticamente os respectivos
documentos de débito.
Vendedores
A ficha de vendedor, para além dos
dados gerais de terceiro, permite definir um nível comissional um responsável
hierárquico, um nº de empregado e um centro de custo.
O processamento de comissões
Um produto pode conter uma classificação para comissões, o vendedor
pode pertencer a um nível comissional, e a
conjugação de tipo de produto / nível comissional permite definir uma tabela de
objectivos para determinada comissão e prémio.
As comissões podem ser processadas apenas após o pagamento
integral do documento, ou processadas em valor proporcional aos pagamentos
parciais do documento. Adicionalmente, pode ser definida uma tabela de
penalizações de comissão consoante o nº de dias de atraso no pagamento de cada
documento. Efectuado o processamento do vendedor, o mesmo poderá prosseguir para
toda a hierarquia de vendas.
Integração com o processamento de vencimentos
Todos os valores de comissões colocados a pagamento poderão
ser enviados para o processamento de vencimentos, afim de completar este
processo.
Documentos
A gestão de documentos no ARTSOFT é efectuada por um sistema
bastante sofisticado que permite manipular todo o tipo de documentos (produtos
normais ou especiais, sujeitos ao
pagamento de taxas específicas, documentos de
vendas, de encomendas a fornecedores, de encomendas de clientes, de entradas,
de saídas) num fluxo de processamento de estados e com todo o tipo de
interligações e relacionamentos (ex: facturar para um cliente para ser
liquidado por uma entidade pagadora, processar
bónus de quantidades, associar documentos físicos digitalizados ou imagens, manter a
rastreabilidade, agregar produtos em outros produtos complexos, etc). Permite
ainda guardar dados específicos de cada tipo de actividade ou necessidade da
empresa. Este sistema
possibilita um controlo muito fino pela empresa de tudo o que estiver a ser
processado pelo seu sistema de gestão de documentos ARTSOFT.
Documentos de Vendas
Suporta todos os tipos de documentos relacionados com a
actividade comercial de vendas, para uso
interno ou assinados digitalmente. Os documentos
podem constituir uma cadeia documental, permitindo
elaborar facturas a partir de Guias de transporte, Guias de remessa ou
similares, orçamentos, propostas ou notas de encomenda, na totalidade ou
parcialmente, mantendo toda a rastreabilidade entre documentos, bem como a
lista de itens regularizados, parcial ou totalmente.
Existindo regras de preços ou descontos negociados com
determinadas entidades, qualquer documento
elaborado para uma destas vai respeitar as regras negociadas, não permitindo
mesmo a sua elaboração se a data de fim de negociação expirou.
Existem facilidades para geração de documentos de carácter
regular e de conteúdo constante, de carácter periódico, como o caso de avenças
ou quotas, baseado num ‘modelo’, e os documentos assim gerados poderão ainda
ser corrigidos ou completados manualmente.
Permite ainda a elaboração de um documento Factura-Resumo de
Guias de remessa, muito utilizado em alguns sectores de actividade.
Em documentos com liquidação imediata (talões, vendas a
dinheiro), permite a utilização de múltiplos meios de pagamento, de imediato no
local, ou diferido, numa caixa central, por exemplo.
Estes documentos efectuam de imediato os lançamentos de c/c,
e, quando em integração contabilística imediata, os lançamentos de vendas, IVA
e CMVMC, contra abate
a inventário, valorizados a preço médio de custo ponderado.
Todos os documentos desta categoria que sirvam para colocar
bens ou serviços à disposição de clientes (facturas, vendas a dinheiro, guias
de remessa, etc) têm que ser assinados digitalmente. Durante a
elaboração de um documento o ARTSOFT permite que este seja acrescentado, modificado
ou mesmo anulado,
mas após ter sido assinado digitalmente, não pode mais ser modificado.
Documentos de Saídas Internas
Suporta todos os tipos de documentos de transferências
inter-armazéns, de saídas de stock e acertos de inventariação.
Documentos de Entradas
Permite registar os documentos emitidos por fornecedores,
efectuando todos os cálculos relativos a esse documento, permitindo ainda a sua
conferência e, opcionalmente, a sua rejeição pelo sistema se existirem
incorreções acima do admissível.
Estes documentos poderão ser elaborados com a ajuda da
encomenda a fornecedor, se existir, permitindo assim controlar a quantidade da
encomenda já satisfeita ou ainda pendente, bem como outras situações de maior
complexidade.
A possibilidade de anexação de documentos digitalizados tem
aqui uma grande importância39.
Se a série de documentos se destinar a registar compras de
activos para imobilizado, a respectiva ficha de bem é criada automaticamente,
sendo transferidos para esta todos os dados já conhecidos no documento, devendo
posteriormente ser completada manualmente com os dados fiscais e de gestão
relevantes. Esta operação é ainda mais vantajosa se o bem estiver sujeito a pró-rata.
Com um criterioso trabalho de tipificação de documentos de
FSE feito por um técnico qualificado e
por mecanismos de controlo da aplicação, é possível uma automatização dos
movimentos contabilísticos próximo dos 100% recorrendo a pessoal não especializado,
com uma taxa de erros a tender para
0%.
Documentos de Encomendas de Clientes
Permite elaborar propostas, facturas-proforma, notas de
encomenda de clientes, e no caso destas, com ou sem cativação de stock. Existe
uma forma especial de cativação (ASAP), que, não
havendo mercadoria em stock e usando a ligação entre a encomenda de cliente e a
encomenda a fornecedor, logo que esta entre em stock, fica de imediato cativa,
evitando que, por engano, possa ser cativada ou vendida a outro cliente, contribuindo
assim para o cumprimento dos compromissos da empresa e satisfação do cliente.
Tal como nos documentos de venda, se existirem negociações
com determinados clientes, estes documentos seguirão rigorosamente todas as
regras definidas nessas negociações.
Documentos de Encomendas a Fornecedores
Permite elaborar pedidos de propostas ou encomendas a
fornecedor. Existindo negociações com determinados fornecedores, estes
documentos irão seguir rigorosamente todas as regras definidas nessas negociações.
Documentos de Produção
Estes documentos permitem definir um processo de produção ou
de decomposição para produtos acabados. No primeiro caso as matérias primas
podem sair de stock com a ordem de produção ou quando o produto for finalizado;
o segundo processo permite obter componentes a partir do produto final.
Os componentes podem ser constituidos por matérias primas,
mão de obra, materiais e custos diversos.
A ficha técnica de produto pode conter uma lista de
componentes fixos ou opcionais, e cada componente fixo poderá ter ainda uma
lista de produtos substitutos. A quantidade usada na produção pode ser fixa ou
estimada e, neste caso, ao finalizar a produção, deve ser introduzida a
quantidade de matérias primas efectivamente utilizadas e a quantidade de
produto acabado produzido.
A produção pode ser faseada, permitindo ir fazendo
encerramentos parciais, de forma a disponibilizar o produto acabado ao stock.
Suporta ainda a definição de armazéns específicos para saída
dos componentes e entrada dos produtos acabados, bem como a valorização a considerar
na movimentação.
Permite a completa rastreabilidade dos lotes de matéria
prima usada com os lotes de produtos acabados. Assim, se um lote de matéria
prima usado na produção estiver com problemas e isso só for detectado após a saída
dos produtos para o mercado, é importante
dispor da lista de clientes a quem esse lote foi vendido, afim de se tomarem as
medidas julgadas convenientes para a resolução do problema.
Terminal Ponto de Venda (POS)
O terminal de ponto de venda no ARTSOFT pode ser configurado
para ser uma forma de elaboração de documentos mais expedita, com um teclado
específico, e com teclas atribuídas a produtos, ou na forma de ecrã táctil, em
que as teclas são substituídas por botões com nomes e / ou fotografias dos
produtos.
Suporta abertura, fecho e movimentos de caixa, bem como a
impressão de documento resumo das vendas
do terminal.
Tesouraria
Opções específicas de cobranças e pagamentos mostram os
documentos a receber ou a pagar nas respectivas idades de saldos.
Recebimentos efectuados por cheque ficam disponíveis numa
conta para serem depositados em determinado banco. O depósito fica disponível
para conciliação bancária. Pagamentos por cheque saem da conta de determinado
banco e ficam disponíveis para conciliação bancária.
A conciliação bancária pode/deve ser feita automaticamente
através da importação do extracto do banco disponível na
respectiva página da internet.
Contabilidade
A contabilidade ARTSOFT implementa todos os processos que deliciaram
os utilizadores do Conta, ArtPOC e ArtPOC/W, nos anos 80 e 90, para além de ser
agora o repositório dos lançamentos gerados automaticamente pelo ERP,
facilitando ainda mais a vida ao utilizador e / ou ao técnico de contas.
O plano de contas pode ter hierarquia variável por cada
conta de razão ou intermédia e nesse tipo de contas, suporta saldos devedores e
credores, permitindo a correcta identificação entre activo / passivo em contas
agregadoras com subcontas, algumas com saldos devedores, outras credores.
O plano suporta contas desde 00 até 99. Para suporte à
contabilidade analítica, para além da classe 9, pode ainda ser criado um plano
hierarquizado de centros de custo, que pode trabalhar agregado à contabilidade
geral e / ou à classe 9, permitindo obter análises com dupla hierarquia em
simultâneo. Para automatização de movimentos manuais, podem usar-se chaves de
repartição, ou modelos de classificações contabilísticas pré-elaboradas que, ao
usá-las, basta preencher os valores e eventualmente alguns sufixos de contas.
As contas de clientes e fornecedores partilham os dados
existentes no ficheiro de terceiros, de tal forma
que, qualquer alteração efectuada neste ficheiro se reflete em todas as contas
associadas, e vice-versa.
Para o ARTSOFT, um plano com 1.500.000 contas (geral e / ou
analítica) é uma realidade comprovada por vários utilizadores.
Algumas contas suportam valores em moeda estrangeira,
permitindo gerir caixas, contas bancárias ou contas de clientes com essa
particularidade.
Algumas contas podem estar sujeitas a orçamentos, cuja
realização pode estar sujeita a cabimento rígido ou flexível.
O ARTSOFT suporta a utilização de um plano de contas
complementar que, herdando os valores das contas que se pretendam, permite
elaborar uma segunda contabilidade que esteja sujeita a regras diferentes das
standard, com o mínimo de esforço.
Com 250 tipos de diários, e 999 tipos
de documentos contabilísticos indiferenciados, com inúmeros
automatismos,
permitem um controlo muito grande sobre as operações contabilísticas.
Satisfazendo os vários interessados na informação
contabilística, o ARTSOFT permite que o utilizador defina os seus mapas que
pode visualizar ou imprimir, com as contas ou agrupamentos de contas que
desejar, e totalizá-las quando necessitar, de uma forma muito simples.
Os modelos e declarações oficiais, anexos e relatórios de
fim de exercício e dossier fiscal estão totalmente contemplados. Os apuramentos
automáticos de IVA, de existências, de resultados e do Imposto sobre o
rendimento e reavaliação de activos em moeda estrangeira, retiram aos
operacionais uma tarefa enfadonha e sujeita a erros.
As análises disponibilizadas permitem desde a tesouraria,
resultados, projecções, gráficos de rácios, estes podendo conter indicações
standard para a gestão de topo.
A automatização do lançamento e classificação de documentos
de FSE52 permite aproveitar tempos livres de pessoal não
especializado, sendo úteis nesta tarefa, conseguindo efectuar a introdução
destes documentos no sistema, com o mínimo de formação e com um número de erros
próximo de 0.
Gestão de activos
A gestão de activos, conhecida como gestão de Imobilizado na
era POC, tem um tratamento muito para além da gestão fiscal, sendo uma
ferramenta que permite controlar mais alguns aspectos importantes para a gestão,
como as garantias, seguros, leasings, uma data de alerta e respectiva mensagem
de alerta. Quaisquer outros dados específicos de cada empresa, podem ser colocados
em fichas adicionais configuráveis.
Com as regras do Sistema de Normalização Contabilística já
implementadas, permite utilizar um plano fiscal e outro de
gestão.
Os testes de imparidade e a revalorização de activos podem
ser efectuados utilizando qualquer um dos modelos de integração propostos pelo
SNC: modelo do custo ou modelo do justo valor, e de acordo com o estado de cada
activo: revalorizado/com imparidade, não revalorizado/sem imparidade ou
totalmente reintegrado.
Suporta os métodos de amortização da linha recta, do saldo
decrescente
e por duodécimos. Suporta ainda o agrupamento de bens e unidades geradoras de
caixa, sobre os quais podem ser aplicadas revalorizações e/ou testes de
imparidade.
Suporta também o tratamento de grandes reparações, abates, bens em
estado de uso, viaturas, terrenos ou bens sujeitos a pró-rata, de acordo com as
respectivas regras de contabilização.
A integração contabilística das depreciações, reavaliações,
abates, revalorizações, testes de
imparidade, activos e passivos por impostos diferidos pode ser efectuada na
contabilidade geral, na classe 9, em centros de custo ou classe 9 mais centro
de custo. Esta pode pode ser efectuada mensalmente ou no final do ano fiscal.
Recursos Humanos
A gestão administrativa de recursos Humanos do ARTSOFT
implementa todos os processos que deliciaram os utilizadores do SAL e ArtSAL/W,
nos anos 80 e 90.
Dotada de todos os dados essenciais para suporte ao
processamento de salários e cumprimento das obrigações fiscais e sociais,
incluindo Caixa Geral de Aposentações, acrescenta ainda alguns dados sobre o
agregado familiar, disponibilizando às empresas que efectuam esta gestão, os
dados essenciais para o seu tratamento.
Toda a gestão de remunerações base tem como ponto de partida
o seu registo na ficha de empregado. Todas as outras remunerações, faltas e
horas extra, são registadas em tabela específica, com uma data/valor, que,
estando vencida, é incluida automaticamente no processamento de salários.
O gestor administrativo de recursos humanos tem a opção de
processar os salários de forma automática, sendo este o caso mais geral, ou
manualmente, para os casos de processamentos extraordinários.
As ordens de pagamento podem ser feitas desde as formas mais
antigas (por caixa) ou ordem de transferência bancária através de listagem,
impressão de cheques para cada colaborador, ou por transferência electrónica,
via ficheiro formato PS2.
A integração contabilística está assegurada quer de todos os
movimentos relativos a processamentos, quer das provisões para subsídios de
férias do ano seguinte.
Os aumentos de vencimentos mereceram uma especial atenção,
não só porque facilitam o trabalho operacional inerente a esta tarefa, mas
também porque são necessários, ainda que provisórios, para a elaboração das
provisões de subsídios de férias.
É igualmente feita a gestão do trabalho suplementar, controlando
as horas extra e o número de dias de descanso compensatório.
A gestão de colaboradores externos à empresa pode ser
efectuada independentemente da categoria de IRS ou de IRC a que estejam
sujeitos. Podem ser processados valores de remunerações, emitir ordens de pagamento,
imprimir relatórios de análise e integrar todos os valores dos processamentos e
pagamentos na contabilidade.
Gestão de processos operacionais
A gestão de processos operacionais permite que
sejam registados eventos ou tarefas que serão atribuídos a pessoas, departamentos
ou grupos de trabalho, a serem realizadas de imediato ou dentro de um tempo pré-determinado,
com um tempo máximo de execução e registando o tempo de execução de cada tarefa
interna ou externa.
Este sistema permite definir um conjunto de alertas que irão
notificar eventuais interessados se algo correr fora do previsto.
Os eventos podem ser registados manualmente ou através do
próprio cliente, através da internet. A resposta ao cliente ou terceiro
pode ser enviada automaticamente por email, ou consultada na internet83.
Um evento tem um circuito interno de execução e cada
transição pode enviar uma notificação automática ao terceiro via email ou
SMS ou consultável via WEB.
Cada evento poderá ter até oito qualificadores que, se
usados, irão permitir obter estatísticas, constituição de ‘bases de
conhecimento’,
etc.
Cada tipo de evento terminado poderá ainda ter um seguimento
administrativo para que seja facturado ou descontado a determinado contrato.
Como permite efectuar o registo de tempo dispendido pelo
operacional no tratamento de determinada tarefa, com esse dado é possível obter
um conjunto de informações muito valioso e diversificado.
Todos os tipos de evento podem ser consultados na ficha do
terceiro, permitindo assim um acesso rápido a todas as ocorrências havidas com
esse terceiro.
Gestão de Disponibilidades de Recursos
A gestão das disponibilidades de recursos
materiais ou humanos, integrada num ambiente que possui os registos dos
recursos, dos clientes, do controlo de tarefas e de um sistema de facturação,
integra numa só plataforma o melhor que se possa encontrar num conjunto muito
alargado de ferramentas genéricas isoladas.
Depois de configurados os recursos necessários à
execução de cada tipo de tarefa, qualquer agendamento para determinada data verifica
as disponibilidades e sugere de imediato a lista dos recursos disponíveis para
a constituição da equipa a ser afecta à tarefa.
Para evitar a sobre-utilização de recursos a sua utilização
é feita em forma de anel, fazendo a
distribuição das tarefas de forma uniforme através de toda a equipa.
Sendo conhecidas as disponibilidadades dos recursos ou os seus
horários
e indisponibilidades, o sistema
sugere apenas os recursos activos nesse momento.
Quando integrado com o sistema de gestão de tempos, havendo
marcações para um determinado recurso, não permite o registo de
indisponibilidades futuras para essas datas, sem antes este ter sido substituído
nas tarefas a si atribuídas.
Tendo sido concluída a tarefa, esta pode prosseguir para um
processo de facturação e / ou dar
origem a um processo operacional ou evento de reagendamento, avaliação da
satisfação, etc.
Gestão de Assiduidades
Este módulo permite a gestão de presenças, trabalho extraordinário,
horários
e turnos, indisponibilidades, processando a
lista das marcações de ponto de acordo com uma vasta lista de regras
normalmente usadas nas empresas, e gerando uma
lista de irregularidades a serem justificadas, diminuindo significativamente o
tempo normalmente usado nestas tarefas.
Os dados podem ser obtidos a partir de dispositivos de
registo de tempos, ou através
de software que simula estes dispositivos. Se já
existirem dispositivos de recolha instalados, estes podem ser integrados neste
módulo, desde que o seu fabricante disponibilize os respectivos ‘drivers’.
Para equipamentos de registo de tempos com sistema operativo
Windows CE, o ARTSOFT dispõe de uma aplicação específica para estes,
graficamente apelativo, dispondo de um conjunto extra de funcionalidades únicas
permitidas por este ambiente, para interação com o utilizador.
Efectua o processamento automático de subsídios de refeição
e prémios de assiduidade, baseados nas regras da empresa.
A análise de gestão deste módulo fornece um vasto conjunto
de indicadores em forma gráfica ou numérica.
A interligação com a gestão de disponibilidades de recursos
evita que sejam aceites pedidos de marcação de férias, faltas ou outras
indisponibilidades enquanto existirem tarefas atribuidas a este recurso.
Após efectuados os procedimentos de gestão de assiduidades,
podem enviar-se os dados para processamento de salários para ARTSOFT ou em
formato ‘CSV’
para integração com outras plataformas de recursos humanos.
‘Time Panel’
O módulo ‘Time Panel’ permite mostrar a assiduidade
de cada um dos recursos da zona ou sector, sendo um instrumento muito útil para
gestores, controladores, seguranças, etc.
Interface Multilingue
Para os gestores ou trabalhadores que não dominem
correctamente a língua portuguesa, e permitir que estes tirem o máximo partido
do seu ARTSOFT, estes poderão utilizar o interface em língua castelhana,
inglesa ou francesa.
Versões internacionais
O ARTSOFT possui versões específicas para o mercado espanhol
e angolano.
Plataforma ARTSOFT
A plataforma ARTSOFT foi desenhada para permitir que a
aplicação seja carregada num computador de trabalho a partir de um servidor de
ficheiros da intranet da empresa, e utilize os
serviços do gestor de bases de dados a funcionar no mesmo servidor e que, complementarmente, possa executar tarefas
enviadas por outros sistemas que
tenham interesse em enviar ou receber dados do ARTSOFT. Entre estes podem
destacar-se programas ou aplicações que implementem tarefas específicas de uma
empresa ou sector de actividade, ligação a dispositivos de envio ou recolha de
dados,
interligação com catálogos ou lojas electrónicas, suporte pré e pós-venda via
WEB, etc.
ARTSOFT Desktop
Para todas as tarefas que requerem interactividade entre os
processos da empresa e o sistema no local de trabalho, o ARTSOFT pode ser usado
em modo ‘cliente’, a partir de um dos vários executáveis disponibilizados.
Serviços ARTSOFT
Para as tarefas de gestão que, pela sua natureza ‘on-line’,
não necessitam de interacção e devem ser executadas num servidor de aplicações
permanentemente ligado. Para estas tarefas, o ARTSOFT disponibiliza um vasto
conjunto de serviços ‘standard’ e específicos que têm de ser executados através
do serviço ‘ArtExecServer’.
Entre estas tarefas, destacam-se os servidores de envio de
emails, SMS, cálculo de prioridades das tarefas de processos operacionais, controlo de
crédito de clientes, recálculo de
preços médios ponderados, recepção de encomendas de transações electrónicas,
interface de dispositivos móveis, interface de
ligação com dispositivos de controlo de acessos ou de recolha de tempos, e o executor
de serviços XML.
Sistema de serviços do ARTSOFT
Este sistema consiste numa pequena camada que permite
processar pedidos com parâmetros enviados em XML, recebendo as respostas em XML
e em alguns casos específicos em HTML. Esta camada fornece uma plataforma SOA ao ARTSOFT.
XMLServices
Este serviço, desenhado
para disponibilizar tarefas ARTSOFT permanentemente, deve ser instalado num
servidor de aplicações, e destina-se a receber pedidos de outras
aplicações, páginas WEB, dispositivos móveis, etc. Estas aplicações podem ser
desenvolvidas por empresas integradoras ARTSOFT, ou às empresas utilizadoras
que possuam capacidade de desenvolvimento de programas.
ArtCmd
Este interface foi desenhado para ser acoplado a qualquer aplicação
que necessite de comunicar com o ARTSOFT, e destina-se a empresas integradoras
ARTSOFT, ou às empresas utilizadoras que possuam capacidade de desenvolvimento
de programas
e tenham necessidade de implementar novos serviços não disponíveis no ARTSOFT.
Plugins ARTSOFT
A plataforma ARTSOFT, sendo altamente configurável, permite uma
grande adaptação à maioria das necessidades de cada empresa.
Para as restantes necessidades, o ARTSOFT aceita módulos que
complementam ou alteram o seu comportamento ‘standard’, permitindo implementar
até 100% das necessidades da empresa ou do sector de actividade.
A manutenção de uma aplicação ERP tem custos extremamente
elevados. No entanto, se esses forem suportados por milhares de clientes, esse
custo por empresa torna-se muito baixo. Se a implementação de um conjunto de
requisitos específicos fosse efectuado de forma tal que tornasse um ERP numa
aplicação ‘personalizada’, os custos de manutenção dessa versão voltariam a ser
muito elevados.
A plataforma ARTSOFT suporta o conceito de ‘plugin’, resolvendo
este problema da forma o mais econonicamente eficiente possível, permitindo
manter o baixo custo de manutenção do ERP, sendo suportado pela empresa apenas
o custo de manutenção das suas adaptações.
Plugins específicos para dispositivos ou sectores
de actividade
O ARTSOFT dispõe de adaptações específicas para vários dispositivos
(exemplo: interligação com displays, balanças, etc.) e sectores de actividade (exemplo:
pescado, distribuição de medicamentos, etc.).
Plugins específicos de cada cliente
Centenas de clientes ARTSOFT dispõem de adaptações
específicas tão variadas como: comunicação ‘on-line’ com fabricantes,
fornecedores, elaboração automática de encomendas, controlo de equipamentos,
quiosques industriais em touch-screen, elaboração de estatísticas para fornecedores
ou entidades regulamentadoras, etc.
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